Cloud đang là xu hướng tất yếu trong chuyển đổi số, mang đến sự linh hoạt và tiện lợi trong quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp lớn vẫn lựa chọn lưu trữ On-Premise – mô hình cho phép họ toàn quyền kiểm soát, bảo mật dữ liệu nội bộ và tuân thủ chặt chẽ quy định pháp lý. Vậy điều gì khiến On-Premise vẫn được tin chọn giữa thời đại “lên mây”? Cùng Doceye tìm hiểu lý do vì sao đây lại là giải pháp lưu trữ phù hợp và an toàn cho doanh nghiệp Việt.
Thực trạng quản lý tài liệu và những thách thức về bảo mật trong doanh nghiệp Việt
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các doanh nghiệp Việt đang phải đối mặt với khối lượng dữ liệu và hồ sơ tăng trưởng theo cấp số nhân. Tuy nhiên, cách thức quản lý tài liệu ở nhiều tổ chức vẫn còn manh mún và thiếu đồng bộ.
Tìm hiểu thêm về chuyển đổi số tại: https://fsivietnam.com.vn/chuyen-doi-so-la-gi/
Theo Báo cáo “Digital Transformation in Vietnam 2024” của Bộ Thông tin & Truyền thông, có tới 67% doanh nghiệp thừa nhận thách thức lớn nhất trong hành trình số hóa hiện nay là “quản lý và bảo mật dữ liệu nội bộ”. Con số này phản ánh thực trạng đáng lo ngại khi dữ liệu – tài sản quan trọng bậc nhất – lại chưa được quản trị một cách toàn diện và an toàn.
Trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn đang duy trì mô hình lưu trữ truyền thống bằng file server nội bộ, ổ cứng cá nhân hoặc tận dụng dịch vụ cloud công cộng như Google Drive, OneDrive để chia sẻ hồ sơ. Cách làm này giúp tiết kiệm chi phí ban đầu nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro trong quản trị dài hạn.
Hậu quả là dữ liệu dễ bị thất lạc, rò rỉ khi có biến động nhân sự hoặc bị tấn công mạng. Nhiều đơn vị còn gặp khó khăn khi phải đáp ứng các quy định nghiêm ngặt về bảo mật thông tin theo yêu cầu của nhà nước, đặc biệt trong các ngành như tài chính, y tế hay khu vực công.
Trước thực trạng đó, việc chủ động quản lý tài liệu thông qua hệ thống lưu trữ On-Premise đang được xem là hướng đi hiệu quả. Đây không chỉ là giải pháp giúp doanh nghiệp tăng cường kiểm soát và đảm bảo an toàn dữ liệu nội bộ, mà còn là bước chuẩn bị vững chắc để đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật trong quá trình chuyển đổi số toàn diện.
On-Premise – giải pháp quản lý tài liệu chủ động và an toàn
Hiểu đúng về hệ thống lưu trữ On-Premise là gì?
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, On-Premise thường được dùng để mô tả mô hình triển khai và quản lý hệ thống CNTT – bao gồm phần mềm, dữ liệu và hạ tầng máy chủ – ngay trên nền tảng vật lý thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Thay vì gửi dữ liệu lên dịch vụ đám mây do bên thứ ba cung cấp, các phần mềm sẽ được mua bản quyền và cài đặt trực tiếp trên hạ tầng nội bộ như máy chủ (server) hoặc trung tâm dữ liệu của tổ chức.
So với mô hình lưu trữ Off- Premise (thường thông qua dịch vụ đám mây), hệ thống On- Premise cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình lưu trữ và truy cập dữ liệu trong phạm vi nội bộ, đảm bảo tính bảo mật và ổn định cao hơn. Người dùng nội bộ có thể truy cập hệ thống thông qua máy tính để bàn, laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, tùy theo chính sách quản lý truy cập mà doanh nghiệp thiết lập.
Tóm lại, ba đặc trưng cốt lõi của mô hình On- Premise gồm:
- Phần mềm được cài đặt và vận hành trực tiếp trên máy chủ nội bộ.
- Doanh nghiệp nắm toàn quyền quản trị, kiểm soát và bảo vệ dữ liệu.
- Người dùng truy cập thông qua thiết bị nội bộ hoặc được cấp quyền từ hệ thống của doanh nghiệp.
So sánh hệ thống lưu trữ On- Premise và Off- Premise: Lựa chọn nào tối ưu cho doanh nghiệp Việt?
