Sở hữu phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả để xây dựng một văn phòng không giấy giúp nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện hiệu suất kinh doanh là nhu cầu ngày một tăng cao của doanh nghiệp. Dưới đây là danh sách 10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay, doanh nghiệp có thể tham khảo để lựa chọn cho mình những phần mềm có tính ứng dụng tốt nhất theo nhu cầu và xu thế thị trường.
Hiện trạng quản lý tài liệu
Việc quản lý tài liệu trong các doanh nghiệp hiện nay đang đối mặt với nhiều thách thức phức tạp và nghiêm trọng, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và an toàn thông tin. Theo khảo sát của Tạp chí Quản lý nhà nước, nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, dẫn đến việc tài liệu bị thất lạc, hư hỏng và khó truy cập. Cụ thể:
- Nhiều đơn vị quản lý văn bản rời rạc, không có đầu mối giám sát dẫn đến thất thoát, không ai chịu trách nhiệm tìm kiếm
- Một số doanh nghiệp đã có nơi lưu trữ vật lý nhưng không phân loại, đánh số thứ tự hỗn loạn nên công tác tìm kiếm khó khăn, mất nhiều thời gian
- Việc điều chỉnh tài liệu không được theo dõi chặt chẽ, dễ phát sinh những tình huống mất an toàn thông tin, thiếu sự thống nhất giữa các bên liên quan
- Các bộ phận, phòng ban cần tìm tài liệu, không nắm biết hết được vị trí chính xác văn bản cần
Hậu quả của tình trạng trên khá nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, nghiên cứu từ AIIM (Association for Information and Image Management) cho biết có đến hơn 25% doanh nghiệp đã trải qua ít nhất một vụ vi phạm bảo mật thông tin trong năm qua, với chi phí trung bình lên đến 3,92 triệu USD mỗi vụ; 45% lãnh đạo doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát hiệu quả làm việc của nhân viên do việc quản lý tài liệu trên giấy tờ không phản ánh chính xác tình trạng kinh doanh và hiệu suất làm việc.
Bên cạnh đó, IDC (International Data Corporation) còn thống kê ra được các doanh nghiệp đã mất khoảng 6 tuần làm việc mỗi năm do tìm kiếm các tài liệu bị thất lạc hoặc không tổ chức tốt.
Rõ ràng, quản lý tài liệu luôn là nhiệm vụ khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất ở trong các cơ quan, tổ chức.
Tính năng cần có của một phần mềm quản lý tài liệu tốt
Cũng vì nhu cầu cực lớn trên, trong thời đại công nghệ số bùng nổ phần mềm quản lý tài liệu xứng đáng là vũ khí giúp doanh nghiệp không những lưu trữ mà còn quản lý tài liệu hiệu quả. Phần mềm quản lý tài liệu với chức năng chính giúp các tổ chức xử lý, chụp, lưu trữ, quản lý và theo dõi tài liệu đã sẽ là công cụ hữu ích không thể thiếu tại bất kỳ đơn vị nào.
Dưới đây là những tính năng chính và cần thiết của một phần mềm quản lý tài liệu tốt:
Đối với nhà quản lý:
- Kiểm soát, theo dõi toàn diện các loại tài liệu
- Phân quyền chặt chẽ tới các phòng ban, cá nhân liên quan
- Đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin cao
Đối với nhân viên:
- Truy cập, sử dụng, chia sẻ tài liệu dễ dàng
- Nhanh chóng tìm kiếm và sử dụng nhanh chóng
Review 9 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay
1. Phần mềm quản lý tài liệu DocEye
DocEye là phần mềm quản lý tài liệu hàng đầu hiện nay, được thiết kế để tối ưu hóa quá trình lưu trữ và truy xuất thông tin. DocEye cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp kho lưu trữ tài liệu điện tử tập trung trên phần mềm, hỗ trợ tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, chia sẻ linh hoạt, an toàn và hoàn toàn bảo mật.
Với giao diện thân thiện và tính năng bảo mật cao, DocEye hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng để thiết lập và quản lý kho tài liệu số dùng chung của mình.
Giao diện trực quan của phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ DocEye giúp người dùng dễ dàng sử dụng hơn
Tính năng nổi bật của DocEye
- Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ an toàn và không giới hạn: DocEye sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến để bảo vệ tài liệu. Lưu trữ và cập nhật mọi lịch sử phiên bản của tài liệu.
