Phòng kinh doanh lưu hợp đồng theo tên khách hàng. Phòng pháp chế lại xếp theo loại hợp đồng. Nhóm dự án tạo thêm một thư mục riêng theo năm triển khai. Cùng một hồ sơ có thể xuất hiện ở ba nơi, nhưng khi cần bản chính thức, người tìm vẫn phải hỏi nhau xem nên mở thư mục nào trước.
Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp thiếu chỗ lưu. Điểm khó là chưa có một nguyên tắc phân loại đủ rõ để người khác cũng tìm được hồ sơ theo cùng một cách. Khi số lượng tài liệu tăng, cách sắp xếp dựa vào thói quen cá nhân rất dễ tạo bản trùng, thư mục chồng chéo và khó bàn giao.
Vậy lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp nên phân loại theo phòng ban, dự án hay thời gian? Bài viết sẽ so sánh từng cách tổ chức, xác định loại hồ sơ nào phù hợp với tiêu chí nào, xây cấu trúc dễ tìm và tránh lưu trùng. Bài viết cũng chỉ ra những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đến lúc chuyển từ thư mục dùng chung sang hệ thống lưu trữ hồ sơ tập trung như DocEye.
Tóm tắt nhanh
- Không có một cách phân loại phù hợp với mọi hồ sơ. Tiêu chí chính nên dựa vào cách người dùng thường tìm lại tài liệu.
- Phân loại theo phòng ban phù hợp khi trách nhiệm quản lý ổn định; theo dự án phù hợp với công việc có điểm bắt đầu và kết thúc rõ.
- Phân loại theo thời gian hữu ích với hồ sơ phát sinh theo kỳ, nhưng không nên là tiêu chí duy nhất nếu người dùng thường nhớ khách hàng hoặc loại hồ sơ trước.
- Các loại hồ sơ lưu trữ có thể cần cấu trúc khác nhau. Hồ sơ nhân sự, kế toán, hợp đồng và dự án không nhất thiết dùng chung một cây thư mục.
- Khi số lượng hồ sơ và người dùng tăng, một hệ thống lưu trữ hồ sơ như DocEye có thể giúp giữ một bản chính thức nhưng cho phép tìm theo nhiều thông tin khác nhau.
Lưu trữ hồ sơ hiệu quả bắt đầu từ cách người dùng sẽ tìm lại
Một kho hồ sơ nhìn gọn chưa chắc đã dễ dùng. Lưu trữ hồ sơ tốt phải giúp cả người không trực tiếp tạo tài liệu vẫn biết nên tìm ở đâu. Trước khi tạo thêm thư mục, hãy hỏi: sau sáu tháng, người dùng sẽ nhớ thông tin nào trước khi tìm hồ sơ?
Có người nhớ tên khách hàng, có người nhớ dự án. Kế toán có thể nhớ kỳ phát sinh, còn pháp chế thường bắt đầu từ loại hợp đồng. Khi lưu trữ hồ sơ không bám vào cách tra cứu thực tế, người dùng dễ phải mở nhiều tầng thư mục hoặc hỏi người tạo tài liệu.
Cách lưu trữ hồ sơ hiệu quả không nằm ở việc tạo càng nhiều tầng càng tốt. Mục tiêu là chọn một tiêu chí chính đủ ổn định, sau đó bổ sung thông tin giúp nhận diện và tìm lại. Khi nguyên tắc lưu trữ hồ sơ đủ rõ, việc bàn giao cũng ít phụ thuộc vào thói quen của từng người.
Đọc thêm: Những lỗi quản lý tài liệu doanh nghiệp dễ gặp và cách khắc phục
4 cách phân loại hồ sơ lưu trữ phổ biến và trường hợp nên dùng
Ba cách được nhắc nhiều nhất là theo phòng ban, dự án và thời gian. Tuy nhiên, trong thực tế doanh nghiệp còn thường phân loại theo loại hồ sơ hoặc nghiệp vụ. Mỗi cách có ưu điểm riêng và phù hợp với một kiểu sử dụng khác nhau.
