Cập nhật nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến mới nhất (2024)

5/5 - (7 bình chọn)

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, công tác văn thư luôn đóng vai trò quan trọng trong lưu trữ, quản lý và sử dụng thông tin, tài liệu. Đặc biệt, việc đảm bảo đúng nguyên tắc quản lý văn bản đi cũng như nguyên tắc quản lý văn bản đến là cốt lõi của công tác văn thư, góp phần giúp doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả và đúng quy định của pháp luật.

Tại sao doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến?

Việc không tuân thủ nguyên tắc quản lý văn bản đến và đi có thể dẫn đến nhiều hậu quả, ảnh hưởng xấu tới quá trình vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp. Điển hình trong số đó có thể kể tới như các văn bản phát hành của doanh nghiệp không đảm bảo tính pháp lý, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình giao dịch với các cơ quan, tổ chức khác.

Hay như công tác quản lý văn bản của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, lãng phí thời gian, chi phí và nhân lực.

Doanh-nghiep-can-tuan-thu-nguyen-tac-quan-ly-van-ban-den-va-di
Doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc quản lý văn bản đến và đi để tránh rủi ro

Nguyên tắc quản lý văn bản đi

Ngoài các nguyên tắc chung nêu trên, nguyên tắc quản lý văn bản đi của doanh nghiệp còn bao gồm:

  • Nguyên tắc chính xác, kịp thời: Văn bản đi của doanh nghiệp phải được soạn thảo và ban hành chính xác, kịp thời, đáp ứng yêu cầu của công việc.
  • Nguyên tắc khoa học, hợp lý: Việc quản lý văn bản đi cần được thực hiện một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, sử dụng.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần nắm được quy trình quản lý văn bản đi để đảm bảo việc thực hiện công tác văn thư được hiệu quả, bao gồm các bước sau:

  • Tiếp nhận văn bản: Văn thư tiếp nhận văn bản từ các đơn vị, cá nhân trong doanh nghiệp.
  • Đăng ký văn bản: Văn thư tiến hành đăng ký văn bản theo quy định của pháp luật.
  • Thẩm định văn bản: Văn thư thẩm định văn bản về mặt hình thức, nội dung và trình độ pháp lý.
  • Phê duyệt văn bản: Văn bản sau khi được thẩm định sẽ được trình lên lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt.
  • Ban hành văn bản: Văn thư thực hiện việc ban hành văn bản theo quy định của pháp luật.
  • Lưu trữ văn bản: Văn thư thực hiện việc lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật.

Xem Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi chi tiết các bước tại đây.

Nam-chac-nguyen-tac-quan-ly-van-ban-di-giup-cong-tac-van-thu-cua-doanh-nghiep-hieu-qua
Nắm chắc nguyên tắc quản lý văn bản đi giúp công tác văn thư của doanh nghiệp trơn tru, hiệu quả

Nguyên tắc quản lý văn bản đến

Nguyên tắc quản lý văn bản đến của doanh nghiệp bao gồm các nguyên tắc sau:

  • Tập trung, thống nhất: Tất cả văn bản đến của doanh nghiệp phải được tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
  • Đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục: Văn bản đến của doanh nghiệp phải được tiếp nhận, xử lý đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.
  • Đúng thời gian, địa chỉ: Văn bản đến của doanh nghiệp phải được tiếp nhận, xử lý đúng thời gian, địa chỉ ghi trên văn bản.
  • Có tính bảo mật: Văn bản đến của doanh nghiệp có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước phải được quản lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Đồng thời, để đảm bảo thực hiện công tác và nguyên tắc quản lý văn bản đến hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm được quy trình cơ bản bao gồm các bước sau:

  • Tiếp nhận văn bản: Văn thư tiếp nhận văn bản từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến doanh nghiệp.
  • Đăng ký văn bản: Văn thư tiến hành đăng ký văn bản theo quy định của pháp luật.
  • Phân loại văn bản: Văn thư phân loại văn bản theo các tiêu chí quy định.
  • Chuyển giao văn bản: Văn thư chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân có liên quan để xử lý.
  • Lưu trữ văn bản: Văn thư thực hiện việc lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật.
Doanh-nghiep-can-ghi-nho-nguyen-tac-quan-ly-van-ban-den-de-dam-bao-cong-tac-van-thu-duoc-hieu-qua
Doanh nghiệp cần ghi nhớ nguyên tắc quản lý văn bản đến để đảm bảo công tác văn thư được hiệu quả, chính xác