- Tìm kiếm thông minh: Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết chỉ trong vài giây. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng theo nhiều tiêu chí (Từ khoá, loại tài liệu, barcode).
- Quản lý truy cập: Phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu.
- Tích hợp dễ dàng: Tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Microsoft Office, Google Workspace.
- Thiết lập kho 3D trên hệ thống: Xây dựng kho 3D đối chiếu vị trí tài liệu trên kho điện tử với kho vật lý – Đây là điểm mà hiếm phần mềm quản lý tài liệu nào có được trên thị trường hiện nay.
- Thống kê mượn trả: Thống kê tình trạng mượn trả tài liệu theo trạng thái và mục đích sử dụng như mượn bản cứng, mượn copy, mượn đọc, mượn sao y.
- Tích hợp công nghệ AI, machine learning: bóc tách thông tin văn bản tự động và không giới hạn form biểu mẫu
- Công nghệ No-code cho phép kéo thả, tạo quy trình công việc dễ dàng, không phụ thuộc vào kỹ thuật.
Giao diện quản lý thông minh của DocEye
2. 1Office
Giải pháp 1Office quản lý tài liệu và dự án toàn diện, giúp doanh nghiệp tổ chức thông tin một cách khoa học
Tính năng nổi bật
- Quản lý và lưu trữ tài liệu: Cho phép quản lý, phân loại và lưu trữ tài liệu một cách khoa học và dễ dàng truy cập.
- Xây dựng quy trình xử lý văn bản: Thiết lập các quy trình xử lý văn bản linh hoạt, tích hợp các bước phát hành và ký số trực tiếp.
- Giao việc và theo dõi tiến độ: Tích hợp giao việc ngay trên luồng xử lý văn bản, theo dõi và nhắc nhở tự động tiến độ công việc.
- Bảo mật cao: Đảm bảo an toàn thông tin với tính năng phân quyền chặt chẽ và ký số.
Nhược điểm
- Giới hạn tính năng: So với các phần mềm quản lý văn bản cao cấp khác, 1Office có thể thiếu một số tính năng nâng cao. Người dùng có nhu cầu phức tạp có thể cảm thấy bị giới hạn bởi các chức năng cơ bản mà 1Office cung cấp.
- Chi phí: Chi phí sử dụng có thể cao đối với doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt khi yêu cầu các tính năng nâng cao.
3. Base
Phần mềm quản lý văn bản của Base – một phần mềm thuộc hệ sinh thái nhà Base, chuyên về quản lý tài liệu điện tử.
Tính năng nổi bật
- Quản lý các hồ sơ của cá nhân, phòng ban, tổ chức tập trung trên 1 hệ thống
- Chức năng tìm kiếm theo từ khóa và tìm kiếm nâng cao theo bộ lọc giúp tra cứu tài liệu nhanh chóng, dễ dàng
- Bảo mật thông tin hồ sơ bằng cách phân quyền truy cập, đặt mật khẩu và lưu lịch sử chỉnh sửa hồ sơ
- Tăng cường khả năng cộng tác giữa các phòng ban với tính năng chia sẻ, phân quyền chỉnh sửa linh hoạt
Nhược điểm
- Chưa tích hợp các phân hệ khác nhau trong cùng một phần mềm duy nhất. Việc mở rộng tính năng để kết hợp với các phần mềm khác của Base có thể khiến quá trình thao tác lâu hơn so với dùng giải pháp all-in-one ngay từ đầu
- Chưa phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ
- Chưa việt hóa hoàn toàn, vẫn sử dụng xen lẫn khá nhiều từ tiếng Anh, gây khó hiểu cho người dùng.
5. Google Drive
Google Drive không chỉ là dịch vụ lưu trữ đám mây mà còn là công cụ quản lý tài liệu hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân.
Google Drive cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây giúp người dùng quản lý tài liệu tiện lợi.
Tính năng nổi bật
- Dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, dễ thao tác.
- Chia sẻ và cộng tác: Dễ dàng chia sẻ tài liệu và làm việc nhóm.
- Tích hợp với Google Workspace: Tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác của Google.
Nhược điểm
- Bảo mật dữ liệu: Mặc dù Google có các biện pháp bảo mật tốt, nhưng vẫn có rủi ro về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu khi sử dụng dịch vụ đám mây.
- Tính năng giới hạn: Không cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý tài liệu chuyên nghiệp như các phần mềm khác và không tích hợp được với hệ thống quy trình của doanh nghiệp để vận hành tổng thể
- Chi phí: Cao
6. SharePoint
Microsoft SharePoint là một trong những phần mềm quản lý tài liệu phổ biến, được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng nhờ tính năng phong phú và khả năng tích hợp cao.
