Đối với người các nhà quản lý thì việc sắp xếp, quản lý và lưu trữ các văn bản, hồ sơ, giấy tờ là điều hết sức quan trọng. Vậy sắp xếp, lưu trữ ra sao cho khoa học và nhanh chóng dễ dàng nhất? Bài viết dưới đây sẽ giúp các nhà quản lý tìm ra cách quản lý văn bản giấy tờ thông minh.
Cài đặt phần mềm văn phòng điện tử
Thông thường các nhân viên hành chính văn phòng đều tìm cách để quản sắp xếp quản lý văn bản, hồ sơ, giấy tờ sao cho khoa học nhất bằng cách chọn những tủ hồ sơ nhiều ngăn, rồi phân loại, lập danh mục hồ sơ sao cho dễ tìm kiếm nhất. Nhưng đó chỉ là cách quản lý truyền thống. Với cách này, người nhân viên quản lý vẫn phải mất rất nhiều thời gian để làm cũng như tìm kiếm. Hơn nữa, đơn vị, doanh nghiệp là tốn thêm chi phí mua đồ dùng để lưu trữ, xây dựng không gian cất trữ và tình trạng rủi ro rết dễ xảy ra.
Trong vài năm trở lại đây, nhận thấy sự bất cập và khó khăn trong cách quản lý văn thư, văn bản, giấy từ, tài liệu nhiều đơn vị đã nghiên cứu và phát minh ra phần mềm quản lý văn bản hiện đại. Với DocEye – phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp theo nhiều cấp quản lý.
Phần mềm DocEye – Quản lý văn bản toàn diện từ việc quản lý công văn đi, công văn đến tới việc quản lý hồ sơ, công văn như phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng, xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực, theo dõi báo cáo tình hình xử lý văn bản, thời hạn xử ý văn bản… Ngoài ra, phần mềm còn có chức năng bình luận để mọi người ghi chú, trao đổi ý kiến cá nhân của mình vào từng văn bản hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần.
Ngoài việc quản lý các văn bản đến, văn bản đi nội bộ, phần mềm còn cho phép quản lý các hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp ngay cả những tài liệu không thuộc nhóm thông tin văn bản, hồ sơ tài liệu có thể là phần mềm, hồ sơ hợp đồng, hồ sơ khiếu nại tố cáo, các biểu mẫu, ấn chỉ, các tài liệu âm thanh, video…
Hướng dẫn cách đăng ký cài đặt phần mềm văn phòng điện tử
Để cài đặt phần mềm văn phòng điện tử, việc đầu tiên bạn cần làm là tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm uy tín chuyên nghiệp. Nhà cung cấp phần mềm quản lý văn phòng uy tín nhất hiện nay bạn có thể tìm đến công ty FSI. Đây là công ty chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm dịch vụ công cho các doanh nghiệp, trong đó có phần mềm cho văn phòng điện tử.
Sau khi liên hệ đăng ký sử dụng phần mềm văn phòng điện tử với nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp bạn cần chuẩn bị cơ sở vật chất gồm hệ thống máy tính có kết nối internet và cử ra một nhân viên có chuyên môn về tin học văn phòng để đảm nhận công việc quản lý văn bản, giấy tờ của công ty. Đội ngũ kỹ thuật viên của đơn vị cung cấp phần mềm sẽ hướng dẫn bạn cài đặt và sử dụng phần mềm một cách đơn giản và dễ thực hiện nhất.
Thực chất đây là phần mềm thông minh, hiện đại tích hợp nhiều tiện ích văn phòng và cài đặt cũng như sử dụng hết sức dễ dàng. Bạn sẽ không phải mất quá nhiều thời gian để ngồi học cách sử dụng, chỉ cần đọc tài liệu các bước hướng dẫn là bạn cũng có thể sử dụng phần mềm thành thạo.
Đặc biệt, hiện nay, FSI đang triển khai chương trình quà tặng khủng cho các doanh nghiệp. Bạn có thể nhận quà tặng tại đây: https://doceye.vn/dang-ky.html (lưu ý: bạn điền mã quà tặng là BUSINESS 4.0)
Thông tin chi tiết chương trình quà tặng tại đây
