Hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành thông minh

5/5 - (4 bình chọn)

Văn bản điện tử là một phương tiện lưu trữ thông tin rất được ưa chuộng trong thời đại “chuyển đổi số”. Tuy nhiên, có rất nhiều quy định pháp luật mà doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức cần phải biết và tuân thu khi sử dụng hệ thống văn bản điện tử. Vì vậy mà rất nhiều cơ quan, tổ chức lựa chọn các hệ thống quản lý văn bản điện tử để có thể quản lý và điều hành một cách thông minh. Vậy nên sử dụng phần mềm, hệ thống nào để tối ưu nhất việc quản lý văn bản điện tử?

Quản lý văn bản điện tử là gì?

Căn cứ theo Điều 3, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về công tác văn thư, văn bản điện tử là loại văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy, được trình bày theo đúng thể thức, định dạng và kỹ thuật như quy định.

Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc thực hiện kiểm soát, theo dõi trong suốt vòng đời của hồ sơ điện tử, bao gồm các nghiệp vụ: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản và lưu trữ, sử dụng và hủy văn bản điện tử.

hệ thống quản lý văn bản điện tử

Quy định quản lý văn bản điện tử

Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ, quy trình quản lý văn bản điện tử được phân chia thành mục văn bản đến và văn bản đi.

2.1. Quản lý văn bản điện tử đến

Theo Chương II của Thông tư 01/2019/TT-BNV, quy trình quản lý văn bản đến gồm:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản điện tử đến

Khâu tiếp nhận văn bản điện tử đến cần phải:

  • Kiểm tra chữ ký số: Đáp ứng quy định sử dụng chữ ký số tại Thông tư 41/2017/TT-BTTTT của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
  • Thông báo đã nhận văn bản.

Bước 2: Đăng ký, số hóa văn bản điện tử đến.

Đăng ký văn bản điện tử đến:

  • Nhận văn bản đến theo hình thức kết nối, liên thông giữa bên gửi và bên nhận.
  • Cấu trúc và định dạng các trường thông tin của văn bản cần tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và văn bản dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
  • Số văn bản và thời gian đến cần được lưu trong hệ thống.

Số hóa văn bản điện tử đến từ văn bản giấy: Tiêu chuẩn số hóa văn bản, tài liệu:

  • Định dạng Portable Document Format (.pdf), để ở phiên bản 1.4 trở lên;
  • Ảnh phải là ảnh màu;
  • Độ phân giải tối thiểu phải đảm bảo là 200 dpi;
  • Tỷ lệ số hóa: 100%.

Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản điện tử đến trong hệ thống nội bộ

Sau khi xử lý các khâu bước đầu, bộ phận văn thư cần trình văn bản hoặc chuyển giao đến bộ phận có trách nhiệm xử lý, giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị thì người có thẩm quyền cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân phối hợp để xử lý văn bản.

Bước 4: Giải quyết, xử lý văn bản điện tử đến trong hệ thống

Khi nhận được văn bản điện tử đến, đơn vị hoặc cá nhân cần có trách nhiệm:

  • Tổ chức giải quyết, xử lý văn bản.
  • Xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản điện tử đến theo danh mục của đơn vị để cập nhật thông tin vào hệ thống.
  • Lưu trữ văn bản đến theo quy định.

2.2. Quản lý văn bản điện tử đi

Các bước để quản lý văn bản điện tử đi như sau:

Bước 1: Tạo lập, soạn thảo văn bản điện tử đi

Cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản cần phải:

  • Dự thảo văn bản và đưa vào hệ thống, xác định mức độ khẩn của văn bản, trình lãnh đạo đơn vị để duyệt và xem xét.
  • Cập nhật các trường thông tin của văn bản vào hệ thống.

Lãnh đạo của đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản cần:

  • Xem xét và cho ý kiến, phê duyệt về nội dung của văn bản.
  • Chuyển đến người có trách nhiệm kiểm tra thể thức, cách trình bày của văn bản.

Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản:

  • Kiểm tra tất cả các tiêu chí và trình bày, thể thức văn bản và cho ý kiến.
  • Chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra.
  • Chuyển văn bản cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký văn bản.

