Trong cơ quan nhà nước và cả trong các doanh nghiệp Việt thì vấn đề liên quan tới công tác lưu trữ thường bị xem nhẹ. Cho đến khi số hóa trở thành xu hướng nổi bật năm 2023, cái nhìn và chiến lược của các doanh nghiệp đã dần thay đổi và công nghệ đã làm thay đổi cuộc chơi. Vậy hiện nay giải pháp nào giúp tối ưu công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong kỷ nguyên số? Cùng DocEye đọc ngay bài viết để khám phá.
Công tác lưu trữ hồ sơ là gì?
Công tác lưu trữ hồ sơ là quy trình kết hợp những tác vụ cụ thể như lập kế hoạch để thu thập các loại hồ sơ, tài liệu, phối hợp với cơ quan, nhân sự liên quan để phân loại, xử lý hồ sơ quan trọng; hướng dẫn các cán bộ nhân viên thu nộp, tìm kiếm, khai thác các loại tài liệu. Cán bộ, nhân viên phụ trách công tác này sẽ đảm nhiệm việc tổ chức tiếp nhận, phân loại, chỉnh lý cũng như kiểm tra đối chiếu tài liệu, hồ sơ để lập biên bản giao nhận tài liệu.
Sơ đồ lưu trữ hồ sơ giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu khoa học
Doanh nghiệp muốn quản lý tài liệu hiệu quả cần có một sơ đồ lưu trữ nhất quán và đồng bộ. Dưới đây là sơ đồ lưu trữ hồ sơ chuẩn cho doanh nghiệp:
Lợi ích của việc lưu trữ hồ sơ khoa học
Đảm bảo lượng thông tin kịp thời chính xác
Các tệp hồ sơ, tài liệu được lưu trữ khoa học, tập trung sẽ giúp cán bộ nhân viên phụ trách nói riêng và công ty, đơn vị cơ quan nói chung dễ dàng tìm kiếm, tổng hợp hay khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau một cách nhanh chóng. Nhờ vậy, lượng dữ liệu tin cậy luôn sẵn sàng phục vụ cả hoạt động kinh doanh lẫn hoạt động quản lý trong doanh nghiệp, không làm chậm tiến độ, giảm hiệu suất.
Tài liệu được bảo vệ an toàn hơn
Khi tài liệu số hóa và lưu trữ an toàn với lớp bảo mật đa lớp của hệ thống và phần mềm lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ bảo mật thông tin và đảm bảo tính thông suốt trong quá trình hoạt động của công ty. Phần mềm lưu trữ hồ sơ sẽ góp phần đảm bảo nguồn thông tin, dữ liệu nhạy cảm sẽ được bảo mật, không bị rò rỉ ra bên ngoài.
Nâng cao hiệu suất, thiết lập chiến lược thông minh
Nếu một tổ chức, doanh nghiệp làm tốt công tác lưu trữ hồ sơ thì hiệu suất làm việc chung sẽ được nâng lên. Tác vụ kiểm tra, đánh giá kết quả điều chỉnh phương hướng cũng sẽ được thiết lập một cách chính xác, mỗi nhân viên sẽ không cần dành ra hàng giờ đồng hồ chỉ để tìm kiếm loại tài liệu mình cần. Việc tiến hành chỉnh lý và cập nhật phiên bản mới cũng không còn là một bài toán khó với các doanh nghiệp.
Nâng cao kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ
Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ trong kỷ nguyên số đòi hỏi nhiều kỹ năng cho nhân sự phụ trách hành chính trong các tổ chức doanh nghiệp. Để bắt tay hiệu quả với các phần mềm công nghệ trong công tác lưu trữ, nhân viên cần có kiến thức và hiểu biết về công nghệ, có kỹ năng khai thác thông tin, xử lý dữ liệu, kỹ năng hợp tác và phân tích,… Bởi vậy để công tác lưu trữ hồ sơ diễn ra thuận lợi đòi hỏi đội ngũ nhân viên cần chủ động nâng cao kỹ năng quản lý và lưu trữ hồ sơ.
| Xem thêm: Phương pháp lưu trữ hồ sơ thông minh cho doanh nghiệp |
Giải pháp tối ưu công tác lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp
Như vậy, dễ thấy, phần mềm hỗ trợ lưu trữ hồ sơ sẽ đưa tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong tiến trình hội nhập và phát triển thời 4.0. Bởi vậy, để tối ưu công tác lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp việc tìm kiếm, ứng dụng một hệ thống quản lý tài liệu là giải pháp thức thời và hiệu quả.
Tuy nhiên, thực tế thiếu nguồn nhân lực có chuyên môn và thiếu giải pháp uy tín thân thiện với người dùng Việt là rào cản chắn đường doanh nghiệp. Hiểu được trở ngại ấy, FSI – top 10 doanh nghiệp Việt cung cấp các giải pháp phần mềm uy tín đã nghiên cứu và cho ra đời Hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình DocEye.
DocEye hỗ trợ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thiết lập kho lưu trữ số dùng chung, dễ dàng quản lý mọi lúc mọi nơi với những tính năng giúp tối ưu công tác lưu trữ. Với bài toán về thiếu nguồn nhân lực, FSI hiện sở hữu đội ngũ hơn 300 nhân sự triển khai giàu kinh nghiệm, chuyên môn cao có thể hỗ trợ tư vấn, cài đặt cũng như hướng dẫn sử dụng hệ thống chi tiết, hỗ trợ nhanh chóng 24/7.
Với bài toán liên quan thiếu giải pháp công nghệ uy tín thân thiện người dùng, hệ thống DocEye sở hữu các tính năng:
Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung
DocEye tiến hành thu nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, lưu trữ trong kho tập trung rồi phân loại một cách khoa học thành từng đầu mục riêng. Bên cạnh đó, các kho tài liệu cá nhân dễ dàng thiết lập nhằm phục vụ nhu cầu tìm kiếm, khai thác tài liệu của mỗi nhân viên xuyên suốt quá trình làm việc.
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng
Có sự song hành của DocEye, mỗi nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm hợp đồng, chứng từ cùng nhiều loại giấy tờ khác chỉ với 1 cú click chuột đơn giản. Nhờ sự hỗ trợ của ông nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, DocEye cho phép người dùng tìm kiếm toàn văn, dễ dàng truy xuất các tệp cần thiết.
Chia sẻ tài liệu linh hoạt, bảo mật an toàn
Hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu DocEye giúp chia sẻ tài liệu dễ dàng, cho phép nhiều người có thể cùng truy cập vào một file tài liệu từ nhiều địa điểm, nhiều thiết bị, hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả. Các tài liệu mật có chứa những dữ liệu nhạy cảm đều được phân quyền xem, chỉnh sửa, xóa, tải về,… cho từng cá nhân và từng phòng ban. Thông tin nhạy cảm được DocEye bảo vệ nhờ mật khẩu 2 lớp giúp người dùng nâng cao mức độ bảo mật an toàn thông tin. Bên cạnh đó, DocEye tính năng quản lý, mượn trả tài liệu, giúp dễ dàng quản lý các tài liệu quan trọng.
Như vậy, với bài viết trên doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan về cách thức giúp tối ưu công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Hy vọng rằng với thông tin và giải pháp công nghệ hữu ích do DocEye cung cấp, mỗi doanh nghiệp đã có thể trở nên chủ động hơn công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu.
