Phải giải quyết ngay vấn đề giấy tờ tại các doanh nghiệp

Bạn có biết rằng nhiều doanh nghiệp hiện nay bị tốn kém rất nhiều thời gian, tiền bạc và nhân lực cho việc quản lý hồ sơ giấy tờ nói chung. Nếu không giải quyết chúng đi thì chắc chắn hiệu quả tại các doanh nghiệp sẽ không cao.

Sự thực là....

Với quy mô chỉ 2 đến 5 người thì việc trao đổi thông tin diễn ra rất nhanh chóng. Nếu bạn cần tài liệu nào đó trong công việc cũ, chỉ cần hỏi đồng nghiệp phụ trách công việc đó là sẽ dễ dàng có được. Thế nhưng xét trên quy mô lớn hơn, trên toàn doanh nghiệp với gấp nhiều lần số người, số phòng ban, số công việc như vậy, thì bạn thử tính xem thời gian cho việc tìm tài liệu là bao lâu nếu vẫn thực hiện theo cách truyền thống.

Bên cạnh đó, nhiều cơ quan, đơn vị vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ. Điều này một phần là do lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước. Một phần là do các kho lưu trữ ở các đơn vị vẫn còn khó khăn, chưa đạt yêu cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định. Tình hình này sẽ dẫn đến phải tốn kém một khoản kinh phí khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu này trong thời gian sắp tới.

Công nghệ vào cuộc!

Với sự phát triển như vũ bão hiện nay thì việc áp dụng công nghệ vào việc quản lý các văn bản giấy tờ là điều cần thiết.

Việc tra cứu thông tin trên phần mềm sẽ đơn giản hơn rất nhiều khi phải thực hiện thủ công. Với công nghệ, thậm chí bạn còn có thể tra cứu dựa trên thông tin trong văn bản, tức là tra cứu được các thông tin không có hiện ở tiêu đề.

Ví dụ cụ thể như: với các phần mềm quản lý văn bản, người dùng có thể lưu các tài liệu dùng chung cho một đơn vị hoặc một nhóm người dùng. Các tài liệu này không thuộc nhóm thông tin văn bản, có thể là phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu âm thanh, video… Các sự kiện có thể được quản lý thành một hồ sơ theo dõi từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc sự kiện.

Bạn chọn giải pháp nào?

Bạn đang tự hỏi xem liệu ở đâu sẽ cung cấp cho mình những giải pháp công nghệ cho việc? Và trong số đó, đâu là nhà cung cấp giải pháp uy tín cho doanh nghiệp bạn?

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm, ứng dụng nổi tiếng được nhiều nhà quản lý tìm đến như: Hệ thống quản trị tài liệu DocEye của công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và phát triển Công nghệ FSI; giải pháp phần mềm Faceworks của Công ty cổ phần Công nghệ và Dịch vụ TiT; …

Ông Cao Hoàng Anh – phó Tổng Giám đốc FSI nhận định về tương lai của giấy tờ tại các doanh nghiệp: “Việc đưa công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp trong việc quản lý các hồ sơ văn bản là một điều tất yếu. Nếu không đi theo con đường công nghệ, thì các doanh nghiệp sẽ gặp khá nhiều khó khăn, từ đó hiệu quả và sự phát triển của công ty sẽ khó tăng theo.”

Giấy tờ đã đang là nhiều nỗi lo cho các doanh nghiệp. Trong thời gian không xa, chắc chắn những tài liệu giấy có giá trị của các cơ quan, đơn vị sẽ được số hóa toàn bộ và được quản lý trên phần mềm lưu trữ.