Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang loay hoay tìm cách quản lý tài liệu hiệu quả, giúp tìm kiếm dễdàng và nâng cao hiệu suất. Vậy đâu mới là cách để biến quản lý tài liệu không còn là nỗi ám ảnh của dân văn phòng? Dưới đây là gợi ý 5 cách quản lý tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp.
Quản lý tài liệu là gì?
Quản lý tài liệu là tập hợp các hoạt động nhằm tổ chức, lưu trữ, phân loại, theo dõi, chia sẻ và kiểm soát tài liệu trong doanh nghiệp một cách khoa học và an toàn. Tài liệu có thể tồn tại dưới nhiều dạng: hồ sơ giấy, file PDF, hình ảnh, email, hợp đồng, chứng từ, biểu mẫu,…
Thành phần của một hệ thống quản lý tài liệu bao gồm: lưu trữ, phân loại, chia sẻ, kiểm soát truy cập, tìm kiếm, bảo mật, vòng đời tài liệu. Khi các yếu tố này được triển khai đồng bộ, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót, tối ưu thời gian xử lý và nâng cao năng suất toàn bộ quy trình vận hành.
Thực trạng quản lý tài liệu hiện nay
Lượng tài liệu tăng nhanh theo thời gian
Hiện nay, khối lượng tài liệu của doanh nghiệp ngày càng tăng mạnh theo sự phát triển của hoạt động kinh doanh. Trung bình mỗi doanh nghiệp phát sinh hàng nghìn đến hàng chục nghìn tài liệu mỗi tháng, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, báo cáo, hồ sơ nhân sự hay dữ liệu khách hàng.
Theo khảo sát của IDC, một doanh nghiệp trung bình tạo ra 30.000 – 50.000 tài liệu mỗi năm, và con số này tăng khoảng 23%/năm khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Việc lưu trữ thủ công hay phân tán khiến quá trình tìm kiếm và kiểm soát tài liệu trở nên ngày càng khó khăn.
Quản lý tài liệu hiện nay vẫn còn nhiều bất cập
Mặc dù doanh nghiệp ngày càng chú trọng chuyển đổi số, tuy nhiên việc quản lý tài liệu trong nhiều đơn vị vẫn còn tổ chức thủ công và thiếu đồng bộ. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất công việc mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật và vận hành. Một số hạn chế phổ biến có thể kể đến như:
- Tài liệu phân tán ở nhiều phòng ban, nhiều hệ thống và nhiều dạng file khác nhau, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và tổng hợp.
- Tỷ trọng tài liệu giấy vẫn lớn, khiến doanh nghiệp tốn diện tích kho bãi, thời gian lưu trữ và dễ xảy ra tình trạng thất lạc, ẩm mốc, hư hỏng.
- Dữ liệu lưu trên máy cá nhân dễ bị mất khi nhân viên nghỉ việc, đổi thiết bị hoặc gặp sự cố hỏng ổ cứng.
- Nguy cơ rò rỉ thông tin cao do không có cơ chế phân quyền và kiểm soát truy cập tập trung.
- Chi phí quản lý hồ sơ vật lý tăng cao, bao gồm chi phí kho bãi, vận chuyển, bảo quản và nhân sự xử lý.
Tìm hiểu thêm: Vì sao doanh nghiệp cần dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp?
Gợi ý 5 cách quản lý tài liệu hiệu quả, dễ dàng cho doanh nghiệp
Chuẩn hóa quy trình và cấu trúc lưu trữ tài liệu
Một trong những nguyên nhân khiến tài liệu bị thất lạc, khó tìm hoặc trùng lặp là do doanh nghiệp không có cấu trúc lưu trữ thống nhất. Việc chuẩn hóa ngay từ đầu sẽ giúp tối ưu quá trình quản lý, đồng thời giảm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ cho nhân viên.
Một số gợi ý để doanh nghiệp chuẩn hoá quy trình và cấu trúc lưu trữ tài liệu có thể kể đến như:
- Xây dựng quy tắc đặt tên file, bao gồm: mã phòng ban – loại tài liệu – nội dung – ngày tháng.
- Thiết lập cây thư mục nhất quán giữa các phòng ban, tránh mỗi nhóm tự tạo một hệ thống riêng.
- Đưa ra quy trình chuẩn cho vòng đời tài liệu: tạo, duyệt, lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ, lưu trữ dài hạn hoặc xóa.
Khi tất cả nhân sự cùng tuân theo cùng một framework, doanh nghiệp giảm được phân mảnh dữ liệu, tránh tình trạng mỗi người lưu một kiểu khiến tài liệu bị rối, khó tìm và dễ sai sót.
Số hóa tài liệu giấy và đồng bộ dữ liệu lên một nền tảng
Trong nhiều doanh nghiệp, hồ sơ giấy vẫn chiếm tỷ lệ lớn, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất – nhập, hồ sơ nhân sự, chứng từ tài chính,… Việc số hóa giúp doanh nghiệp giải phóng không gian lưu trữ, đồng thời tăng tốc độ truy xuất và bảo quản tài liệu.
