Nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong việc thao tác mọi quy trình thủ tục trên nền tảng số mà không cần dùng tới giấy tờ văn bản, mới đây, FSI đã ra mắt tính năng tự động hóa quy trình thủ tục trên hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh DocEye.
“Giải phóng” doanh nghiệp khỏi những quy trình thủ công
Trong quá trình tư vấn và triển khai chuyển đổi số cho hơn 5500 doanh nghiệp và các tập đoàn lớn trên toàn quốc, FSI nhận thấy, đa phần các doanh nghiệp Việt đều đã có quy trình thủ tục nội bộ nhưng khi vận hành còn gặp nhiều vấn đề. Cụ thể, quy trình thủ tục doanh nghiệp nằm trên giấy, nhân viên khó nhớ (đặc biệt là nhân sự mới), khó phối hợp do giới hạn về cách thức giao tiếp, khó phát hiện ách tắc trong quá trình vận hành công việc;…
Để giải quyết những vấn đề này, việc ứng dụng công nghệ để tự động hoá các quy trình thủ tục trong quá trình vận hành là yêu cầu thiết yếu. Mới đây, FSI đã ra mắt tính năng mới Tự động hóa quy trình thủ tục cho phần mềm DocEye – hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh giúp doanh nghiệp lưu trữ mọi tài liệu tập trung trên nền tảng số, tối ưu quản lý và khai thác tài liệu mọi lúc mọi nơi. Tính năng này giúp các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm DocEye có thể tối ưu hoá hoạt động quản trị doanh nghiệp bằng cách cho phép người dùng thực hiện nhiều tác vụ hơn trên cùng một nền tảng..
Tự động hóa quy trình thủ tục giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 50% chi phí vận hành
Khi được tích hợp tính năng tự động hóa quy trình thủ tục, DocEye giúp doanh nghiệp số hoá và quản lý toàn bộ quy trình nội bộ lên hệ thống và thao tác hoàn toàn trên môi trường Internet. Toàn bộ quy trình này đều được tùy chỉnh và thiết lập quy trình vô cùng linh hoạt dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Nhờ vậy, nhân sự dễ dàng nắm bắt quy trình công việc gồm nhiệm vụ được giao, các cá nhân và bộ phận có liên quan, các bước triển khai ra sao,…
Tiếp đến, với tính năng đặt điều kiện xử lý công việc theo nhu cầu, các công việc được phê duyệt tự động mà không cần sự có mặt của nhà quản lý. Hệ thống tự động chuyển tiếp các công việc ‘đạt điều kiện’ sang bước xử lý tiếp theo giữ công việc triển khai liền mạch, thông suốt, tiết kiệm thời gian. Người dùng được giải phóng khỏi những tác vụ thủ công như trình ký, in ấn, chuyển phát giấy tờ thông thường. Trong trường hợp lãnh đạo đi công tác hay không thể đến văn phòng, việc phê duyệt cũng không bị gián đoạn. Hơn nữa, DocEye tích hợp chữ ký số nội bộ cho phép nhà quản lý ký duyệt nhiều văn bản cùng lúc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% thời gian so với quy trình thủ tục trình ký thông thường.
Cuối cùng, toàn bộ quy trình thủ tục được thực hiện một cách đơn giản và đồng bộ trên DocEye mà không cần đến giấy tờ, không in ấn, do đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 20% đến 50% chi phí hành chính. Tình trạng sơ suất hoặc phát sinh lỗi nếu có trong chuyển tiếp – xử lý – phê duyệt cũng sẽ nhanh chóng được kiểm tra và xử lý kịp thời vì có thể nhìn thấy ngay trên hệ thống.
Trước khi được thương mại hóa, tính năng tự động hóa quy trình đã được triển khai trên toàn hệ thống FSI từ đầu năm 2019 cho tới nay và giúp FSI điều hành, quản trị doanh nghiệp thống nhất, thông suốt ngay cả trong mùa dịch Covid. Các quy trình được số hóa giúp lãnh đạo vẫn có thể kiểm soát được tình hình làm việc và kết quả công việc của mỗi nhân viên, mỗi phòng ban ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
Bên cạnh đó, nhờ dữ liệu được cập nhật liên tục, quy trình thủ tục vận hành tự động giúp giảm thời gian chết trong công việc do chờ đợi thông tin, phê duyệt, trình ký, từ đó giúp FSI tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành, nâng cao hiệu suất lao động và giữ vững tốc độ tăng trưởng 30-40% hàng năm ngay cả trong mùa dịch.
Ra đời từ năm 2016 bởi hơn 100 chuyên gia, kỹ sư công nghệ giàu kinh nghiệm của FSI, DocEye liên tiếp đạt giải thưởng Sao Khuê các năm 2016, 2017, 2018, giải thưởng Chuyển đổi số 2019… DocEye được kế thừa và phát huy mọi ưu điểm nổi bật từ module quy trình thủ tục của Hệ thống tự động hoá Doanh Nghiệp WEONE – sản phẩm được xếp hạng 5 sao tại Sao Khuê 2021, cùng nhiều tùy biến mới để phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề.
Với việc ra mắt tính năng tự động hóa quy trình thủ tục doanh nghiệp, DocEye giúp các doanh nghiệp tối ưu hoá hoạt động quản trị doanh nghiệp nhờ chuẩn hóa quy trình, tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp.
Tính năng của DocEye – Hệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình thông minh
Nhân dịp ra mắt tính năng mới, DocEye tặng voucher ưu đãi 20% dành cho các khách hàng doanh nghiệp ký hợp đồng trước ngày 1/3/2022.
Để đăng ký nhận demo và tư vấn miễn phí, truy cập ngay: https://doceye.vn/ hoặc liên hệ tới hotline: 0904.805.255
