Trên hành trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý tài liệu và quy trình rời rạc qua nhiều công cụ — từ email, drive đến phần mềm nội bộ. Điều này khiến dữ liệu bị phân tán, quy trình thiếu liên kết và khó kiểm soát hiệu suất tổng thể. Cùng Doceye tìm hiểu lý do vì sao quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất sẽ giúp doanh nghiệp vận hành thống nhất và hiệu quả.
Thực trạng quản lý tài liệu và quy trình rời rạc trong doanh nghiệp
Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư các phần mềm riêng lẻ để quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ hay phê duyệt nội bộ. Tuy nhiên, thay vì đồng nhất, dữ liệu lại bị phân tán ở nhiều nơi khiến việc quản lý trở nên rời rạc và khó kiểm soát.
Hãy hình dung một quy trình thanh toán cho nhà cung cấp điển hình tại một doanh nghiệp chưa hợp nhất sẽ diễn ra như sau:
- Bộ phận Mua hàng gửi yêu cầu thanh toán kèm hợp đồng qua email cho Kế toán.
- Kế toán phải tải file về, lưu vào một thư mục trên Google Drive của phòng, sau đó kiểm tra và tạo ủy nhiệm chi trên một phần mềm kế toán riêng.
- Kế toán trưởng nhận được thông báo qua Zalo, phải tìm lại email hoặc vào Drive để xem lại hợp đồng gốc trước khi duyệt trên phần mềm.
- Cuối cùng, Giám đốc nhận được file ủy nhiệm chi qua email để duyệt lần cuối. Nếu có thắc mắc, ông phải hỏi lại từ đầu chuỗi email hoặc tin nhắn.
Chỉ một quy trình đơn giản đã đi qua 4-5 công cụ khác nhau (Email, Drive, Zalo, Phần mềm kế toán). Dữ liệu bị phân mảnh, quy trình tắc nghẽn ở bất kỳ khâu nào, và không ai có cái nhìn tổng thể về trạng thái của khoản thanh toán này nếu không hỏi trực tiếp. Đây chính là bức tranh lãng phí tài nguyên mà rất nhiều doanh nghiệp đang đối mặt hàng ngày.
Hệ quả của quản lý tài liệu và quy trình rời rạc
Quản lý tài liệu và quy trình rời rạc dẫn đến nhiều hệ quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hiệu suất vận hành của doanh nghiệp. Một số hệ quả nổi bật có thể kể đến như sau:
- Rủi ro mất mát và thiếu bảo mật dữ liệu: Tài liệu nằm rải rác dễ bị thất lạc, sao chép trái phép, hoặc khó kiểm soát về quyền truy cập.
- Thiếu tính liên thông và hợp tác chậm: Các phòng ban hoạt động như những “ốc đảo” thông tin. Sự thiếu liên kết giữa các quy trình khiến việc chuyển giao công việc (ví dụ: từ bán hàng sang kế toán) trở nên chậm chạp, dễ xảy ra sai sót.
- Lãng phí thời gian và làm giảm hiệu suất: Nhân viên mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm, đối chiếu thông tin hoặc chờ đợi các bước phê duyệt thủ công, thiếu minh bạch.
Theo nghiên cứu từ McKinsey, nhân viên trung bình mất khoảng 1.8 giờ mỗi ngày chỉ để tìm kiếm tài liệu hoặc thông tin cần thiết. Điều này tương đương với việc 20-25% thời gian làm việc của đội ngũ bị lãng phí nếu hệ thống quản lý tài liệu và quy trình chưa được hợp nhất.
Đây chính là lúc doanh nghiệp cần nhìn nhận sự cấp thiết của giải pháp quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất— chìa khóa để thoát khỏi vòng luẩn quẩn của sự rời rạc.
Quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất là gì?
Để hiểu rõ về giải pháp tối ưu này, trước hết, chúng ta cần phân biệt rõ hai khái niệm cốt lõi:
Quản lý tài liệu (Document Management)
Quản lý tài liệu là việc tổ chức, lưu trữ, kiểm soát và theo dõi các tài liệu điện tử và giấy tờ của doanh nghiệp. Mục tiêu là đảm bảo tài liệu được lưu trữ hồ sơ tập trung, dễ tìm kiếm, được kiểm soát chặt chẽ về phiên bản, và bảo mật theo đúng quy định.
