Để đảm bảo công việc và hoạt động kinh doanh trong mùa dịch, nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã chuyển dịch sang hình thức làm việc online tại nhà. Tuy nhiên với xu hướng làm việc mới này, đòi hỏi doanh nghiệp và người lao động cần phải có nhiều biện pháp để bảo mật thông tin và hồ sơ cá nhân hiệu quả.
Để giải quyết bài toán lo ngại về quản lý thông tin và quản lý hồ sơ cá nhân khi làm việc online, doanh nghiệp cần chú ý đến 3 vấn đề sau:
Chính sách
Xây dựng các chính sách để giúp người lao động hiểu rõ vai trò của mình, cũng như nắm được các thông tin và cách thức bảo mật khi làm việc online. Các chính sách có thể tham khảo:
– Quản lý hồ sơ và thông tin
– Chính sách bảo mật
– Chính sách quyền riêng tư
– Hướng dẫn làm việc từ xa
– Bảo mật thiết bị, bao gồm các quy định:
– Chấp nhận sử dụng thiết bị và xử lý thông tin
– Hồ sơ được sao chép vào một thiết bị cá nhân
– Hồ sơ được gửi đến một email cá nhân
– Trình điều khiển máy in tại nhà
– Sử dụng ổ đĩa flash
| Xem thêm: Khám phá phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu tối ưu cho doanh nghiệp Việt |
Bảo vệ
Chú trọng việc bảo mật thông tin ngay cả khi làm việc từ xa
Trong khi làm việc từ xa, nhân viên cần thận trọng hơn về bảo mật thông tin và thiết bị.
– Bảo vệ thiết bị khỏi sự truy cập trái phép bằng cách lưu trữ chúng một cách an toàn khi không sử dụng.
– Không chia sẻ thiết bị hoặc thông tin đăng nhập và mật khẩu của bạn với mọi người trong gia đình.
– Lưu tất cả nội dung vào mạng được chỉ định của bạn, không vào máy tính để bàn.
– Thông tin được lưu vào máy tính để bàn của bạn không được lưu trữ và bảo vệ an toàn.
– Không in hồ sơ / tài liệu.
Nếu nhất thiết cần phải in số tài liệu này, cần phải đảm bảo:
– Không vứt hồ sơ / tài liệu giấy của tổ chức của bạn vào thùng rác hoặc thùng rác.
– Giữ lại tài liệu đã in ở nơi an toàn cho đến khi có thể:
- Quay trở lại văn phòng và đặt vào thùng rác an toàn.
- Hủy tài liệu đó
Dù làm việc tại nhà hay ở nơi công cộng, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng kết nối mạng an toàn thay vì kết nối WiFi công cộng. Đồng thời, hãy sử dụng màn hình riêng tư để bảo vệ thông tin của bạn.
Tổ chức, doanh nghiệp cũng cần huấn luyện, nhắc nhở nhân viên cảnh giác cao độ trước các cuộc tấn công mạng, ransomware và email lừa đảo. Cảnh báo nhân viên rằng bọn tội phạm đang tìm cách khai thác những thông tin liên quan đến virus corona để tiến hành các cuộc tấn công mạng và các chiến dịch hack
| Xem thêm: Hệ thống quản lý văn bản điện tử đáng sử dụng nhất cho doanh nghiệp |
Riêng tư
Nếu xử lý / sử dụng hồ sơ với dữ liệu cá nhân, cần phải chú ý đến các yêu cầu cần tuân thủ; thông tin không được cung cấp cho bất kỳ người nào trái phép. Các dữ liệu riêng tư và nhạy cảm, cũng như tài sản trí tuệ, không được tiếp xúc với bất kỳ nguy cơ vi phạm hoặc lạm dụng dữ liệu tiềm năng nào.
Bảo mật thông tin từ xa với phần mềm làm việc online DocEye
Và để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu cá nhân hay dữ liệu chung của doanh nghiệp, cách tốt nhất là nên ứng dụng những phần mềm và mạng nội bộ trong quá trình làm việc online. Điều này không chỉ giúp nhân viên có thể kết nối công việc với nhau từ xa mà còn đảm bảo được sự an toàn bảo mật, tính riêng tư của dữ liệu.
Thông tin doanh nghiệp và dữ liệu cá nhân của nhân viên là nguồn dữ liệu quan trọng mà mỗi cá nhân, tổ chức đều phải có trách nhiệm bảo vệ. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên, vấn đề bảo mật thông tin sẽ không còn là nỗi băn khoăn của doanh nghiệp khi làm việc online.
| Xem thêm: Hệ thống lưu trữ hồ sơ thông minh cho doanh nghiệp |