Trong bối cảnh dữ liệu doanh nghiệp ngày càng gia tăng, việc lựa chọn mô hình lưu trữ và quản lý tài liệu phù hợp trở nên vô cùng quan trọng. Hai hình thức phổ biến hiện nay là On- Premise (hệ thống lưu trữ tại chỗ) và Off- Premise (lưu trữ bên ngoài, thường thông qua nhà cung cấp dịch vụ đám mây). Mỗi mô hình mang lại những lợi thế và hạn chế riêng về bảo mật, chi phí, khả năng kiểm soát và mở rộng hệ thống như sau:
| Yếu tố | On- Premise | Off- Premise |
| Vị trí vận hành | Hạ tầng đặt ngay tại doanh nghiệp, được quản lý và vận hành bởi chính đội ngũ nội bộ. | Hạ tầng đặt tại trung tâm dữ liệu (Data Center) của bên thứ ba hoặc nhà cung cấp dịch vụ. |
| Quyền kiểm soát | Doanh nghiệp toàn quyền sở hữu, quản lý và kiểm soát dữ liệu, hệ thống và bảo mật. | Doanh nghiệp phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ để vận hành, bảo trì và kiểm soát hạ tầng. |
| Chi phí đầu tư | Cần đầu tư ban đầu lớn cho thiết bị, phần mềm, bảo trì và nhân sự kỹ thuật. | Trả phí linh hoạt theo mức sử dụng (pay-as-you-go), giảm chi phí đầu tư ban đầu. |
| Khả năng mở rộng | Mở rộng hạ tầng đòi hỏi thêm thời gian, chi phí và nguồn lực nội bộ. | Dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp tài nguyên nhanh chóng theo nhu cầu sử dụng. |
| Bảo mật dữ liệu | Toàn quyền quản lý và chịu trách nhiệm về an ninh, tuân thủ các quy định bảo mật nội bộ và nhà nước. | Phụ thuộc vào tiêu chuẩn bảo mật của nhà cung cấp, thường có chứng chỉ an toàn (ISO, SOC, GDPR…). |
| Khả năng truy cập | Chỉ có thể truy cập qua mạng nội bộ hoặc VPN bảo mật. | Có thể truy cập từ xa qua Internet, tiện lợi cho mô hình làm việc linh hoạt. |
| Thời gian triển khai | Mất thời gian thiết lập, cài đặt và kiểm thử trước khi vận hành. | Triển khai nhanh do đã có sẵn cơ sở hạ tầng và nền tảng của nhà cung cấp. |
| Phù hợp với doanh nghiệp | Doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật, dữ liệu nhạy cảm (tài chính, chính phủ, y tế…). | Doanh nghiệp cần linh hoạt, tối ưu chi phí, ưu tiên tốc độ triển khai và khả năng truy cập mọi nơi |
Từ sự so sánh trên, chúng ta có thể thấy việc lựa chọn mô hình lưu trữ không chỉ là bài toán công nghệ mà còn là chiến lược quản trị dữ liệu dài hạn của doanh nghiệp. Với đặc thù cần bảo mật hồ sơ nội bộ, nhiều doanh nghiệp Việt đang chuyển hướng từ lưu trữ Off-Premise sang mô hình On-Premise để chủ động hơn trong việc quản lý tài liệu và dữ liệu khách hàng
Lợi ích của việc chủ động quản lý tài liệu bằng hệ thống lưu trữ On- Premise
Ngày nay, hệ thống lưu trữ On-Premise mang đến một loạt lợi ích thiết thực, từ kiểm soát dữ liệu, tối ưu hiệu suất, cho đến tuân thủ pháp lý và bảo mật thông tin.
Chủ động kiểm soát toàn bộ dữ liệu và hạ tầng
- Toàn bộ máy chủ và hạ tầng lưu trữ được đặt trong doanh nghiệp, cho phép quản lý chặt chẽ vị trí, quyền truy cập và quy trình vận hành. Điều này giúp tổ chức chủ động trong việc phân quyền, sao lưu, phục hồi dữ liệu, phù hợp với các đơn vị có yêu cầu cao về an ninh như ngân hàng, tài chính hay cơ quan nhà nước.
Đáp ứng chặt chẽ quy định pháp lý
- Lưu trữ dữ liệu trong nước giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh tuân thủ các quy định về bảo mật và quản lý thông tin cá nhân theo Nghị định 53/2022/NĐ-CP. Đồng thời, giảm thiểu rủi ro khi dữ liệu người dùng Việt bị đặt hoặc xử lý tại máy chủ nước ngoài.