Quản lý quy trình (Process Management )
Là việc thiết kế, mô hình hóa, triển khai, thực thi và giám sát các chuỗi công việc lặp lại trong tổ chức (ví dụ: quy trình mua hàng, quy trình phê duyệt nghỉ phép, quy trình xuất/nhập kho). Mục đích là để chuẩn hóa, tự động hóa các bước công việc, tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu các “điểm nghẽn”.
Mối quan hệ giữa tài liệu và quy trình
Trong thực tế, tài liệu và quy trình có mối quan hệ cộng sinh không thể tách rời:
- Tài liệu là đầu vào/đầu ra của quy trình: Một quy trình phê duyệt (quy trình) luôn bắt đầu với một tài liệu (ví dụ: Đơn đề xuất mua hàng) và kết thúc bằng một tài liệu đã được phê duyệt.
- Quy trình là đường dẫn cho tài liệu: Quy trình đảm bảo tài liệu được luân chuyển đúng người, đúng thời điểm và được xử lý theo đúng trình tự đã được chuẩn hóa.
Quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất (Unified document and Process management)
Quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất là một chiến lược và nền tảng công nghệ giúp doanh nghiệp tích hợp hai chức năng cốt lõi trên vào một hệ thống duy nhất. Thay vì sử dụng hai hoặc nhiều công cụ riêng biệt cho tài liệu và quy trình, doanh nghiệp sử dụng một nền tảng đồng nhất để:
- Lưu trữ hồ sơ tài liệu tập trung.
- Thiết lập quy trình làm việc tự động xung quanh chính các tài liệu đó.
Đây chính là giải pháp đồng nhất vận hành mà các doanh nghiệp đang tìm kiếm để loại bỏ sự tắc nghẽn công việc do các công cụ rời rạc gây ra.
Lợi ích của việc hợp nhất quản lý tài liệu và quy trình
Việc chuyển đổi từ các công cụ rời rạc sang một nền tảng quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất mang lại những lợi ích chiến lược giúp doanh nghiệp tăng tốc trong kỷ nguyên số.
Tăng hiệu suất làm việc, giảm thời gian phê duyệt
Khi tài liệu và quy trình nằm trong cùng một hệ thống, sự luân chuyển thông tin diễn ra liền mạch:
- Tự động hóa luồng công việc (Workflow Automation): Các bước phê duyệt được thiết lập tự động, tài liệu được gửi đến người có thẩm quyền ngay lập tức, loại bỏ thời gian chờ đợi thủ công qua email hoặc chờ đợi người xử lý.
- Giảm thiểu tìm kiếm: Nhân viên truy cập tài liệu và thông tin liên quan đến quy trình đang thực hiện ngay tại một nơi duy nhất, giúp tiết kiệm 20-25% thời gian làm việc đã bị lãng phí trước đây.
Cải thiện khả năng cộng tác giữa các phòng ban
Hệ thống hợp nhất phá vỡ các “ốc đảo” thông tin, tạo ra môi trường làm việc minh bạch và liên kết:
- Minh bạch trạng thái: Mọi người đều biết ai đang giữ tài liệu, tài liệu đang ở bước nào trong quy trình, và cần hành động gì tiếp theo.
- Đồng nhất dữ liệu: Tài liệu là duy nhất, phiên bản là duy nhất. Điều này đảm bảo tất cả các phòng ban (Kế toán, Nhân sự, Pháp lý…) đều làm việc trên cùng một nguồn thông tin chính xác.
Kiểm soát và bảo mật dữ liệu tập trung
Khả năng bảo mật là ưu điểm lớn nhất của việc hợp nhất:
- Bảo mật theo vai trò (Role-Based Access Control): Doanh nghiệp dễ dàng thiết lập chi tiết ai được xem, chỉnh sửa hoặc phê duyệt tài liệu dựa trên vai trò của họ trong quy trình.
- Kiểm soát phiên bản: Mọi thay đổi đều được ghi lại, giúp dễ dàng phục hồi các phiên bản trước đó và đảm bảo tuân thủ các quy định về lưu trữ hồ sơ.
Tìm hiểu thêm về Bảo mật dữ liệu trong chuyển đổi số tại: https://sohoatailieu.com/chuyen-doi-so-va-cau-chuyen-bao-mat-du-lieu-21515/
Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác
Một nền tảng quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất thường có khả năng mở rộng và tích hợp cao:
- Hệ thống có thể kết nối với các giải pháp quản trị tổng thể khác như ERP (Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp), CRM (Quản lý Quan hệ Khách hàng) hoặc các hệ thống kế toán.
