Trong thời đại công nghệ phát triển như vũ bão, các phần mềm nhận dạng văn bản xuất hiện ngày càng nhiều được ứng dụng rộng rãi vào nhiều ngành nghề lĩnh vực khác nhau, ngày càng thể hiện vai trò lớn mạnh của mình.
Tìm hiểu về phần mềm nhận dạng văn bản
Phần mềm nhận dạng văn bản là gì?
Phần mềm nhận diện văn bản là phần mềm được tạo ra để chuyển hình ảnh các chữ viết tay hoặc chữ đánh máy thành các văn bản tài liệu có thể chỉnh sửa được trên máy tính bằng việc sử dụng công nghệ OCR (Optical Character Recognition). Ngoài ra các phần mềm này còn hỗ trợ cho bạn các công cụ chuyển đổi giữa các định dạng văn bản giúp bạn lưu giữ và bảo mật tài liệu tốt hơn.
Những ứng dụng thực tiễn của phần mềm nhận dạng văn bản:
1. Hỗ trợ người già, người khiếm thị
Vào những năm 1970 ông ty Kurzweil Computer Products Inc của Mỹ đã cho ra đời một hệ thống phông chữ Omni. Phần mềm OCR có khả năng nhận dạng phông chữ này và giúp máy có khả năng đọc hiểu văn bản. Phần mềm nhận dạng được văn bản và còn được công cụ tổng hợp giọng nói đọc ra thành tiếng ứng dụng vào việc đọc văn bản trong sách, báo, tạp chí hỗ trợ rất nhiều cho người già người khiếm thị.
2. Sắp xếp tài liệu trong các công ty
Trong công ty thì giấy tờ, hồ sơ, tài liệu rất nhiều và phức tạp để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết, giấy tờ quan trọng nào. Nhờ phần mềm người dùng có thể số hóa tất cả các văn bản theo cách hợp lý khoa học để thuận tiện khi tìm lại. Tránh phải sử dụng cách lưu trữ thủ công, mà vẫn đảm bảo công việc.
3. Bảo tồn các văn bản có giá trị
Các thư viện cổ, trung tâm văn hóa hay bảo tàng,… nơi lưu trữ rất nhiều tài liệu, văn bản mật, quan trọng. Trong quá trình lưu trữ lâu dài có thể tài liệu sẽ bị hư hỏng dần. Việc nhập liệu thủ công và chính xác số văn bản khổng lồ này là vô cùng khó khăn và tốn nhiều thời gian đôi khi còn gây ra sai sót.
Vậy nên việc sử dụng phần mềm nhận dạng văn bản sẽ giúp nhiều tổ chức giải quyết bài toán khó đó thành đơn giản. Các tài liệu quan trọng sẽ chuyển từ dạng giấy sang file mềm giúp việc lưu trữ an toàn và dễ tìm kiếm hơn.
4. Nhận dạng cá nhân
Khi bạn phải xác minh danh tính để mở thẻ ngân hàng, thẻ thành viên hay đăng ký gì đó thì bạn phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân. Trong quá trình cung cấp có thể sẽ mất nhiều thời gian của cả hai bên đôi khi còn xảy ra sai sót. Vậy nên nhờ phần mềm nhận dạng văn bản, các tài liệu pháp lý như thẻ căn cước, hộ chiếu, bằng lái xe sẽ được quét nhanh chóng bởi những nơi cần xử lý thông tin cá nhân và tiết kiệm rất nhiều thời gian hay có thể giảm bớt nhân sự. Hơn thế nữa việc nhận diện văn bản nhờ công nghệ OCR này gần như chính xác tuyệt đối. Việc nhận dạng này giúp các cơ quan có thể dễ dàng lưu trữ và truy xuất thông tin của người dùng bất cứ lúc nào.
5. Xử lý hóa đơn và nhiều loại chứng từ
Tất cả các cơ quan và tổ chức đều có rất nhiều các hóa đơn giấy tờ khác nhau có dưới dạng bản in hoặc viết tay trên giấy, nhân viên khó có thể nhập tất các các giấy tờ đó vào hệ thống hoặc phải tốn rất nhiều thời gian để nhập. Vậy nên việc lựa chọn phần mềm nhận diện văn bản là lựa chọn tối ưu nhất để đảm bảo hiệu quả công việc.
| Xem thêm: Cách bảo quản tài liệu lưu trữ tối ưu nhất trong thời đại công nghệ |
Các phần mềm nhận dạng văn bản chất lượng
Với khả năng chuyển các hình ảnh của chữ viết tay, chữ đánh máy, chữ in thành các văn bản tài liệu lưu trên máy tính, từ đó sẽ giúp người dùng lưu trữ và quản lý tốt tài tài liệu.. Dưới đây là những phần mềm nhận dạng văn bản tốt hiện nay.
