Văn phòng điện tử – khái niệm chắc chắc đã không còn xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa rõ và chưa rõ để biết các yếu tố cần có của một văn phòng điện tử. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp giúp bạn biết các yếu tố của văn phòng điện tử.
Thiết bị kỹ thuật – yếu tố phải có
Trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng là thành phần “cách mạng” nhất và dễ đưa vào Văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Chỉ khoảng 10-15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanh chóng.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử. Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh gay gắt của nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác Văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet…cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi.
Các ngành khoa học- công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
| Xem thêm: Mọi điều cần biết về lưu trữ tài liệu kế toán (cập nhật mới nhất) |
Con người – yếu tố quyết định
Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần túy sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động Văn phòng còn tùy tiện, chắp vá. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp – ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động.
Nhóm ngành khoa học giao tiếp – ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v…giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v…
Như vậy, qua các yếu tố trên, để đạt được một văn phòng điện tử thông minh trong thời đại 4.0 thực sự không khó, nhưng cũng phải đầu tư khá nhiều về mặt tài chính và sự chuyên nghiệp. Bạn đã làm hoặc sở hữu cho mình một điều kiện làm như vậy chưa?
| Xem thêm: 4 lưu ý về hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho doanh nghiệp |