1. Theo phòng ban: dễ xác định trách nhiệm quản lý
Phân loại theo phòng ban phù hợp khi trách nhiệm tạo lập và quản lý hồ sơ gắn khá rõ với từng bộ phận. Ví dụ, hồ sơ tuyển dụng chủ yếu do nhân sự phụ trách; hồ sơ thanh toán do kế toán theo dõi; văn bản điều hành do hành chính quản lý.
Ưu điểm là dễ xác định đầu mối chịu trách nhiệm. Với lưu trữ hồ sơ theo phòng ban, người mới cũng có thể dựa vào cơ cấu tổ chức để tìm đúng khu vực tài liệu.
Điểm cần lưu ý là nhiều hồ sơ đi qua nhiều phòng ban. Một hợp đồng có thể do kinh doanh tạo, pháp chế rà soát và kế toán dùng để thanh toán. Nếu mỗi nơi giữ một bản riêng, cách lưu trữ hồ sơ này dễ làm phát sinh nhiều bản giống nhau.
2. Theo dự án hoặc khách hàng: giữ được bối cảnh công việc
Phân loại theo dự án hoặc khách hàng phù hợp khi công việc được tổ chức quanh một đối tượng cụ thể. Hồ sơ đấu thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, tài liệu kỹ thuật và trao đổi có thể được gom theo từng dự án để người thực hiện nhìn thấy toàn bộ bối cảnh.
Cách lưu trữ hồ sơ theo dự án đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp tư vấn, xây dựng, triển khai công nghệ hoặc các nhóm làm việc theo từng công trình, hợp đồng hay khách hàng.
Sau khi dự án kết thúc, doanh nghiệp vẫn cần quy định rõ tài liệu nào được tiếp nhận vào kho, ai chịu trách nhiệm và thời gian cần giữ. Nếu thiếu bước này, lưu trữ hồ sơ theo dự án dễ để lại nhiều bản trung gian sau khi công việc đã khép lại.
3. Theo thời gian: phù hợp với hồ sơ phát sinh theo kỳ
Phân loại theo thời gian phù hợp với hồ sơ phát sinh đều theo ngày, tháng, quý hoặc năm. Báo cáo định kỳ, chứng từ kế toán và một số nhóm văn bản thường có nhu cầu tra cứu theo kỳ.
Ưu điểm là dễ sắp xếp và theo dõi khối lượng theo kỳ. Tuy nhiên, lưu trữ hồ sơ theo thời gian sẽ kém thuận tiện nếu người dùng nhớ khách hàng hoặc loại tài liệu nhưng không nhớ chính xác thời điểm phát sinh.
Thời gian thường nên là một lớp phân loại bổ sung. Ví dụ, thay vì chỉ có “2026 → Tháng 9”, doanh nghiệp có thể đi theo “Hợp đồng → Khách hàng → 2026” hoặc “Kế toán → Chứng từ thanh toán → 2026 → Tháng 9”.
4. Theo loại hồ sơ hoặc nghiệp vụ: bền khi nhân sự thay đổi
Phân loại theo loại hồ sơ hoặc nghiệp vụ thường ổn định hơn khi người phụ trách thay đổi. Các nhóm như hợp đồng, hồ sơ nhân sự, chứng từ, biên bản, hồ sơ dự án hay văn bản nội bộ vẫn có ý nghĩa rõ ràng trong hoạt động lưu trữ hồ sơ.
Cách này phù hợp khi doanh nghiệp muốn xây một cấu trúc thống nhất cho nhiều phòng ban. Sau lớp loại hồ sơ, có thể chia tiếp theo khách hàng, dự án hoặc thời gian tùy nhu cầu.