Tăng cường bảo mật và giảm thiểu rủi ro truy cập trái phép
- Không phụ thuộc vào bên thứ ba, dữ liệu trong mô hình On-Premise được bảo vệ bằng nhiều lớp an ninh — từ vật lý (kiểm soát khu vực máy chủ) đến kỹ thuật (mã hóa, tường lửa, giám sát truy cập). Nhờ vậy, rủi ro rò rỉ, tấn công mạng hoặc thất thoát dữ liệu được giảm thiểu tối đa.
Linh hoạt tùy chỉnh và tích hợp dễ dàng
- Doanh nghiệp có thể chủ động cấu hình hệ thống, dung lượng và các tính năng bảo mật phù hợp với nhu cầu. Hệ thống On-Premise cũng dễ dàng tích hợp với các nền tảng khác như DMS, ERP, CRM – giúp dòng chảy dữ liệu nội bộ được thống nhất và hiệu quả hơn.
Hiệu suất ổn định, tối ưu vận hành
- Với việc lưu trữ và xử lý ngay tại hạ tầng nội bộ, hệ thống đạt tốc độ truy cập nhanh, ổn định và ít bị gián đoạn bởi kết nối Internet hay sự cố máy chủ nước ngoài. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục, đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm người dùng nội bộ.
Những lợi ích này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn dữ liệu, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược quản lý hồ sơ thông minh trong kỷ nguyên chuyển đổi số
Hạn chế của việc quản lý tài liệu bằng hệ thống lưu trữ On- Premise
Bên cạnh ưu điểm về quyền kiểm soát và bảo mật, việc lưu trữ tài liệu bằng hệ thống On-Premise cũng tồn tại một số hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi triển khai.
Chi phí đầu tư và vận hành cao
Khi sử dụng hệ thống lưu trữ ON- Premise, doanh nghiệp cần phải chi trả cho toàn bộ hạ tầng phần cứng, bản quyền phần mềm, nhân sự kỹ thuật và bảo trì hệ thống. Đây là khoản đầu tư ban đầu lớn, đặc biệt đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ có ngân sách CNTT hạn chế.
Thời gian triển khai dài và yêu cầu nhân sự chuyên môn cao
Hệ thống lưu trữ On-Premise đòi hỏi quy trình thiết lập phức tạp, bao gồm cài đặt, kiểm thử, phân quyền và đào tạo người dùng. Do đó, thời gian đưa vào vận hành thường lâu hơn so với giải pháp đám mây (cloud).
Hạn chế trong mở rộng và truy cập linh hoạt
Khi quy mô dữ liệu tăng, việc mở rộng hạ tầng đòi hỏi thêm thiết bị, không gian lưu trữ và chi phí bảo trì. Ngoài ra, người dùng chỉ có thể truy cập qua mạng nội bộ hoặc VPN, gây khó khăn khi làm việc từ xa.
Nguy cơ gián đoạn nếu không duy trì hệ thống tốt
Toàn bộ trách nhiệm bảo trì, sao lưu và khắc phục sự cố nằm trong tay doanh nghiệp. Nếu thiếu đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu, rủi ro gián đoạn dịch vụ hoặc mất dữ liệu có thể xảy ra.
Các bước triển khai hệ thống lưu trữ On-Premise hiệu quả
Từ nội dung trên, có thể thấy rằng hệ thống lưu trữ On- Premise vừa mang lại nhiều lợi ích vừa tồn tại một số hạn chế. Việc chuyển đổi từ mô hình lưu trữ truyền thống sang hệ thống On-Premise không chỉ là đầu tư công nghệ, mà còn là quá trình tái cấu trúc cách doanh nghiệp quản lý, khai thác và bảo vệ dữ liệu. Như vậy, để triển khai thành công, doanh nghiệp cần có chiến lược bài bản và từng bước rõ ràng.
Bước 1: Đánh giá hiện trạng và nhu cầu quản lý tài liệu
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần rà soát quy mô dữ liệu hiện có, phương thức lưu trữ đang sử dụng và các vấn đề tồn tại như trùng lặp, thất lạc hay thiếu phân quyền. Việc đánh giá này giúp xác định rõ mục tiêu triển khai và dung lượng hạ tầng cần đầu tư, tránh lãng phí nguồn lực.
