Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, việc quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào. Bài viết dưới đây của DocEye sẽ cung cấp tổng hợp các giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả nhất năm 2024, giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
Quản lý tài liệu lưu trữ là gì?
Quản lý tài liệu lưu trữ là một tập hợp các hoạt động bao gồm tạo lập, phân loại, lập hồ sơ, bảo quản và tiêu hủy tài liệu một cách khoa học và có hệ thống.
Theo một cách nói khác, đó là một quá trình quản lý khoa học từ khi tài liệu được tạo lập tại người thừa hành, xử lý công việc đến khi được sửa chữa, hoàn chỉnh, phát hành tại bộ phận văn thư, các đơn vị chức năng và sau đó đưa đi lưu trữ, cuối cùng là lưu trữ lịch sử hoặc tiêu hủy.
Theo cách hiểu trên về quản lý tài liệu, quản lý tài liệu điện tử cũng được hiểu là việc vận hành các nguyên tắc quản lý tài liệu đối với tài liệu điện tử được ghi trên băng, đĩa hoặc các dạng từ tính và quang học.
Mục tiêu của quản lý tài liệu lưu trữ là đảm bảo tính an toàn, bảo mật, dễ dàng truy cập và sử dụng tài liệu của tổ chức, doanh nghiệp khi cần thiết.
Quản lý tài liệu lưu trữ như thế nào cho hiệu quả?
Đảm bảo thực hiện đúng các nguyên tắc khi quản lý tài liệu lưu trữ tại doanh nghiệp
Để quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả tại các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là tài liệu điện tử cũng cần đảm bảo những nguyên tắc hay yêu cầu đặc thù nhất định.
Thứ nhất, đối với việc tạo lập và nắm bắt tài liệu: cần đảm bảo đồng thời về tính toàn vẹn cũng như quy cách đặt tên bản ghi.
- Về đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu: Tính toàn vẹn của một tài liệu điện tử phụ thuộc vào phương pháp tạo lập và định dạng bản lưu. Có nghĩa, nó phải được tạo lập bằng một phần mềm với những kết nối chặt chẽ về mặt cấu trúc để đảm bảo khi một bản ghi đã được phê duyệt thì chỉ cần một thao tác chọn lệnh lưu, nó sẽ được duy trì trong một điều kiện đặc biệt và được bảo đảm toàn vẹn nội dung ngay trong hệ thống của phần mềm đó.
- Về đặt tên bản ghi một cách khoa học: Tên của một bản ghi là định dạng đầu tiên của bản ghi đó. Tên bản ghi cung cấp siêu dữ liệu về vị trí của một tài liệu giữa các tài liệu khác, danh mục và lịch trình bảo quản vĩnh viễn. Việc ghi tên bản ghi một cách thống nhất sẽ khuyến khích sự hợp tác dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau của cách đặt và sử dụng tên bản ghi, đồng thời giúp dễ dàng cho việc quản lý và tra cứu tài liệu.
Thứ hai, đối với việc chuyển giao tài liệu: cần đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn, mức độ an toàn, bí mật thông tin.
- Về đảm bảo tính toàn vẹn văn bản trong quá trình chuyển giao: sau khi hoàn thành quá trình tạo lập, các tài liệu điện tử phải được duy trì ở định dạng cố định, không thể sửa chữa và cần có mã an toàn dạng chữ ký điện tử.
- Về đảm bảo an toàn bí mật thông tin tài liệu: việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần tính đến mức độ mật của các tài liệu điện tử để đảm bảo việc phân quyền truy cập đối với từng loại tài liệu.
- Về đảm bảo mức độ an toàn khi nhận tài liệu: việc chuyển giao, nhận tài liệu trong một hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các yếu tố liên quan đến việc gửi và nhận tài liệu cần được lưu lại một cách tự động trong hệ thống.
Thứ ba, đối với việc tổ chức khoa học tài liệu: xây dựng khung phân loại thông tin một cách khoa học, có kèm theo thời hạn bảo quản của từng hồ sơ, tài liệu nhằm làm cơ sở cho việc thiết lập các phần mềm quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan, tổ chức một cách thống nhất trong toàn quốc.
Thứ tư, đối với việc lưu trữ tài liệu: cần tuân thủ một loạt các yêu cầu mang tính chất đặc thù, bao gồm
- Về lưu trữ siêu dữ liệu: cần đảm bảo các yếu tố về đơn vị tạo lập, quyền quản lý, tiêu đề, chủ đề, ngôn ngữ, mô tả, phạm vi, chức năng, định dạng…
- Về chuyển đổi định dạng tài liệu: phải đảm bảo mục đích bảo quản lâu dài tài liệu điện tử khi có sự thay đổi về khoa học – công nghệ.
- Về sao lưu dữ liệu: phải đảm bảo các yêu cầu toàn vẹn về nội dung tài liệu, an toàn bảo mật thông tin, bản quyền tác giả tài liệu.
- Về lựa chọn thiết bị, công cụ lưu trữ phù hợp: các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào khối lượng thực tế của tài liệu điện tử, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức để lựa chọn những thiết bị lưu trữ phù hợp.
