Việc lưu trữ tài liệu kế toán phụ thuộc mật thiết tới vận hành tài chính và dòng tiền của doanh nghiệp. Tài chính có thuận, doanh nghiệp mới mới ngày càng vững vàng. Bởi vậy hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vậy làm thế nào để tối ưu quy trình này? Khám phá ngay những quy trình hiệu quả nhất ở phần cuối bài viết!
Các loại tài liệu kế toán cần lưu trữ
Việc lưu trữ tài liệu kế toán sao cho khoa học, hiệu quả là bài toán của nhiều doanh nghiệp Việt. Bởi vậy để có thể từng bước thiết lập quy trình lưu trữ tài liệu kế toán hiệu quả thì cần phân loại chúng một cách phù hợp. Hiện nay, theo quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì các loại tài liệu kế toán có thể phân loại như sau:
– Chứng từ kế toán.
– Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
– Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
– Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:
+ Các loại hợp đồng
+ Báo cáo kế toán quản trị
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia
+ Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản
+ Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán
+ Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận
+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị
+ Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ
+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác
Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán
Về nơi lưu trữ
Về địa điểm lưu trữ tài liệu kế toán, pháp luật nước ta quy định tài liệu kế toán của tổ chức, doanh nghiệp nào thì lưu trữ tại kho của đơn vị đó với đầy đủ trang thiết bị bảo quản để đảm bảo an toàn.
Khi mà tổ chức, doanh nghiệp hạn chế về cơ sở vật chất không có khả năng bảo quản ngay tại doanh nghiệp vì không có kho lưu trữ tài liệu cơ toán thì có thể thuê một bên thứ ba có chuyên môn và cơ sở vật chất phù hợp để lưu trữ.
Về nơi lưu trữ hồ sơ tài liệu doanh nghiệp có thể tham khảo điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP một số ý chính như sau:
| Loại doanh nghiệp/ Loại tài liệu kế toán | Đặc điểm chính | Hình thức lưu trữ tài liệu kế toán |
| Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài | Hiện đang có chi nhánh hay văn phòng đại diện đang hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện | Lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc có thể cân nhắc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam để thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. |
| Doanh nghiệp giải thể, phá sản | Đơn vị đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động | Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án. |
| Đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị | Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định. | |
| Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách | + Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới;+ Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định.Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới. Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới. | |
| Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán | Lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất. | |
| Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng | Lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan. |
Về thời hạn lưu trữ
| Căn cứ pháp lý | Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán | Loại tài liệu tương ứng |
| Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP | Lưu trữ tối thiểu 5 năm | – Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.- Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó. |
| Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP | Lưu trữ tối thiểu 10 năm | – Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.- Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.- Trường hợp các tài liệu kế toán trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó. |
| Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP | Lưu trữ vĩnh viễn | – Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:+ Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia;+ Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.- Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.- Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên. |
Những hình thức xử phạt khi vi phạm quy định lưu trữ tài liệu kế toán
Khi bi phạm quy định về lưu trữ tài liệu kế toán, các tổ chức, doanh nghiệp thường bị xử phạt hành chính theo đúng quy định của pháp luật. Cụ thể mức phạt quy định trong
khoản 2 Điều 27 Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Trong đó các hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán được sẽ được xử phạt:
1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi bảo quản, lưu trữ hồ sơ dịch vụ kế toán không đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và trong thời hạn lưu trữ.
2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện lưu trữ hồ sơ dịch vụ kế toán theo quy định.
Như vậy, nếu không lưu trữ tài liệu kế toán an toàn, thận trọng doanh nghiệp sẽ chịu mức phạt lên tới 20.000.000 đồng.
Những giải pháp lưu trữ tài liệu kế toán hiệu quả nhất hiện nay
Tự xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán bằng Excel
Hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán trên Excel thường chỉ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ. Tuy ít tốn kém chi phí và có nhiều công thức tiện lợi trong việc tạo lập các báo cáo tài chính thống kê. Nhưng khi làm việc với Excel vì nhập công thức cũng như dữ liệu thủ công nên dễ sai sót, tốn nhiều thời gian xử lý, đặc biệt không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
Để thiết lập hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán chúng ta cần tuân thủ các bước sau:
- Thiết lập quy trình
Chúng ta có thể thiết lập quy trình quản lý dựa trên số lượng, quy mô, các loại hồ sơ, tài liệu kế toán hiện có. Trong bước này chú ý cần phải liệt kê rõ ràng danh mục các tài liệu hồ sơ kế toán theo phân loại đã nêu ở bước bên trên.
Quy trình này bao gồm việc thu thập tài liệu ra sao, cập nhật tên danh mục tài liệu mới trên Excel như thế nào, quy trình mượn trả và rà soát hồ sơ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ diễn ra theo quý hay theo tháng cùng các bước cụ thể.
Đặc biệt quy định rõ ràng với lượng tài liệu lớn nhân sự nào sẽ cùng nhau nhập liệu vào file, với lượng file tài liệu ít thì nhân sự nào phụ trách.
- Tạo lập danh mục tài liệu, hồ sơ kế toán
Doanh nghiệp có thể thiết lập danh mục dựa trên việc phân loại các khoản thu và khoản chi rõ ràng do phòng ban nào phụ trách. Tài liệu đã được xử lý xong chưa và thuộc phân loại tài liệu gì: hợp đồng mua bán, ký kết hợp tác, hợp đồng thanh toán lương,… Đặc biệt có thời gian cần lưu trữ để khi tài liệu hết hạn, doanh nghiệp có thể xóa bỏ, giải phóng dung lượng.
