Hồ sơ nhân sự là tài liệu quan trọng, chứa đựng nhiều thông tin cần thiết cho công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Để đảm bảo việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả và đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Hồ sơ nhân sự gồm những gì?
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động tại doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự thường bao gồm các giấy tờ sau:
- Sơ yếu lý lịch
- Chứng minh nhân dân, căn cước công dân
- Hộ khẩu
- Bằng cấp, chứng chỉ
- Hợp đồng lao động
- Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật,…
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,…
Tại sao cần đảm bảo đúng thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự tại doanh nghiệp?
Thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự là thời gian doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ nhân viên theo quy định của pháp luật. Việc đảm bảo lưu trữ hồ sơ nhân viên đúng thời hạn có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Tuân thủ quy định của pháp luật: Theo quy định của pháp luật Việt Nam, thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân viên đối với từng loại tài liệu được quy định rõ ràng. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ nhân sự theo đúng quy định để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Phục vụ cho công tác quản lý: Hồ sơ nhân sự là tài liệu quan trọng, chứa đựng nhiều thông tin cần thiết cho công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Lưu trữ hồ sơ nhân viên đúng, đủ thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp có đủ thông tin cần thiết để thực hiện các công tác tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật,…
- Phục vụ cho các mục đích khác: Ngoài việc phục vụ cho công tác quản lý, hồ sơ nhân sự cũng có thể được sử dụng cho các mục đích khác như nghiên cứu, thống kê,… Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lưu trữ hồ sơ nhân viên trong thời hạn dài hơn nếu có nhu cầu sử dụng cho các mục đích này.
Để đảm bảo luôn quản lý, cập nhật được thời hạn hồ sơ nhân viên bạn có thể đọc bài viết Hướng dẫn cách quản lý và thống kê hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Cập nhật thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân viên mới nhất dành cho doanh nghiệp
Theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Thông tư 09/2016/TT-BKHĐT quy định về bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự được quy định như sau:
- Hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức được lưu trữ vĩnh viễn.
- Hồ sơ nhân sự của người lao động bao gồm: sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, hồ sơ giải quyết nghỉ việc,… được lưu trữ 5 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động.
- Hồ sơ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp của người lao động được lưu trữ theo quy định của pháp luật về bảo hiểm.
- Hồ sơ về khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng, chuyển đổi công tác,… của người lao động được lưu trữ theo quy định của doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả và đúng thời hạn
Với hàng trăm, thậm chí hàng ngàn hồ sơ nhân viên cần quản lý và lưu trữ theo đúng thời hạn, chưa kể tới việc các quy định, luật về thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ được thay đổi, bổ sung trong tương lai, các phương pháp quản lý hồ sơ truyền thống và thủ công ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế.
Do đó, sự ra đời của các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chính là cứu cánh giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ hiệu quả và đúng thời hạn. Những phần mềm này có thường có các tính năng cơ bản bao gồm:
- Tạo lập, lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự một cách tập trung, khoa học, hệ thống
- Tự động nhắc nhở về thời hạn lưu trữ
- Cung cấp báo cáo thống kê về hồ sơ nhân sự
- Phân quyền truy cập và bảo mật thông tin hồ sơ nhân sự.
| Khám phá ngay: Hệ thống lưu trữ hồ sơ nhân sự Top 1 thị trường hiện nay tại đây. |
Trong số các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiện có trên thị trường, hệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình thông minh DocEye từ FSI là giải pháp được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.
Bên cạnh việc sở hữu đầy đủ các tính năng, ứng dụng cần thiết giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng thời hạn lưu trữ hồ sơ, DocEye còn có nhiều ưu điểm khác như công nghệ lõi tiên tiến OCR, OMR, giao diện thân thiện, dễ dùng, đồng thời, là sản phẩm đạt nhiều giải thưởng uy tín trong nước như Vietnam Digital Award 2019 và giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018.
Tổng kết lại, thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự là một quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ và thực hiện đúng. Việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên, điển hình như DocEye, sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ đúng thời hạn, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí so với cách làm thủ công.