Các bước gợi ý để triển khai hiệu quả số hoá và đồng bộ dữ liệu:
- Scan toàn bộ tài liệu giấy theo từng nhóm hồ sơ và theo mức độ ưu tiên
- Sử dụng OCR (nhận dạng ký tự quang học) để chuyển nội dung trên file ảnh, PDF thành dữ liệu có thể tìm kiếm.
- Tập trung toàn bộ tài liệu số vào một nền tảng quản lý duy nhất, thay vì lưu rải rác trên Google Drive, máy cá nhân hay các hệ thống riêng lẻ.
Khi dữ liệu được tập trung, nhân viên sẽ chỉ mất vài giây để tìm tài liệu, thay vì phải lục tủ hồ sơ, hỏi đồng nghiệp hoặc kiểm tra từng hệ thống một.
Thiết lập phân quyền truy cập chặt chẽ
Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng có giá trị, việc phân quyền chi tiết và bảo mật tài liệu là một yêu cầu bắt buộc. Việc để tài liệu “ai cũng xem được” là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp.
Để thiết lập phân quyền truy cập tài liệu chặt chẽ, doanh nghiệp nên:
- Phân quyền theo vai trò người dùng: người xem, người chỉnh sửa, người phê duyệt, người chia sẻ, quản trị viên.
- Giới hạn quyền truy cập theo phòng ban hoặc loại tài liệu, đảm bảo nhân sự chỉ xem được tài liệu liên quan đến vị trí của mình.
- Tích hợp theo dõi nhật ký truy cập (log) để giám sát ai đã xem, sửa, tải hoặc xóa tài liệu.
- Tự động thu hồi quyền khi nhân sự nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí.
Cách làm này không chỉ bảo vệ tài liệu khỏi rủi ro nội bộ mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
Sao lưu và bảo mật dữ liệu định kỳ
Quản lý tài liệu hiệu quả không chỉ là lưu trữ và tìm kiếm nhanh mà còn phải đảm bảo an toàn trước mọi rủi ro: hỏng thiết bị, virus, tấn công mạng hoặc nhầm lẫn trong thao tác.
Để đảm bảo yếu tố bảo mật cho tài liệu, doanh nghiệp nên:
- Thiết lập cơ chế backup tự động theo ngày/tuần/tháng tùy mức độ quan trọng của dữ liệu.
- Lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây đạt chuẩn ISO 27001, SOC2
- Áp dụng mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền tải và lưu trữ để giảm khả năng bị đánh cắp.
- Sử dụng xác thực đa lớp (MFA) để bảo vệ tài khoản người dùng.
Ứng dụng công nghệ quản lý tài liệu (DMS)
DMS (Document Management System) chính là giải pháp quản lý tài liệu hiện đại, giúp tự động hóa phần lớn quy trình quản lý tài liệu. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cấp từ quản lý thủ công sang quản lý khoa học và thông minh.
Với một hệ thống DMS hiện đại có thể:
- Tự động phân loại tài liệu, gán metadata và trích xuất thông tin (tên, ngày, loại hồ sơ, mã hợp đồng…).
- Cho phép tìm kiếm đa tiêu chí: theo tên file, nội dung, người tạo, thời gian, tag, phòng ban…
- Giảm 60–80% thời gian thao tác thủ công, hạn chế lỗi sai và tiết kiệm chi phí nhân sự.
Ngoài ra, DMS cũng hỗ trợ tích hợp với các hệ thống ERP, CRM, HRM giúp việc quản lý dữ liệu liền mạch hơn, đảm bảo tài liệu được luân chuyển đúng quy trình.
Giải pháp quản lý tài liệu thông minh từ DocEye
DocEye là hệ thống quản lý tài liệu do FSI – đơn vị có hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực số hóa và chuyển đổi số – phát triển. Giải pháp này đã được triển khai cho hơn 1.600 tổ chức tại Việt Nam, bao gồm các tập đoàn lớn, cơ quan nhà nước, tổ chức tài chính – ngân hàng, bảo hiểm, xây dựng và pháp lý.
Một số ưu điểm nổi bật của DocEye có thể kể đến như:
- Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung: Tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu và tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu vật lý
- Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng: Tìm kiếm tài liệu cần thiết nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn so với phương pháp tìm kiếm tài liệu thủ công truyền thống
- Chia sẻ tài liệu nhanh chóng và dễ dàng: Truy cập tài liệu cần thiết mọi lúc, mọi nơi, cải thiện khả năng làm việc linh hoạt từ xa, từ đó, nâng cao hiệu suất làm việc toàn doanh nghiệp
- Bảo mật tuyệt đối: Hệ thống đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quốc tế khắt khe về an ninh thông tin và chất lượng quản lý, bao gồm: tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
Kết luận
Quản lý tài liệu hiệu quả chính là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, giảm sai sót và nâng cao năng suất. Khi lượng tài liệu ngày càng tăng, việc chuẩn hóa quy trình, số hoá hồ sơ, phân quyền truy cập, bảo mật dữ liệu và ứng dụng DMS sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, giải pháp quản lý tài liệu thông minh mang lại lợi thế rõ rệt nhờ khả năng lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ, bảo mật trên một nền tảng duy nhất. Doanh nghiệp đầu tư sớm vào hệ thống quản lý tài liệu hiện đại sẽ góp phần xây dựng được nền tảng dữ liệu vững chắc, tạo đà tăng trưởng bền vững trong tương lai.