- Tạo các worksheet, các file lưu trữ khoa học
Để tạo được các worksheet hay các file hợp lý, doanh nghiệp cần thiết lập một sơ đồ cụ thể, phân loại rõ ràng tài liệu này cần những cột thông tin nào, lưu trữ tại thư mục nào,…
Mỗi một worksheet sẽ cần ghi chú chi tiết số thứ tự, thời gian nhập tài liệu, thời gian hết hạn lưu trữ, tình trạng xử lý và người phụ trách quản lý,… Sơ đồ cây với các nhánh cột hàng được ghi chú cụ thể, phân loại từ file con sẽ giúp doanh nghiệp từng bước giúp tạo lập một hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán khoa học, hạn chế rắc rối liên quan tới tìm kiếm, truy xuất thông tin sau này.
- Thiết lập công thức hỗ trợ quản lý hồ sơ, tài liệu
Các công thức, hàm trên Excel sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tạo mã tài liệu tự động cũng như tối giản một vài thao tác cho người quản lý. Các hàm như SUM, AVERAGE và COUNT, SUMIF, AVERAGEIF, COUNTIF, VLOOKUP và HLOOKUP,… được ứng dụng triệt để trong quá trình doanh nghiệp lưu trữ tài liệu kế toán bằng Excel.
Hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu kế toán tối ưu cho doanh nghiệp – DocEye
Hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu kế toán doanh nghiệp DocEye được phát triển bởi FSI – doanh nghiệp sở hữu hơn 16 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số. Hệ thống là giải pháp tối ưu hơn so với sử dụng Excel, phù hợp với doanh nghiệp quy mô từ nhỏ cho tới lớn với nhiều tính năng hỗ trợ tối đa cho người dùng trong việc lưu trữ tài liệu kế toán.
Giao diện dễ dàng sử dụng, bảo mật tốt
DocEye là phần mềm lưu trữ tài liệu kế toán được phát triển hoàn toàn bằng tiếng Việt nên rất dễ sử dụng, phù hợp với đa dạng đối tượng nhân viên trong doanh nghiệp. Nhân viên phụ trách chỉ cần vài thao tác là đồng bộ hàng loạt file, thư mục lên hệ thống, tiết kiệm thời gian làm việc.
Dù tạo lập kho lưu trữ với tính năng chia sẻ linh hoạt nhưng với cơ chế bảo mật đa lớp, thiết lập mật khẩu riêng cho từng người dùng, từng file cho tới từng thư mục tài liệu, nỗi lo về bảo mật sẽ được đánh bay tức thì.
Với những dữ liệu nhạy cảm cần bảo mật nghiêm ngặt hạn chế người xem thì ban lãnh đạo hoàn toàn có thể thiết lập quyền xem sửa xóa, tài liệu chi tiết với từng người dùng, từng nhóm người dùng và từng phòng ban. Khi cần DocEye hỗ trợ mượn trả ngay trên hệ thống. Nhân sự được xem tài liệu khi lãnh đạo phê duyệt. Tài liệu bị thu hồi tự động sau khoảng thời gian đã định.
Lưu trữ tài liệu kế toán khoa học, tiết kiệm chi phí
DocEye cho phép tạo lập loại tài liệu, phân loại linh hoạt trong các kho lưu trữ. Các loại tài liệu khác nhau như hợp đồng, báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán,… có thể được quản lý, thống kê chi tiết về số lượng bằng các biểu đồ trực quan, phù hợp với doanh nghiệp có lượng tài liệu kế toán lớn.
Ngoài ra, mỗi nhân viên cũng có thể thiết lập kho lưu trữ riêng phục vụ cho quá trình hoàn thiện đầu việc cá nhân, tối ưu hóa hiệu suất. DocEye có thể triển khai linh hoạt theo phương thức on-premise dựa vào cơ sở hạ tầng công nghệ trong doanh nghiệp hoặc lưu trữ trên Cloud tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể. Chi phí phụ thuộc vào số lượng người dùng vì vậy nên linh hoạt ứng dụng với đa dạng doanh nghiệp quy mô từ nhỏ tới lớn.
Dễ dàng tìm kiếm chỉ nhờ vài cú click chuột
Nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, DocEye cho phép tìm kiếm toàn văn một cách dễ dàng qua vài cú click chuột. Dù đang ở bất cứ địa điểm nào chỉ cần thiết bị kết nối Internet và tài khoản DocEye là nhân sự có thể sở hữu tài liệu mình cần chỉ nhờ một vài từ khóa có trong nội dung, tiêu đề tài liệu kế toán.
Nhờ vậy, công tác lưu trữ tài liệu kế toán được tối giản, dễ dàng quản lý, dễ dàng truy xuất tối ưu hơn gấp nhiều lần so với quản lý thông qua Excel.
Trên đây là những quy định cụ thể về lưu trữ tài liệu kế toán cũng như cách tạo lập hệ thống quản lý dành riêng cho doanh nghiệp Việt. Với cách thức quản lý hiện đại, tận dụng tối ưu công nghệ, bài toán lưu trữ tài liệu kế toán không còn là hòn đá tảng, ngáng đường phát triển của doanh nghiệp Việt. Liên hệ ngay với DocEye để được tư vấn miễn phí!
Có thể bạn quan tâm:
Khám phá phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp Việt