Nuance PaperPort Professional
Nền tảng: Windows
Hỗ trợ: Giấy, ảnh, PDF có thể chỉnh sửa và không hỗ trợ đa thiết bị.
Ưu điểm:
– Mức giá phải chăng phù hợp
– Hoàn hảo chuyên nghiệp cho mục đích sử dụng cá nhân
Nhược điểm:
– Không đủ mạnh cho doanh nghiệp
– Chỉ hỗ trợ Windows
Nuance PaperPort Professional là phần mềm phù hợp với mục đích sử dụng cá nhân hoặc các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ứng dụng cung cấp cách thức hiệu quả để scan, quản lý, tìm kiếm và chia sẻ các tài liệu bao gồm văn bản giấy, file PDF, văn bản pháp lý và ảnh.
Soda PDF
Nền tảng: Windows, Mac và Web
Hỗ trợ: Giấy, ảnh, PDF có thể chỉnh sửa và hỗ trợ đa thiết bị
Ưu điểm:
– Có cả phiên bản web và phiên bản máy tính cho người dùng
– Hỗ trợ cho người dùng hơn 300 định dạng file
Nhược điểm:
– Chỉ xuất được duy nhất được file PDF
– Người dùng phải trả phí hàng năm
Đây là phần mềm tốt nhất cho bạn khi bạn chỉ cần xuất file PDF. Sau khi chuyển dữ liệu thành file PDF bạn có thể chỉnh sửa nội dung tùy ý. Bạn có thể sử dụng thử phần mềm trước khi quyết định mua.
Adobe Acrobat DC
Nền tảng: Windows, Mac
Hỗ trợ: Giấy, ảnh, PDF có thể chỉnh sửa và không hỗ trợ đa thiết bị
Ưu điểm:
– Là sản phẩm có uy tín của Adobe
– Có nhiều tính đặc trưng và hữu ích
– Giao diện thân thiện với người sử dụng
– Xuất dữ liệu nhanh và chuẩn xác
Nhược điểm:
– Phần mềm không hỗ trợ ebook
– Có giá thành cao, nằm trong phân khúc cao cấp
Acrobat được sử dụng rộng rãi và hướng đến khách hàng là các doanh nghiệp nên có giá thành cao. Ngoài ra Acrobat còn còn hỗ trợ thêm chữ ký điện tử và các thông tin quan trọng khác vào văn bản.
Nuance OmniPage
Nền tảng: Windows
Hỗ trợ: Giấy, ảnh, PDF có thể chỉnh sửa và không hỗ trợ đa thiết bị
Ưu điểm:
– Có mức giá phù hợp, nằm trong phân khúc trung bình
– Có thể giải quyết một khối lượng lớn công việc, có thể áp dụng với khách hàng là các doanh nghiệp
Nhược điểm:
– Nếu sử dụng cho các doanh nghiệp thì còn nhiều hạn chế
– Chỉ hỗ trợ cho Windows
Ứng dụng phần mềm nhận dạng chữ IONE
Nền tảng: Windows
Hỗ trợ: Giấy, ảnh, PDF và có thể chỉnh sửa
Ưu điểm:
– Có mức giá phù hợp cho cả khách hàng là cá nhân hay doanh nghiệp
– Hỗ trợ trên nhiều nền tảng
– Có thể giải quyết một một số lượng tài liệu lớn trong cùng một lúc
Nhược điểm:
– Người dùng phải trả phí cho ứng dụng hàng năm
Ứng dụng IONE giúp công việc quản lý, biên soạn lại các tài liệu dạng ảnh, tìm kiếm tài liệu của doanh nghiệp hay các cơ quan nhà nước hay các cá nhân trở nên đơn giản và thuận tiện và nhanh chóng đặc biệt với số lượng lớn tài liệu. Vậy nên IONE là giải pháp chất lượng giúp nâng cao chất lượng làm việc và phục vụ khách hàng.
Tất cả những phần mềm trên đều cung cấp cho bạn công cụ chuyển đổi văn bản scan, ảnh, chữ viết tay, bản đánh máy… sang dạng văn bản kỹ thuật số có thể chỉnh sửa trên máy tính. Tuy nhiên mỗi phần mềm đều có mặt ưu và nhược điểm riêng nên trước khi lựa chọn cần có những cân nhắc kỹ về các tính năng của phần mềm để phù hợp với tính chất công việc.
| Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết về quy trình quản lý tài liệu tại doanh nghiệp |
