Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí DocEye dựa trên các công nghệ quản trị tài liệu tiên tiến trên thế giới, gắn với nhu cầu thực tế của các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp.
Quản lý tài liệu lưu trữ sao cho hiệu quả, tránh lãng phí
Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng, tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.
Bằng phương pháp truyền thống, quản lý tài liệu thường được tiến hành theo cách thủ công là phân loại, bố trí, sắp xếp lại giấy tờ, sổ sách theo dõi… sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số, ghi chép thông tin vào các kẹp hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Số lượng các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, công văn trong quá trình hoạt động tăng lên rất nhiều theo thời gian.
Do đó, việc chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, các kho tài liệu hay lưu trữ thông tin trên máy tính cũng cần được mở rộng liên tục, chưa kể đến cần có thêm các biện pháp xử lí yếu tố khách quan như nhiệt độ và độ ẩm, côn trùng, nấm mốc… Tài liệu lưu trữ lâu ngày thường khó tránh khỏi tình trạng bị hỏng, không nhìn rõ thông tin ban đầu cũng như việc tìm kiếm, tra cứu mất nhiều thời gian làm giảm hiệu quả công việc.
Nhiều người nghĩ rằng chúng ta chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn là đáp ứng được nhu cầu mà quên mất rằng việc lựa chọn một phần mềm quản lý hồ sơ văn bản, được thiết kế dựa trên nghiên cứu quản lý hiện đại, tính toán thiết kế sao cho đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu của đơn vị và có thể vận hành ổn định trong nhiều năm về sau cũng là một vấn đề rất quan trọng.
Quản lý tài liệu lưu trữ sao cho hiệu quả, tránh lãng phí
Phần mềm quản lý tài liệu DocEye do Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI nghiên cứu phát triển
1. DocEye là một phần mềm giúp thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.
2. Thông tin phi cấu trúc (bao gồm các dạng văn bản, video, audio, email, báo cáo kết xuất từ các ứng dụng nghiệp vụ,…) chiếm tới 80% tổng lượng thông tin của tổ chức.
| Xem thêm: Cách bảo quản tài liệu lưu trữ tối ưu nhất trong thời đại công nghệ |
Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ DocEye:
Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ DocEye
Hiện nay, nhằm giúp các doanh nghiệp khởi nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý và lưu trữ các tài liệu, FSI cùng sở KHĐT thành phố Hà Nội và Hồ Chí Minh thực hiện chương trình khuyến mãi “Miễn phí phần mềm DocEye cho các doanh nghiệp khởi nghiệp”.
Để tham khảo và trải nghiệm các tính năng của phần mềm quản lý tài liệu văn bản điện tử DocEye, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký dùng thử.