Điểm quan trọng là không tạo quá nhiều loại gần giống nhau. Nếu “hợp đồng dịch vụ”, “hợp đồng khách hàng” và “hợp đồng kinh doanh” thực tế cùng một nhóm, việc chia quá nhỏ sẽ khiến người dùng phân vân ngay từ lúc lưu.
| Cách phân loại | Phù hợp khi | Ưu điểm | Điểm cần lưu ý |
| Theo phòng ban | Trách nhiệm quản lý rõ | Dễ xác định đầu mối | Khó với hồ sơ liên phòng ban |
| Theo dự án/khách hàng | Công việc xoay quanh một đối tượng | Giữ đủ bối cảnh | Cần xử lý rõ khi dự án kết thúc |
| Theo thời gian | Hồ sơ phát sinh theo kỳ | Dễ theo dõi theo năm/tháng | Khó tìm nếu không nhớ thời điểm |
| Theo loại hồ sơ | Nhiều phòng dùng chung | Ổn định khi nhân sự thay đổi | Cần tránh chia loại quá nhỏ |
Xem thêm: Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO cho doanh nghiệp
Các loại hồ sơ lưu trữ khác nhau nên ưu tiên cách phân loại nào?
Sau khi hiểu ưu và nhược điểm của từng cách, doanh nghiệp có thể chọn trục chính theo đặc điểm của từng nhóm hồ sơ. Không cần ép mọi bộ phận dùng cùng một thứ tự thư mục nếu cách sử dụng tài liệu khác nhau.
| Nhóm hồ sơ | Tiêu chí chính gợi ý | Lớp phân loại tiếp theo | Lý do |
| Hồ sơ nhân sự | Theo mã hoặc tên nhân sự | Loại hồ sơ → thời gian | Người dùng thường cần xem trọn hồ sơ của một nhân sự trước. |
| Hợp đồng | Theo loại hợp đồng hoặc khách hàng | Năm → trạng thái | Cần phân biệt rõ bản đang xử lý, bản đã ký và hồ sơ liên quan. |
| Hồ sơ kế toán | Theo nghiệp vụ | Năm/tháng → số chứng từ | Thời gian có giá trị tra cứu cao nhưng vẫn cần tách rõ từng nhóm chứng từ. |
| Hồ sơ dự án | Theo dự án | Loại hồ sơ → giai đoạn/thời gian | Người dùng thường tìm theo bối cảnh dự án trước. |
| Văn bản nội bộ | Theo loại văn bản hoặc bộ phận | Năm → số văn bản | Cần cấu trúc dễ dùng khi nhân sự thay đổi. |
Bảng trên là gợi ý để bắt đầu, không phải mẫu bắt buộc. Khi xây cách lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp nên chọn một nhóm tài liệu thật và quan sát người dùng thường dựa vào thông tin nào để tìm lại.
Với hồ sơ có yêu cầu lưu giữ theo thời hạn, việc phân loại cũng cần đi cùng quy định về thời gian bảo quản và cách xử lý khi hết hạn. Không nên tự đặt thời hạn chỉ để làm kho gọn hơn.
Xem thêm: Mọi điều cần biết về thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp
Cách thiết kế cấu trúc lưu trữ hồ sơ hiệu quả
Khi đã chọn được tiêu chí chính, lưu trữ hồ sơ cần thêm một quy ước rõ về nơi giữ bản được sử dụng làm căn cứ. Các thông tin như phòng ban, dự án hay thời gian nên hỗ trợ nhận diện và tra cứu, thay vì trở thành lý do để sao chép cùng một tài liệu sang nhiều nơi.
1. Xác định một nơi lưu bản chính thức
Hợp đồng đã ký, biên bản đã ban hành hoặc hồ sơ đã hoàn tất cần có nơi lưu được thống nhất. Bản gửi qua thư điện tử hay bản tải về máy cá nhân chỉ nên phục vụ công việc tạm thời.
2. Không dùng tên người phụ trách làm tầng chính
Tên người có thể hữu ích trong một giai đoạn, nhưng dễ trở nên khó hiểu khi người phụ trách thay đổi. Cấu trúc lưu trữ hồ sơ nên ưu tiên loại tài liệu, nghiệp vụ, khách hàng hoặc dự án.
