Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Chuyển giao tài liệu thời công nghệ số có quá cầu kỳ?

119 Views
Mỗi doanh nghiệp được coi như một cỗ máy, mỗi phòng ban lại được gọi là các bộ phận cấu thành nên cỗ máy, mỗi nhân viên lại là những chi tiết linh hoạt giúp cỗ máy đó vận hành trơn tru. Hơn nữa, những chi tiết, bộ phận này lại không thể hoạt động một cách rời rạc, không liên kết mà phải thường xuyên qua lại, bổ trợ nhau trong công việc. Vậy làm thế nào để các cá nhân, phòng ban hợp tác, trao đổi công việc với nhau một cách tiện lợi, nhanh chóng?

 

Làm việc tập thể - chìa khóa vàng của doanh nghiệp

Trong một dự án, mỗi phòng ban lại có một nhiệm vụ và nhu cầu khai thác tài liệu, hồ sơ một cách riêng biệt. Việc chuyển giao qua lại các tài liệu, hồ sơ trong quá trình thực hiện là việc rất cần thiết và cần sự phối hợp nhịp nhàng của các phòng ban. Tuy nhiên, nếu không có một quy trình thông minh, sẽ dễ dẫn đến những hệ lụy như:

  • Thất lạc, thiếu sót thông tin trong hồ sơ, tài liệu
  • Thời gian trung chuyển tài liệu lâu
  • Tốn kém chi phí in và chuyển hồ sơ, tài liệu
  • Mỗi loại tài liệu lại được chứa ở một ứng dụng khác nhau, dễ thất lạc
  • v.v…

 Theo FSI, để một quy trình làm việc được triển khai trơn tru, hiệu quả thì cần có những yếu tố sau:

Xác định rõ các khâu tham gia trong dự án:

Điều này rất quan trọng, để không bị lãng phí nhân lực cũng như không để thông tin bị quá nhiều người biết, dễ ảnh hưởng đến công việc chung. Hơn nữa, việc xác định ngay từ đầu những đối tượng tham gia có thể giảm bớt thời gian trong việc đào tạo, hướng dẫn nhân sự hiểu về mục đích cũng như những nhiệm vụ cần triển khai.

 

Xác định các thành phần tham gia để dễ dàng tổ chức phân luồng công việc

 

Xác định rõ từ đầu những mục tiêu cần có trong dự án

Xác định ngay từ đầu điểm đích sẽ giảm thiểu thời gian phải tìm kiếm, lạc lõng sau này. Bạn và đồng nghiệp cần ngồi lại và tìm ra những chiến lược, mục tiêu cụ thể.

Một số yếu tố cần xác định rõ giữa các phòng ban như sau:

  • Nguồn lực hiện có: Xác định điểm mạnh, yếu của cá nhân để hiểu cần có những bổ trợ thế nào giữa các phòng ban. VD: Nếu số lượng bán ra của Phòng Kinh doanh quá ít thì Phòng Marketing cũng nên có những biện pháp tiếp thị để tiếp cận được đến nhiều người cần nó.

 

  • Khách hàng: Hiểu rõ insight, nhu cầu của khách hàng sẽ giúp giảm thiểu tối đa thời gian điều chỉnh, cân đo sao cho vừa ý khách hàng. Bạn cần nghiên cứu ngay từ đầu bằng những thống kê dữ liệu, sau đó gửi cho từng khâu liên quan để họ nắm được mục tiêu của mình.

 

  • Chiến lược thực hiện: Làm việc ở đâu, làm trong khoảng thời gian bao lâu, làm cùng với những ai, làm những đầu mục gì, làm như thế nào? Đó là những câu hỏi cần được các phòng ban phân công rõ ràng, tránh việc nhầm lẫn trách nhiệm. 

 

Kiểm tra, giám sát trong quá trình làm việc

Có thể nói, đây là một khâu quan trọng và góp phần lớn với các dự án, người quản lý cần đánh giá và điều chỉnh kịp thời mới phù hợp với điều kiện cũng như hiện trạng của dự án. Thông thường, để đánh giá tiêu chuẩn và kĩ năng của nhân viên thường tốn khá nhiều thời gian của người quản lý, điều này khiến thời gian ban hành ra những điều chỉnh bị kéo dài lâu hơn, tốn kém hơn.

 

Sự chuyển giao tài liệu giữa các phòng ban

Thông thường, nhiều người chỉ sử dụng các phần mềm như:: Google Docs, Excel, Gmail, Driver,... để chuyển giao tài liệu giữa các bên, thậm chí mỗi người lại sở hữu nhiều tài khoản email khác nhau. Điều này vô tình làm cho các phòng ban có sự rối loạn trong cách thức thực hiện, nhầm lẫn nhiều tài liệu, mất thời gian cho việc tìm kiếm và phân luồng tài liệu.

 

Dễ dàng trao đổi công việc dựa trên tài liệu đã có sẵn ở phần mềm

 

Hơn nữa, việc chuyển giao tài liệu nhiều lần, trên nhiều nền tảng dễ phá vỡ chuỗi quy trình làm việc như ban đầu, cá nhân không xác định được nhiệm vụ của mình và làm việc thiếu đi sự cộng tác.

 

⇒ Giải pháp:

 

Phần mềm quản lý công việc hằng ngày DocEye cung cấp cho các tổ chức một môi trường làm việc cộng tác hiện đại, đơn giản, gần gũi và thân thiện với người sử dụng, tại bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào, người dùng đều có thể truy cập các thông tin cần thiết để thực hiện xử lý công việc.

 

Doceye - phần mềm quản lý công việc thông minh

 

Số hóa 100% các tài liệu, hồ sơ trên phần mềm

  • Các quy trình, thủ tục, nhiệm vụ và mục tiêu đều được hiển thị trên màn hình của các thành viên tham gia.
  • Phân luồng công việc, dễ dàng giao việc, dễ dàng xử lý thông tin ngay tức thì.

 

Doceye quản lý tài liệu, hồ sơ dự án một cách dễ dàng

 

Giao việc theo từng phòng, ban

  • Tổ chức công việc và phân bổ nguồn lực hiệu quả trên một nền tảng hợp nhất.
  • Phối hợp và phân chia công việc giữa các phòng ban trên cùng một nền tảng.

 

Dễ dàng quản trị, báo cáo tiến độ trực quan

  • Quản lý nhóm quy trình, quản lý trạng thái, gửi yêu cầu cho người khác xử lý, thống kê – báo cáo.
  • Quản trị hệ thống: quản trị cấu hình, quản trị danh mục, quản trị người dùng – phân quyền, quản trị sao lưu khôi phục.
  • Báo cáo linh hoạt: biểu đồ dữ liệu chính xác, trực quan cho phép theo dõi tình hình công việc mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị

 

Có thể trao đổi nội bộ mọi lúc, mọi nơi

  • Tiện ích văn phòng: tích hợp các tiện ích đặt lịch họp, lịch công tác, thông báo nội bộ, đặt phòng họp, đặt xe công tác, Chat.