Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đang đầu tư số hóa quy trình mạnh mẽ, tuy nhiên hiệu quả lại không đạt được như kỳ vọng, gây nên sự lãng phí nghiêm trọng cả về thời gian và chi phí. Hãy cùng Doceye tìm hiểu 5 sai lầm phổ biến cần tránh, cũng như các giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, từ đó nâng cao hiệu suất vận hành.
Số hóa quy trình là gì?
Số hóa quy trình (Digitalization of Business Processes) là quá trình chuyển các thao tác xử lý công việc từ hình thức thủ công sang môi trường số. Thay vì dùng giấy tờ, email rời rạc hay xử lý thủ công qua nhiều bước, doanh nghiệp áp dụng công nghệ để tự động hóa các khâu như nhập liệu, phê duyệt, lưu trữ và theo dõi tiến độ.
Nói cách khác, số hóa quy trình giúp doanh nghiệp xây dựng một luồng làm việc thống nhất trên nền tảng số, nơi mọi thông tin đều được cập nhật realtime, minh bạch và dễ kiểm soát.
Theo khảo sát của GoodFirms, 78,6% doanh nghiệp trên toàn cầu đã và đang số hóa các quy trình kinh doanh, chuyển từ thao tác thủ công sang hệ thống quản lý quy trình bằng công nghệ. Điều này cho thấy rằng số hóa quy trình đã trở thành một hoạt động tất yếu trong các doanh nghiệp để nâng cao hiệu suất làm việc.
5 sai lầm phổ biến khi số hóa quy trình
Việc số hóa quy trình mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nhưng nếu triển khai sai cách, doanh nghiệp không chỉ không cải thiện hiệu suất mà còn tốn nhiều thời gian, chi phí hơn trước. Hãy cùng DocEye tìm hiểu 5 sai lầm các doanh nghiệp thường gặp nhất.
Không chuẩn hóa quy trình trước khi số hóa
Nhiều doanh nghiệp đưa nguyên quy trình cũ lên hệ thống mà không rà soát bước thừa, điểm nghẽn hay các thao tác trùng lặp. Điều này dẫn đến việc hệ thống hóa một quy trình vốn đã không tối ưu. Từ đó, nhân sự thao tác khó khăn, mất thời gian hơn và dễ phát sinh lỗi.
Hậu quả:
- Quy trình làm việc chồng chéo, không rõ ràng
- Nhân viên mất nhiều thời gian để tìm đúng bước thao tác.
- Dữ liệu trong doanh không đồng nhất
Lựa chọn công cụ số hóa quy trình không phù hợp với doanh nghiệp
Hiện nay có rất nhiều công cụ số hóa quy trình. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng phù hợp với mọi mô hình vận hành. Một số doanh nghiệp chọn phần mềm vì: Thấy đối thủ đang dùng, Bị hấp dẫn bởi tính năng nâng cao mà không cần thiết hoặc ưu tiên chi phí rẻ mà bỏ qua khả năng mở rộng.
Hậu quả:
- Mất chi phí triển khai nhưng tỷ lệ ứng dụng thấp.
- Quy trình không phù hợp dẫn đến “bị ép chạy theo phần mềm”.
- Tốn công chuyển đổi hoặc thay thế nền tảng sau 6–12 tháng.
Không đào tạo nhân sự
Số hóa quy trình là thay đổi phương thức làm việc, điều này tác động mạnh đến nhân sự.
Nếu chỉ triển khai công cụ mà không đào tạo hoặc truyền thông nội bộ, rất dễ xuất hiện phản ứng tiêu cực như:
- Nhân viên không biết dùng tính năng dẫn đến thao tác sai.
- Các bộ phận không hiểu vai trò của mình trong quy trình nên bỏ sót bước.
- Người dùng quen cách làm cũ, từ chối sử dụng hệ thống mới.
Hậu quả:
- Tỷ lệ áp dụng hệ thống thấp khiến quy trình bị tắc nghẽn.
- Dữ liệu sai hoặc thiếu, dẫn đến báo cáo không chính xác.
- Dự án số hóa thất bại vì thiếu đồng thuận nội bộ.
Không kiểm soát tính bảo mật dữ liệu
Số hóa đồng nghĩa với việc toàn bộ dữ liệu đều được đưa lên hệ thống và đó là lý do doanh nghiệp phải quản lý quyền truy cập chặt chẽ.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn cho phép tất cả nhân sự truy cập mọi tài liệu, không phân quyền rõ theo vai trò và không theo dõi lịch sử thao tác (audit trail).
Hậu quả:
- Mất dữ liệu quan trọng.
- Lộ thông tin nhạy cảm.
- Gây xung đột nội bộ hoặc rủi ro pháp lý.
Không đánh giá hiệu quả sau số hóa quy trình
Rất nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng số hóa chỉ cần “triển khai xong phần mềm là được”. Nhưng số hóa là hành trình liên tục, luôn cần đo lường và tối ưu.