3. Giữ số tầng thư mục ở mức người khác hiểu được
Một cấu trúc quá sâu buộc người dùng phải nhớ đúng từng bước. Nếu phải mở sáu hoặc bảy tầng mới tới tài liệu, nên xem lại tiêu chí phân loại.
4. Thống nhất cách đặt tên tệp
Tên tệp nên giúp nhận diện nội dung cơ bản nhưng không phải chứa toàn bộ thông tin quản lý. Ngày, loại tài liệu, đối tượng và phiên bản chỉ nên dùng khi thực sự giúp tìm hoặc phân biệt.
5. Tách trạng thái khỏi nơi lưu khi có thể
“Chờ duyệt”, “đã duyệt” hay “hết hiệu lực” là trạng thái của hồ sơ. Nếu mỗi trạng thái lại được sao chép sang một thư mục khác, nguy cơ xuất hiện nhiều bản giống nhau sẽ tăng.
Mục tiêu của các nguyên tắc trên là để người tiếp nhận vẫn hiểu cách lưu trữ hồ sơ dù người tạo ban đầu không còn phụ trách. Có thể kiểm tra bằng cách đưa ba yêu cầu tra cứu cho một đồng nghiệp không tham gia công việc. Nếu họ phải hỏi người cũ mới biết đường dẫn, cấu trúc vẫn chưa đủ rõ để bàn giao.
Bài viết liên quan:
- Cách đặt tên tệp để dễ tìm và phân biệt phiên bản
- Gợi ý quản lý tài liệu doanh nghiệp theo cấu trúc thống nhất
Khi nào nên chuyển từ thư mục dùng chung sang hệ thống lưu trữ hồ sơ?
Thư mục dùng chung vẫn có thể đáp ứng tốt khi lưu trữ hồ sơ ở quy mô nhỏ, ít người dùng và quyền truy cập còn đơn giản. Khó khăn thường xuất hiện khi doanh nghiệp cần nhiều cách tra cứu nhưng cây thư mục chỉ thể hiện một đường phân loại chính.
- Cùng một hồ sơ được sao chép sang nhiều phòng ban hoặc dự án để mọi người dễ tìm.
- Người dùng nhớ khách hàng hoặc nội dung nhưng không nhớ tài liệu nằm ở thư mục nào.
- Khó phân biệt bản chính thức với bản tải về hoặc bản trung gian.
- Quyền xem, sửa và chia sẻ phải thiết lập cho nhiều nhóm người khác nhau.
- Hồ sơ có nhiều lần cập nhật và cần biết phiên bản nào đang được sử dụng.
- Doanh nghiệp cần tìm theo loại tài liệu, thời gian, nội dung hoặc thông tin nghiệp vụ mà tên tệp không chứa hết.
Khi các dấu hiệu này xuất hiện thường xuyên, việc lưu trữ hồ sơ bằng cách tiếp tục mở rộng cây thư mục sẽ ngày càng khó kiểm soát. Lúc đó, hệ thống lưu trữ hồ sơ có thể phù hợp hơn vì một hồ sơ vẫn được tìm lại theo loại tài liệu, thời gian, phòng ban hoặc các trường thông tin đã thiết lập.
DocEye hỗ trợ tổ chức và tìm kiếm hồ sơ như thế nào?
Với bài toán trên, phần mềm quản lý và lưu trữ hồ sơ DocEye hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập kho tài liệu số tập trung và tổ chức tài liệu theo nhu cầu sử dụng. Hệ thống cho phép phân loại tài liệu, tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, thời gian và các trường thông tin đã được tạo.
Với tài liệu đã được nhận dạng nội dung, DocEye còn hỗ trợ tìm kiếm theo nội dung văn bản. Hệ thống cũng lưu lịch sử phiên bản tại cùng một vị trí và cho phép phân quyền xem, sửa, xóa hoặc di chuyển theo người dùng, nhóm hoặc phòng ban.
