Quản lý tài liệu luôn là bài toán khó với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), khi lượng hồ sơ tăng nhanh nhưng nguồn lực lại hạn chế. Việc lựa chọn đúng nền tảng quản lý tài liệu không chỉ giúp SME tiết kiệm thời gian, giảm chi phí mà còn chuẩn hóa quy trình làm việc, tăng khả năng bảo mật. DocEye sẽ gợi ý 5 tiêu chí quan trọng ngay dưới đây để doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác và phù hợp nhất.
1. Quản lý tài liệu là gì?
Quản lý tài liệu (Document Management) là quá trình thu thập, lưu trữ, tổ chức, theo dõi và truy xuất toàn bộ hồ sơ, dữ liệu phát sinh trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý tài liệu hiệu quả giúp giảm thất lạc hồ sơ, tăng tốc độ xử lý công việc và đảm bảo thông tin luôn được kiểm soát chặt chẽ. Thay vì phụ thuộc vào các file rời rạc, ổ cứng cá nhân hay lưu trữ thủ công, nền tảng quản lý tài liệu cho phép doanh nghiệp vận hành trên một hệ thống thống nhất, minh bạch và dễ mở rộng khi quy mô tăng lên.
2. Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần nền tảng quản lý tài liệu chuyên dụng?
2.1. Tối ưu chi phí và nhân lực
Nền tảng quản lý tài liệu giúp loại bỏ nhiều thao tác lặp lại như lưu file, tìm file, nhập liệu thủ công hay in ấn không cần thiết. Nhờ đó, SME tiết kiệm đáng kể thời gian, giảm lỗi vận hành và tối ưu nguồn lực, đặc biệt quan trọng trong bối cảnh nhân sự còn hạn chế.
2.2. Chuẩn hóa quy trình giúp tăng tốc xử lý
Các nền tảng DMS hiện đại cung cấp luồng phê duyệt tự động, lưu vết minh bạch và đảm bảo mọi tài liệu đi đúng quy trình. Điều này giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý công việc, hạn chế tình trạng “tắc quy trình” và tạo sự nhất quán trong vận hành.
2.3. Tăng tính minh bạch trong vận hành
Khi tài liệu được lưu tập trung theo cấu trúc thống nhất, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đối soát và kiểm soát tiến độ công việc. Nhân viên biết chính xác tài liệu mới nhất nằm ở đâu, ai chịu trách nhiệm và bản nào là bản chính thức, từ đó giảm rủi ro sai sót và hiểu lầm nội bộ.
2.4. Tăng khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển
Khi SME phát triển, lượng tài liệu và số lượng người dùng cũng tăng theo. Một nền tảng quản lý tài liệu tốt sẽ linh hoạt mở rộng mà không làm gián đoạn hoạt động, đảm bảo dữ liệu vẫn được sắp xếp, bảo mật và truy xuất nhanh chóng dù doanh nghiệp tăng quy mô.
3. Lưu ý 5 tiêu chí quan trọng khi SME lựa chọn nền tảng quản lý tài liệu phù hợp
Để lựa chọn được nền tảng quản lý tài liệu thực sự mang lại hiệu quả, SME cần đánh giá dựa trên những tiêu chí cốt lõi. Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp dễ dàng ra quyết định đúng đắn, tránh đầu tư sai hệ thống gây tốn kém và khó vận hành về sau.
3.1. Khả năng tìm kiếm & truy xuất nhanh
Một nền tảng tốt phải cho phép tìm tài liệu trong vài giây, kể cả khi dữ liệu đã tăng lên hàng trăm nghìn tệp. Hệ thống quản lý tài liệu cần hỗ trợ:
- Full-text search: tìm theo nội dung bên trong tài liệu, kể cả file scan sau khi OCR.
- Tìm theo metadata: loại văn bản, người tạo, ngày ban hành, phòng ban, phiên bản…
Nhờ vậy, doanh nghiệp mới có thể rút ngắn thời gian truy xuất, tránh sử dụng nhầm phiên bản cũ và đảm bảo thông tin luôn được tìm thấy đúng lúc, đúng người, đúng nhu cầu.
3.2. Tự động hóa số hóa & phân loại tài liệu
Đây chính là “trợ lý thầm lặng” giúp SME tiết kiệm hàng giờ nhập liệu mỗi ngày. Hệ thống quản lý tài liệu hiện đại cần có các công nghệ đặc trưng như:
- Công nghệ OCR nhận dạng chữ trong file scan, ảnh, PDF.
- Tự động gán tag và phân loại dựa trên nội dung, biểu mẫu hoặc quy tắc có sẵn.
Tự động hóa giúp giảm 60- 80% khối lượng nhập liệu thủ công, đồng thời đảm bảo tài liệu luôn được lưu đúng thư mục, đúng chuẩn ngay từ đầu.
3.3. Bảo mật & phân quyền theo chuẩn doanh nghiệp
Dữ liệu là tài sản quan trọng của SME, vì vậy nền tảng quản lý tài liệu cần áp dụng các cơ chế bảo mật chặt chẽ như phân quyền xem, sửa, tải, chia sẻ theo vai trò, ghi lại toàn bộ hoạt động, đảm bảo truy vết khi cần.
Từ đó, doanh nghiệp vừa bảo vệ tài liệu nội bộ, vừa đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và quy định pháp lý.
3.4. Khả năng tích hợp với hệ thống đang sử dụng
Một nền tảng DMS mạnh mẽ không thể hoạt động độc lập. SME nên ưu tiên hệ thống có khả năng Tích hợp CRM, ERP, email, chữ ký số,… và cung cấp API mở để đồng bộ dữ liệu hai chiều.
