Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Xây Dựng Văn Phòng 4.0 Với Phần Mềm Quản Lý Công Văn

370 Views
Phần mềm quản lý công văn là công cụ tuyệt vời giúp xóa tan nỗi ám ảnh mỗi khi phải tìm kiếm và tiết kiệm tối đa chi phí quản lý tài liệu giấy cho doanh nghiệp. Đây là nền tảng để doanh nghiệp hướng tới xây dựng văn phòng số không giấy tờ trong thời đại 4.0.

Nỗi ám ảnh mà các đơn vị đang phải đối mặt

Nỗi ám ảnh mà các đơn vị đang phải đối mặt

Nỗi ám ảnh mang tên lưu trữ công văn tài liệu

Mỗi ngày các đơn vị phải tiếp nhận hàng trăm loại công văn giấy tờ khác nhau cần phải xử lý. Cũng vì thế mà vai trò của bộ phận văn thư lưu trữ rất quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đây không chỉ là bộ phận tiếp nhận công văn đi và đến mà còn phụ trách quản lý hồ sơ, giấy tờ lưu trữ qua các năm. Đảm bảo thông tin dưới dạng văn bản được cập nhật, tìm kiếm và chia sẻ nhanh chóng, chính xác, kịp thời.

Tuy nhiên, số lượng công văn tăng lên theo các năm lưu trữ cũng đang gây khó khăn cho bộ phận văn thư nói riêng và đơn vị nói chung. Việc tìm kiếm tốn nhiều thời gian, công văn không được chia sẻ ngay khi cần đã trở thành câu chuyện chung của nhiều tổ chức. Thậm chí, nhiều đơn vị còn phải bổ ra một số tiền lớn mỗi năm cho công tác thuê kho lưu trữ bởi số lượng tài liệu quá nhiều.

Để thoát khỏi tình trạng chung này, một số tổ chức đã ứng dụng phần mềm quản lý công văn vào mô hình hoạt động.

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý công văn đi đến online

Cùng với sự phát triển của chuyển đổi số, các phương thức vận hành truyền thống đã trở nên lỗi thời và thay thế vào đó là sự lên ngôi của các công nghệ. Đối với vấn đề lưu trữ, phần mềm quản lý công văn đi và đến là giải pháp hoàn hảo giải quyết toàn bộ những vấn đề về lưu trữ trước đây của các đơn vị.

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý công văn đi đến online

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý công văn đi đến online

Hình thức quản lý công văn truyền thống tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật, tính nhanh chóng, sự tiện lợi, tốn thời gian và chi phí. Với phần mềm quản lý công văn, công tác lưu trữ trở nên đơn giản hơn nhiều. 

Các phần mềm quản lý công văn giấy tờ thường đáp ứng được các nhu cầu của đơn vị, tổ chức về:

•    Hiện đại hóa công tác lưu trữ tài liệu tại các đơn vị hiện nay
•    Cập nhật thông tin tài liệu dễ dàng, chính xác
•    Tìm kiếm và khai thác tài liệu nhanh chóng khi cần
•    Phân loại tài liệu lưu trữ theo từng mục khoa học: theo tên, loại văn bản; ngày ký; ngày ban hành; ký hiệu;….
•    Quản lý và theo dõi các hoạt động sử dụng tài liệu trên cùng hệ thống
•    Sao lưu và phục hồi dữ liệu khi cần thiết
•    Quản lý các văn bản cá nhân hiệu quả
•    Bảo mật thông tin an toàn, hạn chế rủi ro thất thoát.

DocEye – phần mềm quản lý công văn chuyên nghiệp

DocEye – phần mềm quản lý công văn chuyên nghiệp

DocEye – phần mềm quản lý công văn chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý công văn DocEye được tích hợp các công nghệ cao như: Big Data, Mechine Learning, AI,…  đáp ứng các nhu cầu về quản lý tài liệu, công văn chuyên nghiệp tại các đơn vị. Phần mềm sở hữu hai tính năng chính là thu nhận công văn tài liệu và quản lý thông tin tài liệu được thu nhận. Trong đó:

-    Tính năng thu nhận thông tin tài liệu bao gồm: Thu nhận và phân loại tài liệu, nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu, kiểm tra và chỉnh sửa thông tin, lưu trữ và phân phối thông tin
-    Tính năng quản lý thông tin, tài liệu đã được thu nhận: Quản lý tài liệu, tìm kiếm tài liệu, quản lý quy trình nghiệp vụ, tạo báo cáo thống kê, bảo mật thông tin, sao lưu và khôi phục tài liệu.

Lợi ích của phần mềm quản lý công văn đi đến online DocEye

-    Quản lý thông tin tài liệu theo hệ thống chung
-    Theo dõi các truy xuất, sử dụng và chỉnh sửa tài liệu
-    Phân loại nội dung tài liệu khoa học theo nhu cầu riêng của từng người dùng
-    Chia sẻ thông tin nhanh chóng không giới hạn thời gian, địa điểm
-    Tiết kiệm chi phí vận hành, quản lý thông tin văn bản (in ấn, nhân sự, kho lưu trữ,…)
-    Tiết kiệm thời gian khai thác và tìm kiếm thông tin
-    Sao lưu và khôi phục công văn tài liệu dễ dàng
-    Bảo mật thông tin an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến người dùng
-    Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (tạo mẫu từ hành chính, form tài liệu,…)
-    Tích hợp dễ dàng với các hệ thống quản lý có sẵn của đơn vị

Là một giải pháp quản lý công văn chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp, phần mềm quản lý công văn DocEye là tâm huyết và sự sáng tạo của đội ngũ kỹ thuật FSI. Với năng lực triển khai và lợi ích thực tiễn mang lại qua các dự án, DocEye luôn nhận được sự quan tâm, đánh giá cao của người dùng và các chuyên gia trong ngành: giải thưởng Sao khuê 3 năm liên tiếp  2016, 2017, 2018; giải thưởng Vietnam Digital Award 2019,….

Để tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công văn DocEye, xem thêm TẠI ĐÂY