SharePoint cung cấp giải pháp quản lý tài liệu toàn diện.
Tính năng nổi bật
- Tích hợp Office 365: Tích hợp hoàn hảo với bộ Office 365 của Microsoft.
- Quản lý dự án: Tính năng quản lý dự án giúp phối hợp và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng.
- Bảo mật và tuân thủ: Cung cấp các công cụ bảo mật và tuân thủ quy định chặt chẽ.
Nhược điểm
- Chi phí bảo trì: Chi phí bảo trì và vận hành SharePoint khá cao, đặc biệt khi tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft.
- Độ phức tạp: SharePoint có giao diện và hệ thống phức tạp, đòi hỏi người dùng có kiến thức chuyên sâu về IT.
- Thời gian triển khai: Thời gian triển khai và cài đặt ban đầu khá dài và đòi hỏi nhiều nguồn lực.
7. Dropbox Business
Dropbox Business cung cấp giải pháp lưu trữ và quản lý tài liệu với tính năng bảo mật và cộng tác mạnh mẽ.
Dropbox Business với tính năng bảo mật và cộng tác mạnh mẽ.
Tính năng nổi bật
- Lưu trữ an toàn: Dữ liệu được mã hóa và bảo vệ nghiêm ngặt.
- Cộng tác dễ dàng: Chia sẻ và làm việc nhóm một cách linh hoạt.
- Quản lý quyền truy cập: Kiểm soát ai có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu.
Nhược điểm
- Giá thành cao: Chi phí sử dụng dịch vụ Dropbox Business cao hơn so với nhiều giải pháp khác.
- Giới hạn tính năng: Một số tính năng nâng cao chỉ có sẵn ở các gói dịch vụ cao cấp.
- Bảo mật: Mặc dù Dropbox đã cải thiện bảo mật, nhưng vẫn có các vụ vi phạm dữ liệu trong quá khứ gây lo ngại về bảo mật.
8. OpenText
OpenText là giải pháp quản lý tài liệu dành cho các doanh nghiệp lớn với nhu cầu quản lý thông tin phức tạp.
OpenText với các tính năng quản lý tài liệu phức tạp và bảo mật cao.
Tính năng nổi bật
- Quản lý thông tin: Cung cấp các công cụ quản lý thông tin doanh nghiệp toàn diện.
- Bảo mật và tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các quy định và bảo mật thông tin.
- Tích hợp linh hoạt: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý khác.
Nhược điểm
- Chi phí cao: OpenText có chi phí bản quyền và dịch vụ rất cao, phù hợp chủ yếu với các doanh nghiệp lớn.
- Đào tạo và triển khai: Yêu cầu đào tạo và triển khai phức tạp, đòi hỏi nguồn lực và thời gian lớn.
- Phức tạp: Giao diện và hệ thống phức tạp, cần thời gian để làm quen và sử dụng hiệu quả.
9. eFileCabinet
eFileCabinet cung cấp giải pháp quản lý tài liệu với giao diện thân thiện và nhiều tính năng hữu ích.
eFileCabinet với giao diện thân thiện và tính năng hữu ích.
Tính năng nổi bật
- Quản lý tài liệu: Lưu trữ, quản lý và truy xuất tài liệu dễ dàng.
- Tích hợp đa dạng: Tích hợp với nhiều ứng dụng văn phòng khác nhau.
- Bảo mật cao: Đảm bảo an toàn thông tin với các tính năng bảo mật.
Nhược điểm
- Tính năng hạn chế: Thiếu các tính năng nâng cao so với các phần mềm quản lý tài liệu khác.
- Bảo mật: Một số người dùng báo cáo về các vấn đề bảo mật và quyền riêng tư.
- Giao diện: Giao diện người dùng chưa tối ưu và khó sử dụng đối với một số người.
Kết luận
Việc lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp sẽ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Việc lựa chọn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, loại tài liệu cần quản lý, ngân sách và các tính năng cụ thể mà doanh nghiệp cần… Doanh nghiệp hãy xem xét kỹ lưỡng để tìm ra giải pháp tốt nhất phù hợp với mục đích và nhu cầu của mình. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn 1-1 và demo trải nghiệm phần mềm quản lý tài liệu DocEye, vui lòng để thông tin tại: https://doceye.vn/lien-he/