Bộ phận văn thư tiếp nhận:

  • Kiểm tra lại một lần nữa về kỹ thuật trình bày văn bản.
  • Chuyển dự thảo văn bản về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên).
  • Cập nhật số văn bản, thời gian, tên cơ quan, tổ chức ban hành, số trang và mã định danh của đơn vị.

Bước 2. Ban hành và phát hành văn bản

Ban hành văn bản điện tử đi

Để thực hiện ban hành văn bản điện tử đi, người có thẩm quyền của đơn vị cần ký duyệt ban hành để chuyển văn thư cơ quan làm thủ tục. Bộ phận văn thư sẽ thực hiện tiếp như sau:

  • Cấp số văn bản, thời gian vào dự thảo văn bản.
  • In và đóng dấu của đơn vị/cơ quan.
  • Tổ chức lưu trữ tại văn thư đơn vị 1 bản.
  • Ký số của cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản điện tử.
  • Cập nhật thông tin của văn bản vào hệ thống các trường thông tin của tổ chức.

Phát hành văn bản được số hóa từ văn bản giấy

Trường hợp tổ chức/đơn vị thực hiện phát hành văn bản giấy và cần số hóa văn bản giấy cần căn cứ theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 6 Thông tư này. Sau đó, tổ chức ký số và phát hành văn bản số hóa. Sau khi gửi văn bản giấy cho các tổ chức nhận, đơn vị cần lưu văn bản điện tử trong hệ thống.

Vì sao doanh nghiệp, tổ chức nên sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử?

Theo thống kê từ Bộ công thương, 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể không thành công nếu như văn bản bằng giấy bị thất lạc. Cách thức lưu trữ thông tin hiện tại (chỉ đơn thuần lưu giữ văn bản, tài liệu giấy bản cứng) dễ bộc lộ các điểm yếu như: tốn diện tích, chi phí bảo quản; văn bản, tài liệu dễ bị hỏng (nhiệt độ, ẩm, mốc, côn trùng…) khiến cho việc tìm kiếm, khai thác thông tin kém hiệu quả, tốn nhiều thời gian.

Trong khi đó, xu hướng sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử với việc sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại, khoa học sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động. Đồng thời, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và chi phí đầu tư so với hiệu quả mang lại là rất thấp. Chính vì thế, quản lý văn bản thông qua các phần mềm, hệ thống quản lý đang trở thành xu hướng được ưu thích trong những năm gần đây.

DocEye – Hệ thống lưu trữ & quản lý tài liệu thông minh

Một trong những hệ thống quản lý văn bản điện tử được ưa chuộng nhất hiện nay đó là DocEye. DocEye được nghiên cứu phát triển dựa trên các công nghệ quản lý văn bản tiên tiến nhất trên thế giới gắn liền với nhu cầu thực tế của các khách hàng Việt Nam, với các tính năng nổi bật như:

Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung

  • Thu nhận tài liệu
  • Lưu trữ tài liệu
  • Thiết lập kho tài liệu điện tử
  • Thiết lập kho 3D trên hệ thống
  • Quản lý tài liệu cá nhân
hệ thống quản lý văn bản điện tử

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng

  • Tìm kiếm theo từ khoá
  • Tìm kiếm toàn văn
  • Tìm kiếm nâng cao
hệ thống lưu trữ hồ sơ

Chia sẻ tài liệu linh hoạt và an toàn

  • Phân quyền chi tiết cho người dùng
  • Đặt mật khẩu 2 lớp
  • Quản lý mượn trả tài liệu
  • Bảo mật tuyệt đối
hệ thống quản lý văn bản điện tử

Thống kê chi tiết và trực quan

  • Thống kê số lượng và dung lượng tài liệu
  • Thống kê loại tài liệu
  • Thống kê người dùng
  • Thống kê tình trạng sử dụng tài liệu
hệ thống quản lý văn bản điện tử

Việc sử dụng DocEye là lựa chọn thông minh, giúp doanh nghiệp, tổ chức tránh được khủng hoảng giấy tờ. Đăng ký tư vấn và Demo miễn phí DocEye tại đây!

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Đăng ký nhận tin

Nắm bắt những thông tin hữu ích và mới nhất về giải pháp công nghệ từ FSI

THEO DÕI FACEBOOK

BÀI VIẾT NỔI BẬT

ĐĂNG KÝ NHẬN THÔNG TIN
TỪ DOCEYE

0904805255

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DEMO MIỄN PHÍ