Bước 2: Xác định quy trình lưu trữ – phê duyệt – truy cập dữ liệu
Hệ thống On-Premise chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi được thiết kế phù hợp với quy trình nội bộ. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chuẩn cho việc tạo lập, phê duyệt, chia sẻ và lưu trữ hồ sơ – đảm bảo tính minh bạch, phân quyền rõ ràng, dễ truy vết khi cần kiểm tra hoặc kiểm toán.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp uy tín
Đây là bước then chốt quyết định đến độ ổn định và an toàn của hệ thống. Doanh nghiệp nên ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm triển khai hạ tầng lưu trữ, am hiểu quy định bảo mật Việt Nam và có khả năng tùy chỉnh giải pháp theo nhu cầu đặc thù. Một nhà cung cấp uy tín không chỉ bán phần mềm mà còn đóng vai trò đồng hành tư vấn chiến lược dài hạn.
Bước 4: Đào tạo nhân viên và thiết lập chính sách bảo mật nội bộ
Bảo mật dữ liệu không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn nằm ở nhận thức của người dùng. Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo cho nhân sự về quy trình sử dụng hệ thống, nhận diện rủi ro an ninh và tuân thủ quy định chia sẻ dữ liệu. Đồng thời, ban hành chính sách bảo mật nội bộ rõ ràng về quyền truy cập, sao lưu và xử lý sự cố.
Bước 5: Theo dõi, đánh giá và tối ưu hệ thống
Sau khi triển khai, việc vận hành cần được giám sát định kỳ để phát hiện sớm các sự cố, lỗ hổng bảo mật hoặc nhu cầu mở rộng dung lượng. Doanh nghiệp có thể áp dụng các công cụ giám sát tự động, báo cáo hiệu suất và cập nhật bản vá bảo mật để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định, an toàn và phù hợp với tốc độ tăng trưởng dữ liệu.
Doceye – Giải pháp lưu trữ On-Premise an toàn, hiệu quả
Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt ngày càng đề cao tính chủ động và an toàn trong quản lý dữ liệu, Doceye cung cấp giải pháp lưu trữ On-Premise giúp tổ chức kiểm soát toàn bộ vòng đời tài liệu — từ tạo lập, phê duyệt, lưu trữ đến truy xuất — trên hạ tầng nội bộ riêng biệt.
Khác với các nền tảng lưu trữ phụ thuộc đám mây, hệ thống On-Premise được Doceye triển khai trực tiếp tại trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp, đảm bảo:
- Toàn quyền kiểm soát và bảo mật dữ liệu nội bộ – mọi tài liệu, hồ sơ đều được lưu giữ và xử lý trong phạm vi hạ tầng của tổ chức.
- Tùy chỉnh linh hoạt theo mô hình vận hành thực tế – Doceye cho phép cấu hình dung lượng, phân quyền truy cập, luồng phê duyệt và chính sách bảo mật theo đặc thù từng đơn vị.
- Tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý của Việt Nam – đặc biệt là Nghị định 53/2022/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định lưu trữ dữ liệu trong nước.
- Kết nối mở với các hệ thống khác như ERP, CRM, DMS – tạo dòng chảy dữ liệu thống nhất, giảm rủi ro thất lạc và nâng cao hiệu suất làm việc nội bộ.
Với đội ngũ kỹ sư có kinh nghiệm triển khai tại hàng trăm cơ quan nhà nước và doanh nghiệp lớn, Doceye cam kết đồng hành từ khâu tư vấn, thiết kế đến bảo trì, giúp tổ chức xây dựng nền tảng lưu trữ an toàn, ổn định và tối ưu chi phí dài hạn.
Khám phá thêm tại doceye.vn để bắt đầu hành trình quản lý tài liệu chủ động, an toàn và hiệu quả hơn.
Kết luận: Lựa chọn đúng để chủ động quản lý tài liệu an toàn và hiệu quả
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng sâu rộng, dữ liệu trở thành tài sản chiến lược của mọi tổ chức. Việc lựa chọn mô hình lưu trữ phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành, mà còn quyết định khả năng bảo vệ và khai thác giá trị dữ liệu lâu dài. Chủ động quản lý hạ tầng dữ liệu không đơn thuần là một lựa chọn kỹ thuật — đó là bước đi chiến lược, giúp doanh nghiệp củng cố nền tảng an toàn thông tin, tối ưu vận hành, và tạo dựng niềm tin với khách hàng, đối tác. Và On- Premise chính là lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp ưu tiên sự bảo mật, chủ động và ổn định.