Quản lý văn bản đi và đến đúng nguyên tắc với các phần mềm hỗ trợ

Để đảm bảo đúng nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến trong quá trình thực hiện công tác văn thư, doanh nghiệp cần có quy trình quản lý văn bản rõ ràng, cụ thể và được thực hiện một cách nghiêm túc, chặt chẽ. Ngoài ra, trong thời đại công nghệ số, doanh nghiệp cần tích cực sử dụng các phần mềm quản lý văn bản để hỗ trợ cho công tác văn thư thay cho phương thức thủ công truyền thống.

Hiện nay, các phần mềm quản lý văn bản đều được trang bị tính năng hữu ích, giúp doanh nghiệp quản lý văn bản một cách khoa học, hiệu quả, đúng nguyên tắc, bao gồm:

  • Tiếp nhận, đăng ký văn bản: phần mềm giúp doanh nghiệp tiếp nhận, đăng ký văn bản một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ thông tin theo quy định.
  • Phân loại, lưu trữ văn bản: đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thông qua phân loại, lưu trữ văn bản một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, sử dụng.
  • Xử lý văn bản: được ứng dụng để xử lý văn bản của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo đúng thời gian, địa chỉ ghi trên văn bản.
  • Thống kê, báo cáo: giúp doanh nghiệp thống kê, báo cáo tình hình quản lý văn bản một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của doanh nghiệp.
Đọc thêm về: Phần mềm quản lý văn bản đi và đến tối ưu nhất hiện nay

Điển hình trong số các giải pháp đang có mặt trên thị trường, hệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình thông minh DocEye được nghiên cứu và phát triển bởi công ty công nghệ FSI là giải pháp quản lý tài liệu được hơn 1500 doanh nghiệp, tổ chức tin tưởng. 

Phan-mem-quan-ly-van-ban-DocEye
Phần mềm quản lý văn bản DocEye giúp bộ phận văn thư của doanh nghiệp luôn đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến trong quá trình hoạt động

So với các phần mềm quản lý văn bản đến và đi cơ bản, DocEye còn sở hữu nhiều điểm ưu việt khác như:

  • Khả năng tự động nhận dạng thông tin văn bản: DocEye có thể tự động nhận dạng thông tin văn bản, bao gồm nội dung, tác giả, ngày tháng, thời gian, địa chỉ, loại công văn… nhờ ứng dụng các công nghệ tiên tiến như OCR, OMR, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc nhập liệu.
  • Khả năng tra cứu văn bản nhanh chóng: DocEye cung cấp nhiều phương thức tra cứu văn bản, theo từ khóa, theo nội dung toàn văn,… giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm văn bản cần thiết chỉ trong một vài click chuột.
  • Khả năng chia sẻ, cộng tác tiện lợi: thông qua kho tài liệu điện tử tập trung, DocEye giúp doanh nghiệp chia sẻ văn bản, cộng tác làm việc một cách dễ dàng, thuận tiện, mọi lúc mọi nơi.

Tóm lại, việc đảm bảo nguyên tắc quản lý văn bản đến và đi là một công tác quan trọng, góp phần duy trì các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra một cách trơn tru, đúng quy định của pháp luật. Để đảm bảo đúng nguyên tắc, các doanh nghiệp nên tích cực sử dụng các phần mềm chuyên biệt giúp hỗ trợ hiệu quả công tác quản lý văn bản, điển hình như DocEye.

Đăng ký nhận tin

Nắm bắt những thông tin hữu ích và mới nhất về giải pháp công nghệ từ FSI

THEO DÕI FACEBOOK

THAM GIA CỘNG ĐỒNG

Cộng đồng Tư vấn-Hỗ trợ Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp

BÀI VIẾT NỔI BẬT

ĐĂNG KÝ NHẬN THÔNG TIN
TỪ DOCEYE

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DEMO MIỄN PHÍ