Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống như trước đây, phần mềm hóa đơn điện tử đang là ứng dụng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để đảm bảo tính nhanh chóng, tiết kiệm, bảo mật,…
Để sở hữu một phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với doanh nghiệp cần quan tâm đến 7 tiêu chí lựa chọn sau đây
1. Phần mềm hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý
Phần mềm hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý
Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sử dụng cần phải đảm bảo tính pháp lý (hợp lệ và hợp pháp). Điều kiện để hóa đơn điện tử có tính pháp lý là khi đảm bảo được các yếu tố sau:
• Đảm bảo được tình toàn vẹn, đủ tin cậy của thông tin ghi trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin này được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Thông tin có trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh lúc cần thiết
2. Đảm bảo được tính ổn định, chất lượng của phần mềm hóa đơn điện tử
Chất lượng là yếu tố để đánh giá một phần mềm hóa đơn điện tử có tốt hay không. Phần mềm có thường xảy ra lỗi không, có ổn định khi sử dụng không, chế độ bảo hành hỗ trợ của đơn vị cung cấp có tốt hay không,… là những tiêu chí để đánh giá chất lượng của phần mềm hóa đơn điện tử.
3. Lợi ích mà phần mềm hóa đơn điện tử mang lại cho người dùng
Lợi ích mà phần mềm hóa đơn điện tử mang lại cho người dùng
Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt là khi nó mang lại những lợi ích thiết thực hỗ trợ công việc cho người dùng. Một số tiêu chí mà một phần mềm hóa đơn điện tử cần có để được đánh giá tốt là:
• An toàn: Phần mềm hóa đơn điện tử phải đảm bảo được những an toàn về bảo mật thông tin, không để xảy ra tình trạng hỏng hay mất tài liệu của doanh nghiệp. Phải đảm bảo làm tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
• Tiết kiệm: giảm thiểu được chi phí in ấn, vận chuyển, phát hành, lưu trữ và bảo quản hóa đơn so với các loại hóa đơn truyền thống
• Nhanh chóng: Tiết kiệm được thời gian thu phí cho người sử dụng nhờ người mua có thể nhận được hóa đơn thanh toán tức thời .
4. Phần mềm hóa đơn điện tử: chi phí phải tương xứng với chất lượng
Không phải tất cả doanh nghiệp hiện nay đều đã chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử bởi họ nghĩa rằng chi phí phải bỏ ra cho một phần mềm quản lý bao giờ cũng cao hơn so với chi phí khi sử dụng hóa đơn giấy.
Thực tế đây lại chính là một quyết định sai lầm bởi khi sử dụng hóa đơn giấy, ngoài chi phí phải bỏ ra cho giấy tờ thì doanh nghiệp còn phải chi trả nhiều khoản phí ngoài luồng khác như: chi phí kho lưu trữ, chi phí bảo quản, chi phí thuê nhân sự quản lý,… Với phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ chỉ phải trả một khoản phí duy nhất mà không phải mất thêm phí cho những vấn đề trên.
Công việc của doanh nghiệp lúc này là lựa chọn ra một phần mềm hóa đơn điện tử phủ hợp với quy trình hoạt động hiện tại của đơn vị và có giá thành đầu tư tương xứng với chất lượng. Hãy tránh xa những phần mềm giá rẻ bởi nó không thể đảm bảo được chất lượng của phần mềm và dịch vụ hỗ trợ người dùng thì vô cùng kém thậm chí doanh nghiệp còn có nguy cơ gặp phải những vấn đề về bảo mật. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp bạn tốn thời gian, chi phí.
5. Sở hữu các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật
Với phần mềm hóa đơn điện tử, mọi thông tin về hóa đơn để được lưu trữ trên hệ thống phần mềm chung, nhờ vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, kiểm tra khi cần thiết. Đồng thời tiết kiệm được phần lớn chi phí cho việc bảo quản, thuê nhân sự quản lý kho hóa đơn giấy như trước đây.
Tuy nhiên để đạt được những lợi ích đó, doanh nghiệp cần phải là nhà lựa chọn thông minh, sử dụng phần mềm của những nhà cung cấp sở hữu các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật.
Hiện nay, nhiều phần mềm hóa đơn điện tử được tích hợp cùng ứng dụng công nghệ Blockchain đã phần nào giúp các doanh nghiệp cảm thấy an tâm hơn về mức độ bảo mật thông tin khi sử dụng:
• Thông tin hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống phần mềm giúp đảm bảo tính bảo mật, đồng thời người dùng còn có thể chia sẻ thông tin dữ liệu minh bạch theo thời gian thực.
• Khi được tích hợp với công nghệ Blockchain, mọi thông tin trên phần mềm hóa đơn điện tử không thể bị thay đổi và chỉ có thể bổ sung thêm khi có sự đồng thuận của tất cả các nút trong hệ thống cũng như người quản lý cuối cùng.…
• Yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật của Hóa đơn, không còn lo sợ tình trạng Hóa đơn giả, mất cắp hóa đơn, …
Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp công nghệ Blockchain là một “bức tường” bảo mật an toàn trước khả năng bị đánh cắp dữ liệu từ không gian mạng bên ngoài. Thậm chí khi một phần của hệ thống Blockchain sụp đổ, những máy tính và các nút khác trên phần mềm vẫn sẽ tiếp tục bảo vệ thông tin và giữ cho mạng lưới được tiếp tục hoạt động.
Do vậy khi lựa chọn phần mềm phải đảm bảo phần mềm đó có thể giúp Doanh nghiệp lưu trữ bảo mật, an toàn, chống giả mạo,.. số lượng hóa đơn lớn. Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử cũng cần đảm bảo tính năng hỗ trợ tìm kiếm nhanh chỉ bằng vài Click chuột.
6. Phần mềm hóa đơn điện tử phải dễ dàng sử dụng
Tính dễ sử dụng là một yếu tố quan trọng nhưng lại hay bị nhiều doanh nghiệp bỏ qua khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử. Thực tế giao diện dễ sử dụng lại được đánh giá là một trong những yếu tố quan trọng nhất để một phần mềm hóa đơn điện tử phát huy tối đa hiệu quả.
7. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đến từ đơn vị uy tín được nhiều Doanh nghiệp sử dụng
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Toàn bộ số hóa đơn của Doanh nghiệp lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần lưu ý nhất định phải lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín, hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử, tài chính kế toán, kê khai Thuế.
Thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng nói lên độ bền vững và kinh nghiệm làm phần mềm. Doanh nghiệp mua phần mềm Hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong thời gian ngắn rồi bỏ.