Thứ năm, đối với việc bảo quản an toàn tài liệu: lưu trữ dữ liệu điện tử phải đảm bảo phòng ngừa được nguy cơ như tội phạm máy tính, sự tấn công của virus,…
Đảm bảo tuân thủ đúng các quy định mới nhất về quản lý tài liệu lưu trữ
- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011: quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ: quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác vào Lưu trữ lịch sử; một số trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân và thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ: quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ: quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Các giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp
Dưới đây là một vài giải pháp phổ biến đã và đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để cải thiện hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ:
- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử ((Electronic Document Management System – EDMS): Giúp lưu trữ, quản lý và truy cập tài liệu một cách an toàn, hiệu quả.
- Giải pháp lưu trữ đám mây: Giúp lưu trữ tài liệu trên internet, dễ dàng truy cập từ mọi nơi, mọi lúc.
- Dịch vụ số hóa tài liệu: Giúp chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số, tiết kiệm diện tích lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm.
- Đào tạo nhân viên về quy trình và công cụ quản lý tài liệu: doanh nghiệp tổ chức truyền thông, đào tạo và hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng phần mềm quản lý tài liệu, từ cách tải lên và lưu trữ tài liệu đến cách tìm kiếm, chia sẻ và cộng tác tập trung.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, các giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả cần có các đặc điểm sau:
- Dễ sử dụng: Giao diện người dùng cần dễ sử dụng và thân thiện.
- Tính năng cơ bản: Cung cấp các tính năng cơ bản như lưu trữ, quản lý và truy cập tài liệu.
- Giá cả hợp lý: Giá thành của giải pháp cần phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp lớn
Đối với doanh nghiệp lớn, các giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả cần có các đặc điểm sau:
- Tính năng đa dạng: Cung cấp nhiều tính năng nâng cao như tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu, v.v.
- Khả năng mở rộng: Giải pháp cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
- An toàn và bảo mật: Giải pháp cần đảm bảo an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.
DocEye – Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ thông minh dành cho doanh nghiệp
Do hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm lưu trữ tài liệu khác nhau, các doanh nghiệp thường bối rối trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và quy mô của đơn vị mình.
May mắn thay, hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye, được phát triển bởi công ty công nghệ FSI, là giải pháp quản lý tài liệu doanh nghiệp tối ưu được công nhận và tin tưởng bởi hơn 1500 khách hàng doanh nghiệp trong đa ngành và đa quy mô.
Cụ thể, DocEye cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để doanh nghiệp thực hiện quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu hiệu quả, bao gồm:
| STT | Tính năng | Mô tả |
| 1 | Thu nhận tài liệu | – Tích hợp máy scan trực tiếp lên hệ thống- Tải tài liệu từ máy tính lên hệ thống- Đồng bộ tài liệu hàng loạt và cấu trúc thư mục từ máy tính lên DocEye |
| 2 | Thiết lập kho tài liệu số | – Thiết lập kho tài liệu điện tử dùng chung phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp- Phân loại tài liệu khoa học theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp- Truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi |
| 3 | Lưu trữ tài liệu | – Lưu trữ không giới hạn- Lưu trữ và cập nhật mọi lịch sử phiên bản của tài liệu |
| 4 | Phân quyền chi tiết | Phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu |
| 5 | Tìm kiếm tài liệu | – Tìm kiếm theo từ khoá tên tài liệu- Tìm kiếm toàn văn theo nội dung bên trong tài liệu- Tìm kiếm theo mã số tài liệu |
| 6 | Quản lý tài liệu cá nhân | – Kho dữ liệu cá nhân được lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp- Phân quyền và chia sẻ thư mục, tài liệu cá nhân cho nhóm, phòng ban, cá nhân cụ thể |
| 7 | Thiết lập kho 3D trên hệ thống | Xây dựng kho 3D đối chiếu vị trí tài liệu trên kho điện tử với kho vật lý |
| 8 | Mượn trả tài liệu | Cho phép người dùng đăng ký mượn tài liệu trên kho lưu trữ khi không có quyền truy cập |
| 9 | Tạo báo cáo thống kê | Tổng quát và chi tiết tài liệu theo thời gian, phòng ban, loại tài liệu hoặc từng người dùng |
Hướng tới sự thân thiện dành cho người dùng phổ thông, phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu DocEye được thiết kế với giao diện trực quan, dễ làm quen và thao tác, từ đó, cho phép các nhân sự của doanh nghiệp nhanh chóng sử dụng thành thạo các tính năng của phần mềm mà không cần tốn nhiều thời gian đào tạo, hướng dẫn.
Sau cùng, ngoài việc đáp ứng đầy đủ các tính năng, ứng dụng cần thiết giúp các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ lưu trữ tài liệu điện tử hiệu quả, DocEye còn sở hữu công nghệ lõi tiên tiến OCR, OMR, giúp nhận dạng và trích xuất văn bản tự động.
Đồng thời, đây còn là sản phẩm tiêu biểu đã nhận được sự tin tưởng, công nhận của cả khách hàng và giới chuyên gia với 3 năm liên tiếp (2016 – 2018) giành giải thưởng Sao Khuê. Quản lý tài liệu lưu trữ là nền tảng để doanh nghiệp từng bước tối ưu quy trình vận hành, tận dụng dữ liệu của tổ chức, tiến tới chuyển đổi số thành công. Thông qua bài viết tổng hợp giải pháp trên đây, DocEye hy vọng các doanh nghiệp đã có thêm nhiều hiểu biết quan trọng để tự tin triển khai các hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu hiệu quả tại đơn vị mình.