Những khả năng này phù hợp với mục tiêu lưu trữ hồ sơ đã nêu ở đầu bài: hạn chế tạo nhiều bản chỉ để phục vụ nhiều cách tìm. Doanh nghiệp có thể giữ một cấu trúc thống nhất, đồng thời bổ sung thông tin cần thiết cho việc tra cứu.
Dù sử dụng công cụ nào, doanh nghiệp nên bắt đầu bằng một nhóm hồ sơ đại diện, xác định cách người dùng tìm lại và thử cấu trúc trước khi mở rộng. Phần mềm hỗ trợ lưu trữ hồ sơ tốt hơn khi nguyên tắc quản lý đã đủ rõ để áp dụng nhất quán.
BẮT ĐẦU TỪ MỘT NHÓM HỒ SƠ KHÓ TÌM
| Hãy chọn một nhóm hồ sơ thường xuyên phải tìm lại, xác định cách phân loại và nơi lưu chính thức. Khi nhu cầu tra cứu, phân quyền và quản lý phiên bản trở nên phức tạp, doanh nghiệp có thể đánh giá DocEye trên chính nhóm hồ sơ đó. |
Kết luận
Muốn lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp dễ tìm, hãy bắt đầu bằng câu hỏi “người dùng sẽ nhớ thông tin nào khi cần tra cứu?”. Phòng ban phù hợp khi trách nhiệm ổn định; dự án phù hợp với công việc theo từng đối tượng; thời gian phù hợp với hồ sơ phát sinh theo kỳ; còn loại hồ sơ thường ổn định hơn khi nhân sự thay đổi.
Doanh nghiệp không cần chọn một cách duy nhất cho toàn bộ kho. Điều quan trọng là xác định một nơi lưu chính thức, hạn chế bản trùng và dùng cấu trúc đủ dễ hiểu để người khác có thể tiếp nhận. Khi số lượng hồ sơ và nhu cầu tra cứu tăng, hệ thống lưu trữ hồ sơ như DocEye có thể hỗ trợ duy trì các nguyên tắc này ở quy mô lớn hơn.
Câu hỏi thường gặp
1. Nên lưu trữ hồ sơ theo phòng ban hay theo loại hồ sơ?
Nếu trách nhiệm quản lý gắn rõ với từng phòng, có thể dùng phòng ban làm lớp đầu. Nếu hồ sơ thường được nhiều bộ phận cùng sử dụng, phân loại theo loại hồ sơ hoặc nghiệp vụ thường bền hơn.
2. Khi nào nên phân loại hồ sơ theo dự án?
Cách này phù hợp khi người dùng thường tìm tài liệu theo một dự án, khách hàng hoặc công việc cụ thể. Sau lớp dự án, nên chia tiếp theo loại hồ sơ hoặc giai đoạn để tránh thư mục quá lớn.
3. Có nên chỉ lưu trữ hồ sơ theo năm và tháng?
Không nên nếu người dùng thường không nhớ thời điểm phát sinh. Thời gian phù hợp làm tiêu chí chính với hồ sơ theo kỳ, còn nhiều trường hợp nên kết hợp với loại hồ sơ, khách hàng hoặc dự án.
4. Các loại hồ sơ lưu trữ có cần dùng cùng một cấu trúc không?
Không nhất thiết. Hồ sơ nhân sự, kế toán, hợp đồng và dự án có cách sử dụng khác nhau. Doanh nghiệp nên thống nhất nguyên tắc chung nhưng cho phép từng nhóm hồ sơ có cấu trúc phù hợp.
5. Khi nào doanh nghiệp cần hệ thống lưu trữ hồ sơ?
Nên cân nhắc khi tài liệu tăng nhanh, nhiều người cùng sử dụng, quyền truy cập phức tạp, xuất hiện nhiều bản trùng hoặc người dùng cần tìm theo nhiều tiêu chí ngoài tên tệp.
