Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thông minh DocEye

29483 Views
Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành thông minh đang dần được ưa chuộng bởi sự tiện ích, an toàn và tiết kiệm vì vậy việc quản lý và lưu văn bản, thông tin trên các tài liệu giấy càng bộc lộ những hạn chế của mình. Đặc biệt "Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành thông minh DocEye" được người tin dùng nhiều hơn cả.

Tại sao phải sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử?

Theo thống kê từ Bộ công thương, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể không thành công nếu như văn bản bằng giấy bị thất lạc. Cách thức lưu trữ thông tin hiện tại (chỉ đơn thuần lưu giữ văn bản, tài liệu giấy bản cứng) dễ bộc lộ các điểm yếu như: tốn diện tích, chi phí bảo quản; văn bản, tài liệu dễ bị hỏng (nhiệt độ, ẩm, mốc, côn trùng…) khiến cho việc tìm kiếm, khai thác thông tin kém hiệu quả, tốn nhiều thời gian.

Trong khi đó, xu hướng sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử với việc sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại, khoa học sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động. Đồng thời, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và chi phí đầu tư so với hiệu quả mang lại là rất thấp. Chính vì thế, quản lý văn bản thông qua các phần mềm, hệ thống quản lý đang trở thành xu hướng được ưu thích trong những năm gần đây.

Tại sao phải sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử?

Dùng thử sản phẩm

Tính năng của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

Thị trường Việt Nam hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý văn bản và điều hành do các tổ chức trong nước và ngoài nước nghiên cứu phát triển. Tuy nhiên, một số phần mềm quản lý văn bản và điều hành lại bị hạn chế ở việc tích hợp với những phần mềm quản lý văn phòng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng khiến cho việc sử dụng trở nên khó khăn. 

Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử thông minh DocEye do Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI nghiên cứu phát triển khắc phục hoàn toàn được yếu tố đó và được đánh giá cao do hệ thống được hoạt động đồg bộ, thống nhất và có tính liên kết chặt chẽ.

Tính năng của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

Tính năng của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye được nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản lý văn bản tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam, với các tính năng nổi bật như:

Tính năng phần thu nhận thông tin, tài liệu

•    Thu nhận và phân loại tài liệu

•    Nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu

•    Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin

•    Lưu trữ thông tin

•    Phân phối thông tin

Tính năng quản lý thông tin, tài liệu đã được thu nhận

•    Quản lý tài liệu

•    Tìm kiếm tài liệu

•    Quản lý quy trình nghiệp vụ

•    Tạo báo cáo thống kê

•    Bảo mật thông tin

•    Sao lưu – phục hồi dữ liệu

Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

DocEye giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu

DocEye tích hợp tính năng tìm kiếm full text, tìm kiếm toàn văn (PDF searchable) và tìm kiếm nâng cao, giúp tra cứu tài liệu một cách thuận tiện chỉ với từ khóa và một cú click chuột. Không giới hạn nội dung tìm kiếm thuộc đoạn văn bản nào của tài liệu.

Giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ và quản lý tài liệu

•    DocEye quản lý các tài liệu số một cách khoa học, giúp giảm thiểu việc lưu trữ các tài liệu cứng gây tốn diện tích kho bãi và nhân sự quản lý. Đồng thời, các tài liệu cũng ít bị hư hỏng trong quá trình sử dụng, từ đó tiết kiệm chi phí phục chế tài liệu.

•    DocEye tích hợp tính năng quản lý kho 3D, cho phép bạn biết chính xác tài liệu cứng bạn đang lưu trữ nằm trong ô giá kệ nào của tủ hồ sơ, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm, tiết kiệm chi phí nhân sự trong khâu lưu trữ.

Tiết kiệm chi phí vận hành

DocEye giúp doanh nghiệp cắt giảm được chi phí in ấn, lưu trữ, bảo quản tài liệu theo cách truyền thống.

Chia sẻ thông tin không giới hạn

DocEye có cơ chế chia sẻ tài liệu an toàn, bảo mật, nhanh chóng thông qua môi trường internet. Bạn có thể chia sẻ tài liệu không giới hạn thời gian, địa điểm chỉ trong một cú click chuột. Việc này giúp quản trị và điều hành doanh nghiệp hiệu quả.

Bảo mật an toàn, ít rủi ro

DocEye có cơ chế bảo mật nhiều lớp và phân quyền chi tiết đến từng người dùng của hệ thống giúp tài liệu được bảo mật an toàn trong quá trình vận hành

Bên cạnh đó, với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giao diện thân thiện dễ sử dụng, tính bảo mật cao nên DocEye đã nhanh chóng trở thành sự lựa chọn tối ưu của khách hàng. Đặc biệt, hệ thống quản lý văn bản thông minh DocEye vinh dự 3 năm liên tiếp đạt giải thưởng Sao Khuê 2016, 2017, 2018 - Giải thưởng uy tín trong lĩnh vực Công nghệ thông tin của Việt Nam do Hiệp hội phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam trao tặng, giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2019 do Hội Truyền thông số Việt Nam trao tặng,….

Nhằm giúp đỡ các bài toán khó liên quan đến quản lý và lưu trữ văn bản cho các doanh nghiệp khởi nghiệp, FSI cùng sở KHĐT thành phố Hà Nội và Hồ Chí Minh thực hiện chương trình khuyến mãi “Miễn phí phần mềm DocEye cho các doanh nghiệp khởi nghiệp”.

Để trải nghiệm các tính năng của hệ thống quản lý văn bản điều hành thông minh DocEye, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký dùng thử tại: https://doceye.vn/dang-ky.html