3 Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Lưu Trữ Hồ Sơ

Quản lý và lưu trữ hồ sơ là công việc vô cùng quan trong tại các doanh nghiệp bởi nó liên quan trực tiếp đến các vấn đề về dự án, hợp đồng, thống kê tài chính của doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, trong thời gian gần đây các doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang quan tâm những phần mềm quản lý hỗ sơ lưu trữ để phục vụ tốt hơn cho công việc.

Phần mềm lưu trữ hồ sơ là gì?

Phần mềm lưu trữ hồ sơ giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn

Phần mềm lưu trữ hồ sơ là ứng dụng giúp người dùng quản lý các hồ sơ, tài liệu trong đơn vị, tổ chức dễ dàng và hiệu quả hơn.

Với phần mềm lưu trữ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp sẽ được quản lý trên cùng một hệ thống thay vì bị phân tán tại nhiều nơi trong văn phòng làm việc. Nhờ vậy giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người quản lý.

Ngày nay, phần mềm lưu trữ hồ sơ đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm cải thiện năng suất trong việc tạo lập thông báo và công văn nội bộ, sắp xếp, lưu trữ và ban hành chúng dưới dạng kỹ thuật số (các bản mềm). Theo đó, các tài liệu hồ sơ của doanh nghiệp được tập trung ở cùng một chỗ

3 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ cần đáp ứng được tiêu chí quản lý khoa học, truy cập từ xa, tích hợp được với ứng dụng thứ ba

1. Hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học

Yếu tố quan trọng nhất của một phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ là giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và khai thác tài liệu. Vì vậy một phần mềm quản lý tài liệu tối ưu phải hỗ trợ được vấn đề sắp xếp tài liệu tự động, khoa học theo (theo tên, theo dự án, thời gian tạo, trạng thái, theo phòng ban,…) tùy chỉnh theo nhu cầu của người dùng.

Người dùng nên lựa chọn một phần mềm đã phát triển tính năng tìm kiếm và bộ lọc đến một mức nhất định, ít nhất có thể hỗ trợ bạn tìm kiếm một văn bản bất kỳ hoặc lọc ra tất cả các hồ sơ có liên quan đến cá nhân.

2. Có khả năng truy cập từ xa

Nghiên cứu gần đây do công ty dịch vụ kế toán doanh nghiệp nhỏ Intuit Australia ủy quyền khảo sát dựa trên 750 chủ doanh nghiệp ở Úc năm 2013 cho biết 77% các nhà quản trị muốn truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa. Thực tế, truy cập tài liệu từ xa sẽ thuận tiện hơn cho người dùng trong các vấn đề về khai tác và chia sẻ tài liệu.

3. Có thể tích hợp các ứng dụng từ bên thứ ba

Một phần mềm hữu ích trong thời kỳ kỷ nguyên số buộc phải có tính tích hợp mạnh mẽ. Đó là hệ thống API mở giúp dễ dàng truyền tải dữ liệu qua lại giữa phần mềm đó với các ứng dụng ngoài hoặc hệ thống dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp. Một phần mềm quản lý hồ sơ thường cần tích hợp với Gmail, Microsoft, Calendar, Dropbox,…

Quản lý, lưu trữ hồ sơ nhẹ nhàng, đơn giản hơn với phần mềm DocEye

DocEye là phần mềm lưu trữ hồ sơ thông minh

DocEye là phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ thông minh đã 3 năm liền đạt giải thưởng Sao Khuê 2016, 2017, 2018. Với phần mềm DocEye, doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về vấn đề quản lý khi số lượng hồ sơ nhiều lên theo thời gian, hay đau đầu mỗi khi tìm kiếm một bộ hồ sơ trong kho lưu trữ. DocEye sẽ giúp bạn tạm biệt chuỗi ngày phải cất công đến kho tài liệu, mỏi mắt tìm kiếm một hồ sơ hay hợp đồng mỗi khi cần nữa.

Lưu trữ hồ sơ tài liệu thông minh sẽ giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để giải quyết các công việc khác. Từ đó nâng cao năng suất và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Nhờ vào đâu mà DocEye lại có thể giúp doanh nghiệp làm được những điều đó?

DocEye sở hữu 2 tính năng cơ bản là thu nhận thông tin tài liệu và quản lý thông tin tài liệu được thu nhận giúp doanh nghiệp:

• Tiết kiệm 50-80% thời gian tìm kiểm hồ sơ lưu trữ
• Tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu theo thời gian (chi phí in ấn, nhân sự, bảo quản,…)
• Quản lý, tìm kiếm, chia sẻ tài liệu nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian, thời gian
• Biết chính xác vị trí của tài liệu bản cứng tại đâu trong kho lưu trữ hồ sơ nhờ tính năng quản lý kho 3D
• ….

Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn DocEye?

• Phần mềm đã được ứng dụng tại hàng trăm đơn vị, doanh nghiệp lớn trên cả nước như: Honda Vietnam, Pepsico, Tổng Công ty Viễn thông Viettel – Chi nhánh Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty Cổ phần Công nghệ tài chính Netfin,…
• Vận hành theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013
• Đạt nhiều giải thưởng CNTT danh giá: Giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018; Giải thưởng công nghệ số tiêu biểu Việt Nam 2019,…

Để tham khảo và trải nghiệm các tính năng của phần mềm quản lý tài liệu văn bản điện tử DocEye, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký dùng thử ngay Tại đây