Các chuyên gia kinh tế đưa ra nhận định dịch bệnh Covid19 đã tác động nghiêm trọng tới nền kinh tế thế giới, trong đó có Việt Nam. Dịch bệnh bùng phát trở lại lần thứ ba tại Việt Nam đã đặt ra câu hỏi lớn với các doanh nghiệp: Làm sao để tối ưu chi phí, để vững vàng trước những tác động sắp tới? Dưới đây là 05 giải pháp tối ưu chi phí cho mọi doanh nghiệp có thể bạn đang tim kiếm.
Hãy coi doanh nghiệp của bạn như một cơ thể sống. Bạn có thể cắt giảm lượng mỡ thừa, nhưng nếu bạn cắt bỏ những phần thiết yếu của doanh nghiệp, hiệu suất sẽ bắt đầu giảm. Việc phải thực hiện các điều chỉnh chi phí là không dễ dàng, nhưng có thể cần thiết để doanh nghiệp của bạn tồn tại và phát triển trong và sau COVID-19.
Đánh giá lại tình hình doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp gặp khủng hoảng, người chủ doanh nghiệp phải thật bình tĩnh để tìm ra hướng giải quyết vấn đề và tìm kiếm cơ hội từ những thách thức đó.
Một số doanh nghiệp đã có bước thay đổi phù hợp với tình hình hiện tại, tìm ra giải pháp khắc phục và linh hoạt thay đổi theo nhu cầu thị trường như:
– Tìm kiếm thị trường mới.
– Tìm nguyên liệu mới thay thế với chi phí phù hợp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cam kết.
– Đẩy mạnh áp dụng công nghệ, bán hàng online thay vì mua sắm truyền thống – Tập trung vào ngành nghề kinh doanh cốt lõi.
Doanh nghiệp của bạn có nên cắt giảm nhân sự?
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc cắt giảm nhân sự cung cấp một “tuyến phòng thủ đầu tiên” chống lại sự thiếu hụt về ngân sách tài chính. Nhưng cũng phải xem xét kỹ lưỡng thời gian và cách thức cắt giảm, phải cân nhắc các chiến lược và điều hướng công việc sau ày. Các quyết định bạn đưa ra lúc này ảnh hưởng tới khả năng phục hồi của doanh nghiệp hậu Covid-19.
Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp đặc thù, yêu cầu nhân sự có chuyên môn tốt thì họ sẽ đối mặt với bài toán khó khác: chảy máu chất xám, rất khó tuyển dụng lại nhân sự tốt (hoặc phải bỏ ra chi phí đào tạo lại từ đầu cho nhân sự mới) khi mùa dịch trôi qua.
Vì vậy, thay vì cắt giảm nhân sự, hãy tìm cách phát huy tối đa tiềm năng của các nhân sự sẵn có. Đồng thời, phải tăng cường các biện pháp phòng ngừa dịch bệnh cho nhân viên. Nếu có nhân viên nhiễm bệnh, toàn bộ công ty phải cách ly. Điều này khiến mọi kế hoạch “đối phó Covid-19” của doanh nghiệp phá sản hoàn toàn.
Hãy trang bị đầy đủ các biện pháp bảo hộ như khẩu trang, nước rửa tay, dung dịch sát khuẩn, vệ sinh văn phòng…
Khai thác hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Bằng cách hợp lý hóa các quy trình và cấu hình lại chuỗi cung ứng, doanh nghiệp có thể khai thác triệt để hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng tài nguyên, sản xuất, phân phối và quản lý hàng tồn kho là tất cả các khía cạnh của hiệu quả hoạt động có thể được điều chỉnh trong thời gian này. Hãy nhớ rằng bước đầu tiên để đạt được hiệu quả hoạt động bắt đầu từ việc xác định và tái cấu trúc những điểm kém hiệu quả của tổ chức.
Giảm chi phí văn phòng, tối ưu hóa thủ tục hành chính
Các chi phí văn phòng và thủ tục hành chính cũng là một khoản chi phí khá lớn mà các nhà quản lý cần xem xét cắt giảm
Các chi phí mua sắm máy in, mực in, giấy, vật tư, gửi thư và bưu chính … mới nhìn có vẻ như là vụn vặt, không tốn kém, nhưng thực tế nó lại tốn một khoản chi phí khá lớn.
Các doanh nghiệp có thể áp dụng đồng thời hai giải pháp:
– Quán triệt nhân viên giảm việc in ấn tài liệu (trừ khi thật cần thiết), tối ưu hóa thủ tục hành chính.
– Chuyển hẳn sang dịch vụ thuê máy in đang rất thịnh hành vài năm trở lại đây. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công dịch vụ này (như các ngân hàng, văn phòng, các công ty thiết kế…).
Việc này giúp họ không phải lo đầu tư một khoản tài chính lớn (lên đến hàng trăm triệu đồng hoặc nhiều hơn), không mất chi phí quản lý bảo trì thiết bị. Vài trăm triệu kia có thể chính là cứu cánh, là ‘ly nước ngoài sa mạc’ đối với nhiều doanh nghiệp, giúp họ có sẵn một khoản tài chính để giải quyết các vấn đề khác cấp bách hơn.
Tận dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình làm việc
Thay vì phải dùng rất nhiều nhân lực vào quá trình sản xuất kinh doanh, quản lý thì chủ doanh nghiệp hãy sử dụng các sản phẩm công nghệ để giảm chi phí vận hành, chi phí nhân sự và tiết kiệm tối đa thời gian lãng phí cho cách làm truyền thống. Ứng dụng công nghệ để quản lý công việc được các doanh nghiệp áp dụng ngày càng nhiều.
Các doanh nghiệp có thể xem xét và ứng dụng Hệ thống tự động hóa Doanh nghiệp WEONE của Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển công nghệ FSI. Đây là phần mềm được đánh giá cao bởi những tính năng hữu ích mà nó mang lại. Phần mềm giúp quản lý hoạch định nguồn tài nguyên của doanh nghiệp như Quy trình – thủ tục, Công việc, Nhân sự, Kinh doanh, Truyền thông, Tài chính….đồng thời chuẩn hoá và số hoá mọi quy trình, nghiệp vụ của tổ chức thành một khối thống nhất, nhằm tối ưu việc quản lý và thực hiện trở nên khoa học, hiệu quả hơn.
WEONE giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí vận hành so với mô hình vận hành doanh nghiệp truyền thống
Với tính năng đồng bộ trên một phần mềm duy nhất, tích hợp phân hệ quản lý của các phòng ban (nhân sự, tài chính – kế toán, mua sắm,…) trên cùng một hệ thống giúp quản lý tổng thể dữ liệu cũng như mọi hoạt động doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cả nhân viên cũng như quản lý sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, chia sẻ tài liệu không giới hạn.
| Xem thêm: 5 Lưu ý giúp lưu trữ tài liệu điện tử tối ưu cho Doanh nghiệp |
Năm 2021 chắc chắn sẽ vẫn còn nhiều thách thức đối với các doanh nghiệp khi mà dịch bệnh vẫn chưa được kiểm soát hoàn toàn. Hàng chục ngàn doanh nghiệp đã “rửa tay gác kiếm” trong năm 2020, nhưng vẫn có những doanh nghiệp nắm bắt thời cơ, tối ưu bộ máy và đặc biệt là hệ thống vận hành để gia tăng tốc độ phản ứng, nhanh nhạy phát triển và thành công. Là một trong những doanh nghiệp chuyển đổi số xuất sắc, với WEONE, FSI tự tin rằng sẽ đồng hành cùng các doanh nghiệp trong tiến trình số hóa mô hình vận hành doanh nghiệp.
