Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Doceye-Giải pháp quản lý dữ liệu cho văn phòng công chứng Nhà nước

234 Views
Hiện nay, các văn phòng công chứng đang xảy ra tình trạng quá tải. Nguyên nhân chính là do khâu chứng thực giấy tờ phiền hà. Phần mềm quản lý dữ liệu Doceye chính là giải pháp hữu hiệu để giải quyết vấn đề này

Trong những năm gần đây rất nhiều văn phòng công chứng được mở thêm để tránh tình trạng quá tải. Tuy nhiên, số lượng công chứng viên (CCV) quá ít, hơn nữa số CCV đã qua đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề vô cùng hiếm. Vì thế vẫn còn tình trạng nhân dân phải xếp hàng dài, công chứng viên khổ sở vì lượng công việc quá lớn.

 Quá nhiều giấy tờ khiến các công chứng viên quá tải

Nguyên nhân các văn phòng công chứng quá tải là gì?

Một nguyên nhân lớn dẫn đến sự quá tải của văn phòng công chứng đó là công tác quản lý dữ liệu chưa hợp lý. Trong thời đại nền cách mạng 4.0 phát triển như vũ bão, việc không ứng dụng công nghệ số là một thiếu sót lớn đối với bất kỳ cơ quan nào.

Khả năng tiếp cận thông tin thấp

Truy cập dữ liệu theo cách truyền thống tốn rất nhiều thời gian. Với số lượng CCV hiếm như hiện nay, việc công chứng quá tải là điều tất yếu.

Các thao tác tìm kiếm và truy xuất tệp chưa hợp lý

Theo thời gian, tài liệu ở văn phòng ngày một tăng lên. Với số lượng giấy tờ quá lớn, việc sắp xếp hợp lý vô cùng khó khăn. Từ đó dẫn đến quá trình tìm kiếm dữ liệu gặp nhiều trở ngại.

Chi phí lớn

Theo một nghiên cứu, các văn phòng công chứng cần 20$ để tìm một tài liệu sai lệch và 120$ để tạo lại một tài liệu bị mất hoặc bị hư. Ngoài ra, các văn phòng công chứng cũng mất một chi phí lớn từ mực, giấy, bưu chính và các vật tư khác khi in tài liệu.

Khả năng bảo mật dữ liệu kém

Bảo mật thông tin là tính năng vô cùng quan trọng khi thông tin luôn là vấn đề nhạy cảm đối với sự toàn vẹn của bất kỳ tổ chức nào. Vì thế, các Văn phòng công chứng cần phải có giải pháp mới để bảo mật dữ liệu. 

Doceye – Giải pháp quản lý dữ liệu hữu hiệu cho các văn phòng công chứng 

Được FSI – Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ nghiên cứu và phát triển thành công, vinh dự nhận về giải thưởng Sao khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018, Doceye tự hào là một trong những phần mềm quản lý dữ liệu tốt nhất hiện nay. 

Doceye – Giải pháp quản lý dữ liệu hiệu quả

Tiếp cận nhanh. Tìm kiếm và truy xuất tệp chính xác

Được tích hợp khả năng bóc tách tự động, Doceye giúp tiếp cận thông tin nhanh chóng. Doceye giúp tìm kiếm và trích xuất dữ liệu dễ dàng nhờ công nghệ nhận dạng ký tự quang học.

Tiết kiệm chi phí

Dữ liệu sẽ được lưu trữ trên phần mềm Doceye, vì thế không còn tình trạng dữ liệu hỏng, mất,… Thay vào đó, tuổi thọ của dữ liệu được kéo dài. Ngoài ra, các Văn phòng Công chứng có thể tiết kiệm một khoản chi phí lớn từ giấy, mực,... khi in tài liệu.

Tự động cập nhật dữ liệu

Doceye có khả năng tự động cập nhật dữ liệu, từ đó giúp xóa bỏ tình trạng tài liệu sai lệch, ngăn chặn kẻ xấu trục lợi.

Quản lý dữ liệu không giới hạn

Doceye còn có thể quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu trong thời gian và không gian không giới hạn giúp giải quyết vấn đề về sự kết nối thông tin giữa các văn phòng công chứng và các hệ thống khác.


Đánh giá bài viết:

Doceye-Giải pháp quản lý dữ liệu cho văn phòng công chứng Nhà nước
Điểm trung bình: 4.6/5 (0 Lượt đánh giá)