Việc xây dựng hệ thống quản lý văn bản điện tử & điều hành văn bản là một bước tiến vượt bậc trong việc quản lý tài liệu, giấy tờ trong các cơ quan, ban ngành, tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, hệ thống nào cũng sẽ có ưu, nhược điểm của riêng mình. Vậy đâu là ưu nhược điểm, và giải pháp dành cho những điều đó?
Hệ thống quản lý văn bản điện tử là gì?
Căn cứ theo Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về công tác văn thư, văn bản điện tử là loại văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, được trình bày theo đúng thể thức, định dạng và kỹ thuật như quy định.
Theo Điều 3, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc thực hiện kiểm soát, theo dõi trong suốt vòng đời của hồ sơ điện tử, bao gồm các nghiệp vụ: tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản và lưu trữ, sử dụng và hủy văn bản điện tử.
Như vậy, hệ thống quản lý văn bản điện tử là một hệ thống phần mềm giúp tổ chức và lưu trữ đa dạng các loại hồ sơ, chứng từ,… giúp người dùng sắp xếp và lưu trữ khoa học các tài liệu số nhằm mục đích tìm kiếm dễ dàng hơn và quản lý hiệu quả hơn lượng hồ sơ, tài liệu, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động.
>>>>> Phần mềm quản lý công văn, giấy tờ, điều hành văn bản nội bộ đi đến <<<<<
Lợi ích vượt trội của hệ thống quản lý văn bản điện tử trong kỷ nguyên số
Không giống như các công cụ quản lý tài liệu như Dropbox và Google Drive, hệ thống quản lý văn bản cung cấp nhiều tính năng hơn thế. Chúng giúp lưu trữ tập trung, phân quyền chi tiết cho từng người dùng, lưu trữ, chia sẻ linh hoạt đồng thời còn có thể giúp xử lý các quy trình liên quan ngay trên hệ thống. Một số lợi ích nổi bật có thể điểm tới như sau:
- Tiết kiệm tối đa chi phí:
Các công ty thường dành nguồn chi kha khá cho việc thu thập, nhập thủ công và quản lý trữ lượng giấy khổng lồ. Việc chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ sẽ giúp cắt bỏ một phần đáng kể lao động thủ công, giảm bớt tác vụ vô nghĩa, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Theo một nghiên cứu, việc sử dụng phần mềm quản lý hiện đại có thể làm giảm tới 40% chi phí liên quan đến lưu trữ và bảo quản, sử dụng tài liệu. Điều này vô cùng hữu ích với các doanh nghiệp trong thời kỳ kinh tế suy thoái như hiện nay.
- Hiện đại hoá doanh nghiệp:
Để duy trì tính cạnh tranh, các công ty cần phải từ bỏ quy trình làm việc dựa trên giấy truyền thống, vốn chậm chạp và không đem lại hiệu quả. Sử dụng hệ thống quản lý văn điện tử sẽ thúc đẩy quá trình hiện đại hóa từ bên trong doanh nghiệp. Điều này có thể giúp thu hút những nhân viên hàng đầu yêu thích môi trường làm việc số, hiện đại, năng động, bắt kịp xu thế.
- Tăng cường bảo mật:
Sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử giúp tăng cường tính bảo mật và giảm tối đa rủi ro làm lộ thông tin khách hàng. Hệ thống quản lý văn bản điện tử bảo mật cao nhờ lưu lại lịch sử truy cập bao gồm thời điểm và các tác vụ liên quan. Nhiều hệ thống còn được mã hoá dữ liệu và xác thực đa yếu tố nên bảo vệ tối ưu tài liệu quan trọng trong nội bộ doanh nghiệp.
- Nâng cao năng suất:
Các tác vụ quản trị thủ công có thể làm trì trệ hoạt động của nhân viên, gây ra tình trạng tồn đọng công việc. Hệ thống quản lý văn bản điện tử tự động hóa các tác vụ, giải thoát nhân viên khỏi những tác tác vụ thủ công như xếp tài liệu, phân loại tài liệu, tìm kiếm tài liệu trên các giá kệ tủ. Thời gian làm việc của nhân sự sẽ dành cho những tác vụ quan trọng tạo ra nhiều giá trị của doanh nghiệp.