- Việc này giúp đồng bộ dữ liệu xuyên suốt, từ hợp đồng bán hàng (trong CRM) đến việc tạo hóa đơn (trong ERP) mà không cần nhập lại dữ liệu thủ công.
Hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơn
Khi quy trình và tài liệu được số hóa, hệ thống sẽ cung cấp các báo cáo hiệu suất tức thời:
- Lãnh đạo có thể theo dõi thời gian xử lý trung bình của từng quy trình, xác định điểm nghẽn và đưa ra quyết định cải tiến kịp thời, dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.
Quy trình triển khai quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất
Để triển khai thành công một nền tảng quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước có tính toán và chiến lược rõ ràng.
Bước 1: Đánh giá hiện trạng quản lý tài liệu & quy trình
- Thực hiện khảo sát chi tiết để xác định các điểm đau (pain points): quy trình nào đang chậm, tài liệu nào thường xuyên bị thất lạc, và những công cụ rời rạc nào đang gây tắc nghẽn.
- Phân tích chi phí và thời gian lãng phí do việc quản lý thủ công, làm cơ sở cho việc tính toán ROI (Lợi tức đầu tư) của hệ thống mới.
Bước 2: Xác định mục tiêu rõ ràng
- Thiết lập mục tiêu cụ thể, đo lường được (SMART Goals). Ví dụ: giảm thời gian phê duyệt hợp đồng xuống 50%, đảm bảo 100% tài liệu có kiểm soát phiên bản, tăng tốc độ xử lý hóa đơn lên 30%.
- Ưu tiên các quy trình cần được số hóa và hợp nhất trước (thường là các quy trình có tần suất cao và ảnh hưởng lớn đến chi phí vận hành).
Bước 3: Lựa chọn nền tảng phù hợp
- Lựa chọn đối tác có nền tảng không chỉ giải quyết vấn đề hiện tại mà còn có khả năng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp và tích hợp linh hoạt với các hệ thống hiện có (ERP, CRM).
- Đánh giá về giao diện, tính năng bảo mật, và khả năng hỗ trợ triển khai cũng như sau triển khai.
Bước 4: Đào tạo người dùng và theo dõi kết quả
- Đảm bảo toàn bộ đội ngũ được đào tạo bài bản để làm chủ hệ thống mới.
- Theo dõi và đo lường các chỉ số hiệu suất đã đặt ra ở Bước 2 sau khi vận hành. Thu thập phản hồi để tinh chỉnh quy trình và tối ưu hóa hệ thống liên tục.
Giải pháp từ Doceye – nền tảng quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất
Hiểu rõ những thách thức mà doanh nghiệp đang gặp phải khi đối diện với sự phân mảnh, Doceye ra đời như một nền tảng chuyên biệt, giúp doanh nghiệp đạt được sự đồng nhất và hiệu quả trong vận hành.
Doceye không chỉ là một phần mềm, mà là hệ thống quản lý có khả năng hợp nhất hoàn toàn tài liệu và quy trình kinh doanh trong một giao diện duy nhất.
Các điểm mạnh cốt lõi giúp Doceye trở thành giải pháp tối ưu:
- Quản lý tài liệu tập trung & bảo mật cao: Hệ thống đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quốc tế khắt khe về an ninh thông tin và chất lượng quản lý, bao gồm: tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
- Xây dựng quy trình phê duyệt tự động linh hoạt: Cho phép doanh nghiệp tự thiết lập các luồng công việc phức tạp (ví dụ: quy trình có nhiều nhánh, điều kiện rẽ nhánh) mà không cần lập trình, giúp tự động hóa từ những quy trình đơn giản nhất đến phức tạp nhất.
- Giao diện thân thiện, dễ mở rộng: Thiết kế tối ưu, dễ dàng cho người dùng cuối làm quen và sử dụng. Hệ thống có khả năng mở rộng vô hạn theo sự phát triển của doanh nghiệp.
Truy cập doceye.vn để tìm hiểu thêm về cách Doceye giúp doanh nghiệp hợp nhất quy trình và đăng ký trải nghiệm demo miễn phí.
Kết luận
Quản lý tài liệu và quy trình hợp nhất không chỉ là một bước tiến về công nghệ, mà còn là đòn bẩy chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm thiểu rủi ro, và tăng tính chủ động trong cuộc đua chuyển đổi số. Đây là sự đầu tư vào tính đồng nhất và sự liền mạch của tổ chức.
Doanh nghiệp càng sớm hợp nhất dữ liệu và quy trình, càng nhanh đạt được sự thống nhất và hiệu quả tối ưu trong vận hành.