Khi các hệ thống kết nối, doanh nghiệp tránh được nhập liệu trùng lặp, quy trình xử lý mượt mà hơn và giảm đáng kể thời gian thao tác của nhân viên.
3.5. Dễ dùng & chi phí phù hợp với SME
Không phải SME nào cũng có đội ngũ IT chuyên sâu, chính vì vậy nên các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các nền tảng quản lý tài liệu có giao diện rõ ràng, dễ thao tác. Từ đó giúp nhân viên dễ dàng sử dụng sau vài buổi hướng dẫn.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp SME cũng cần lựa chọn mô hình có chi phí linh hoạt, hợp lý với ngân sách hạn chế để có thể duy trì lâu dài.
4. Quy trình 4 bước lựa chọn nền tảng DMS cho SME
Việc chọn một nền tảng quản lý tài liệu phù hợp không chỉ dựa vào tính năng mà còn cần một quy trình đánh giá bài bản. SME có thể áp dụng 4 bước dưới đây để đưa ra quyết định chính xác và tối ưu ngân sách.
Bước 1: Xác định nhu cầu & vấn đề doanh nghiệp đang gặp
Doanh nghiệp cần liệt kê rõ ràng các vấn đề hiện tại: thất lạc tài liệu, chậm phê duyệt, thiếu minh bạch, khó kiểm soát phiên bản… Đồng thời xác định loại tài liệu đang quản lý (hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ nhân sự…) và lưu lượng tài liệu phát sinh mỗi tháng. Đây là cơ sở để định hướng lựa chọn đúng loại hệ thống.
Bước 2: Xác định 5 tiêu chí ưu tiên
Dựa trên mục tiêu vận hành, SME nên đánh giá tiêu chí nào quan trọng nhất: tốc độ tìm kiếm, bảo mật, tự động hóa, tích hợp hay chi phí. Mỗi doanh nghiệp sẽ có thứ tự ưu tiên khác nhau và việc xác định sớm giúp tránh đầu tư sai hoặc chọn hệ thống “thừa tính năng”.
Bước 3: Demo/trial tối thiểu 2–3 hệ thống
Thay vì xem brochure hoặc nghe giới thiệu, doanh nghiệp nên trực tiếp trải nghiệm demo hoặc dùng bản trial trong môi trường thật. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm chứng được:
- Tốc độ xử lý có nhanh không?
- Tìm kiếm có chính xác?
- Nhân viên có dễ dùng hay gặp rối?
- Quy trình có thiết lập được theo nhu cầu thực tế?
Việc so sánh ít nhất 2 – 3 lựa chọn sẽ giúp SME có đánh giá khách quan hơn và lựa chọn được đơn vị phù hợp nhất
Bước 4: Đánh giá tổng chi phí sở hữu và khả năng mở rộng
Chi phí không chỉ là phí triển khai ban đầu mà còn gồm vận hành, bảo trì, lưu trữ dữ liệu, nâng cấp và mở rộng người dùng. Một hệ thống có giá khởi điểm thấp nhưng khó mở rộng hoặc phát sinh nhiều chi phí ẩn sẽ không phù hợp với SME trong dài hạn. Doanh nghiệp nên ưu tiên nền tảng có mô hình chi phí rõ ràng, linh hoạt và khả năng phát triển theo quy mô.
5. Giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ từ DocEye
Để đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu ngày càng phức tạp của SME, DocEye mang đến một giải pháp toàn diện, kết hợp giữa công nghệ tiên tiến và khả năng tùy biến linh hoạt. Không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa nhanh chóng, hệ thống còn đảm bảo an toàn dữ liệu, tối ưu chi phí và phù hợp với cách vận hành thực tế của doanh nghiệp Việt Nam.
DocEye có một số ưu điểm nổi bật như:
- Công nghệ tiên tiến: DocEye ứng dụng loạt công nghệ lõi như OCR, ICR, ADRT, OMR, hỗ trợ nhận dạng và bóc tách ký tự tự động với độ chính xác lên đến 98%
- Chi phí linh hoạt: Hệ thống cho phép doanh nghiệp lựa chọn gói triển khai theo nhu cầu thực tế, tránh lãng phí tài nguyên và tối ưu chi phí đầu tư.
- Khả năng tùy biến mạnh mẽ: DocEye có thể thiết kế quy trình, phân quyền, mẫu hồ sơ và luồng phê duyệt theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
- Tối ưu cho người dùng Việt: Với giao diện thuần tiếng Việt, cách sử dụng đơn giản và dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, DocEye giúp nhân viên làm quen và sử dụng hệ thống chỉ trong thời gian ngắn.
- Đạt tiêu chuẩn quốc tế: DocEye đáp ứng các tiêu chuẩn uy tín như ISO/IEC 27001:2013 về an ninh thông tin và ISO 9001:2015 về quản lý chất lượng.
- Giành được nhiều giải thưởng uy tín: Giải pháp từng được vinh danh tại Giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam (Vietnam Digital Award 2019) và đạt Sao Khuê 3 năm liên tiếp (2016–2018). Đây là minh chứng rõ ràng cho chất lượng và mức độ tin cậy của DocEye trên thị trường.
6. Kết luận
Lựa chọn đúng nền tảng quản lý tài liệu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và bảo vệ thông tin nội bộ. Với 5 tiêu chí nêu trên, từ khả năng tìm kiếm nhanh, tự động hóa, bảo mật, tích hợp cho đến tính dễ dùng, SME hoàn toàn có thể đưa ra quyết định chính xác và phù hợp với hiện trạng của mình.
Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng tăng và yêu cầu vận hành minh bạch trở thành tiêu chuẩn mới, doanh nghiệp nên ưu tiên những hệ thống dễ triển khai, an toàn và có khả năng phát triển cùng doanh nghiệp.