>>>>> Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thông minh DocEye <<<<<
Thực trạng của các hệ thống quản lý văn bản điện tử hiện nay
Hiện nay, trong các doanh nghiệp Việt thường tồn tại 2 kiểu lưu trữ chính: cách truyền thống sử dụng, lưu trữ tài liệu ở định dạng giấy. Cách còn lại là lưu trữ điện tử, số hóa tất cả các tài liệu kinh doanh công ty, pháp lý, tiếp thị, bán hàng, nhân sự,…
Các hệ thống dựa trên giấy tờ truyền thống thường kéo theo nhiều vấn đề trong việc sử dụng tài liệu giấy, bìa hồ sơ, tủ hồ sơ và không gian lưu trữ riêng để quản lý các hồ sơ quan trọng.
Trong hệ thống này, tài liệu được tạo, in và lưu trữ thủ công ở một vị trí cụ thể. Mọi tài liệu đều được phân loại, sắp xếp, quản lý thủ công nên dễ phạm phải sai lầm hay hư hỏng, mất mát.
Vì lưu trữ bản cứng nên doanh nghiệp cần một không gian đủ lớn. Một khi có vấn đề phát sinh, nhân viên phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm, truy xuất tài liệu.
Cách lưu trữ còn lại là lưu trữ điện tử. Với hệ thống quản lý văn bản điện tử thì nhân sự hoàn toàn chủ động tạo mới, phân loại, quản lý tài liệu điện tử ở các định dạng khác nhau. Các tài liệu sau khi được quét sẽ được chuyển đổi sang định dạng điện tử. Nhân viên có thẩm quyền có thể dễ dàng truy cập hay chỉnh sửa ở bất cứ đâu. Đây cũng được coi là giải pháp lưu trữ và quản lý tài liệu tối ưu hơn, giúp khắc phục nhiều hạn chế của phương thức truyền thống.
Làm sao để khắc phục?
Hiện đại hóa doanh nghiệp bằng kho lưu trữ tài liệu số tập trung
Hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh Hệ thống quản lý tài liệu DocEye giúp thiết lập kho lưu trữ tài liệu điện tử tập trung, thu nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu, chứng từ. Ngoài ra, mỗi cá nhân hoàn toàn có thể tự tạo một kho lưu trữ số riêng, hỗ trợ tối đa cho công việc đặc thù từng phòng ban nhằm tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ, nâng cao hiệu suất làm việc.
Các tài liệu sau lưu trữ đều có thể dễ dàng tìm kiếm, phân loại, chỉnh sửa, cập nhật chỉ với một cú click chuột. Người dùng có thể tìm kiếm toàn văn với công nghệ OCR, hoặc tìm kiếm theo từ khoá một cách dễ dàng.
Tính bảo mật cao
Hệ thống quản lý tài liệu DocEye sở hữu tính năng chia sẻ tài liệu linh hoạt mà vẫn bảo mật an toàn tuyệt đối. Với các thông tin quan trọng, nhà quản lý có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu, chứng từ cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban.
Ngoài ra, việc đặt mật khẩu 2 lớp giúp bảo vệ tối ưu tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Với những tài liệu quan trọng, nhân viên có thể linh hoạt đăng ký mượn trả ngay trên hệ thống. DocEye sẽ lưu lại chi tiết tác vụ sửa, xóa, di chuyển,… liên quan đến tài liệu lưu trữ. Ngoài ra phần mềm hoạt động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 nên doanh nghiệp yên tâm chọn mặt gửi vàng.
>>>>> Phương pháp & nguyên tắc quản lý văn bản đến, văn bản đi <<<<<
Tiết kiệm tối đa chi phí
DocEye được triển khai theo các gói linh hoạt, giúp tối ưu chi phí triển khai và vận hành, phù hợp với đa dạng quy mô, nhu cầu sử dụng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực có thể sử dụng linh hoạt. Đồng thời, chi phí in ấn, chi phí giấy in, chi phí bảo quản tài liệu sẽ được cắt giảm, giúp tiết kiệm ngân sách của tổ chức, doanh nghiệp.
Như vậy, với hệ thống lưu trữ và quản lý văn bản điện tử, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao hiệu suất. Trong kỷ nguyên số, làm chủ công nghệ là bí quyết để trở thành kẻ dẫn đầu và việc nhanh chóng triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ dẫn lối doanh nghiệp đi tới thành công. Chính bởi vậy, đừng ngần ngại, hãy liên hệ tư vấn DocEye ngay hôm nay!