Những chỉ số cần theo dõi:
- Thời gian xử lý mỗi quy trình
- Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn
- Số lỗi quy trình
- Mức độ hài lòng của nhân viên
- Chi phí vận hành trước – sau số hóa
Hậu quả:
- Không biết quy trình đang tốt hay xấu.
- Không phát hiện điểm nghẽn mới.
- Hệ thống nhanh chóng lỗi thời hoặc lãng phí.
Giải pháp tối ưu để số hóa quy trình hiệu quả và bền vững
Để số hóa thật sự mang lại giá trị, rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí và tăng minh bạch vận hành, doanh nghiệp cần triển khai một cách bài bản và có chiến lược. Dưới đây là các giải pháp cốt lõi giúp quá trình số hóa diễn ra hiệu quả và có thể duy trì lâu dài.
Xây dựng chuẩn dữ liệu ngay từ đầu để làm nền tảng cho số hóa quy trình
Để tránh tình trạng “kho lưu trữ hỗn độn”, doanh nghiệp cần thống nhất chuẩn dữ liệu trước khi bắt tay số hóa. Một số cách chuẩn dữ liệu có thể kể đến như tạo cấu trúc thư mục, quy tắc đặt tên, metadata, tiêu chí phân loại và chuẩn định dạng file. Khi mọi thứ tuân theo một chuẩn chung, hệ thống mới đảm bảo tìm kiếm nhanh, phân quyền đúng và hỗ trợ tự động hóa quy trình ở các giai đoạn sau.
Ưu tiên các nền tảng có khả năng tích hợp
Một giải pháp số hóa hiệu quả luôn cho phép kết nối giữa các bộ phận và giữa tài liệu với quy trình nghiệp vụ. Thay vì dùng quá nhiều công cụ đơn lẻ, doanh nghiệp nên chọn nền tảng hợp nhất. Lý do là bởi nó cho phép đồng bộ dữ liệu, hạn chế trùng lặp và tạo luồng thông tin xuyên suốt. Điều này không chỉ giảm chi phí vận hành mà còn giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể để ra quyết định nhanh hơn.
Tái thiết kế quy trình theo hướng tinh gọn và tự động
Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ quy trình hiện tại để loại bỏ những bước thừa. Đồng thời cũng cần chuyển đổi các thao tác thủ công sang tự động hóa. Khi quy trình được chuẩn hóa và vận hành liền mạch trên hệ thống, hiệu suất tăng lên rõ rệt, thời gian phê duyệt rút ngắn và sai sót được giảm thiểu.
Thiết lập cơ chế bảo mật và phân quyền rõ ràng
Một hệ thống số hóa chuẩn cần hỗ trợ phân quyền sâu theo vai trò, phòng ban và mức độ nhạy cảm của tài liệu. Việc thiết lập log truy cập, kiểm soát hoạt động chỉnh sửa và ghi nhận lịch sử thay đổi không chỉ giúp tăng tính an toàn mà còn tạo sự minh bạch trong vận hành. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng truy vết khi có sự cố và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật.
Đào tạo nhân sự và duy trì văn hóa làm việc số
Số hóa chỉ thật sự hiệu quả khi con người hiểu và chủ động sử dụng hệ thống. Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo định kỳ, xây dựng tài liệu hướng dẫn rõ ràng và luôn có kênh hỗ trợ khi người dùng gặp vấn đề. Khi nhân sự quen với quy trình làm việc số, toàn bộ hệ thống mới có thể vận hành ổn định và bền vững.
DocEye – Nền tảng hỗ trợ quản lý quy trình thông minh
DocEye là nền tảng giúp doanh nghiệp số hóa và quản lý quy trình một cách toàn diện.
Một số tính năng nổi bật có thể kể đến của của hệ thống quản lý quy trình DocEye như:
- Thiết lập và quản lý toàn bộ quy trình thực tế của doanh nghiệp tập trung lên nền tảng số
- Số hóa thủ tục, hồ sơm form thông tin, biểu mẫu cho từng quy trình đã tạo trong hệ thống
- Đăng ký thủ tục, hồ sơ nhanh chóng
- Giải quyết hồ sơ, thủ tục theo quy trình, xử lý công việc mọi lúc mọi nơi
- Thống kê, báo cáo trực quan
Nhờ việc tích hợp quản lý tập trung và tối ưu hóa quy trình, DocEye giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất công việc.
Hãy liên hệ ngay với DocEye để nhận tư vấn và sở hữu bản demo dùng thử miễn phí ngay hôm nay!
Kết luận
Số hóa quy trình là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, nếu triển khai không bài bản, doanh nghiệp rất dễ mắc phải những sai lầm kể trên. Những lỗi này không chỉ làm giảm hiệu quả mà còn khiến chi phí và thời gian bị lãng phí.
