Phần mềm lưu trữ tài liệu càng ngày càng đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay. Việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, và không gian lưu trữ, đồng thời đảm bảo an ninh, tính toàn vẹn và sẵn sàng của thông tin; qua đó, nâng cao hiệu quả và năng suất công việc. Dưới đây là 8 phần mềm lưu trữ tài liệu hiệu quả mà doanh nghiệp nên biết.

Hiện trạng quản lý, lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp tại Việt Nam

Trong bối cảnh công nghệ thông tin và chuyển đổi số ngày càng phát triển, quản lý tài liệu tại các doanh nghiệp Việt Nam đang trải qua sự chuyển biến mạnh mẽ. Dù vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì song song các phương pháp truyền thống và dần áp dụng các giải pháp số hóa hiện đại. Trong đó, việc quản lý lưu trữ tài liệu thủ công mang lại một số khó khăn và thách thức cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Lưu trữ thủ công dựa vào các tủ hồ sơ và giấy tờ, dẫn đến việc tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn và mất thời gian, đặc biệt khi có nhiều tài liệu cần được tra cứu.
• Tài liệu giấy dễ bị mất mát, hư hỏng do các yếu tố như lửa, nước, mối mọt, hay sự mòn cũ theo thời gian. Việc bảo quản trong môi trường không phù hợp có thể làm suy giảm chất lượng tài liệu.
• Tài liệu cần được lưu trữ trong một khoảng thời gian dài, yêu cầu nhiều không gian vật lý. Điều này đặc biệt khó khăn đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn và số lượng nhân viên đông.
• Tài liệu giấy khó bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin. 
• Lưu trữ thủ công không cho phép nhiều người cùng truy cập và xử lý tài liệu một cách đồng bộ. Điều này gây khó khăn trong việc hợp tác giữa các phòng ban hoặc chi nhánh khác nhau.
• Quản lý thủ công khiến việc theo dõi và tuân thủ các quy định pháp luật về lưu trữ và bảo mật dữ liệu trở nên phức tạp và khó đảm bảo.

“Văn phòng không giấy” không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp 

Quản lý tài liệu bằng phương pháp thủ công không chỉ tốn nhiều thời gian và nguồn lực mà còn gây ra nhiều rủi ro và hạn chế cho doanh nghiệp. Xu hướng chuyển đổi số kho lưu trữ tại Việt Nam tập trung vào số hóa tài liệu, ứng dụng AI, lưu trữ đám mây và quản lý dữ liệu tập trung. Các tổ chức chú trọng bảo mật, tuân thủ quy định và tối ưu quy trình quản lý thông tin. Chính vì thế việc sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu đang là xu hướng không thể bỏ lại của tất cả doanh nghiệp hiện nay.

Tính năng cần có của một phần mềm lưu trữ tài liệu tốt

Phần mềm lưu trữ tài liệu là công cụ số hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, lưu trữ và truy xuất tài liệu một cách hiệu quả. Nó giúp số hóa, tổ chức và bảo mật tài liệu, đồng thời tối ưu hóa việc quản lý thông tin trong môi trường số.

Với bối cảnh còn nhiều hạn chế trong việc lưu trữ tài liệu trên, phần mềm lưu trữ tài liệu ra đời nhằm hỗ trợ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thiết lập kho lưu trữ quản lý tài liệu số tập trung, tiện quản lý và sử dụng mọi lúc mọi nơi, đồng thời số hóa quy trình thủ tục và thực hiện đồng bộ mọi quy trình trên nền tảng số. Dưới đây là các tính năng phần mềm lưu trữ tài liệu cần có:

Thời đại công nghệ số đòi hỏi doanh nghiệp phải có những bước tiến mới trong quản lý dữ liệu

Lưu trữ và tổ chức tài liệu

• Hệ thống thư mục và thẻ: Cho phép sắp xếp và phân loại tài liệu dễ dàng thông qua các thư mục và thẻ (tags).
• Dung lượng lưu trữ hợp lý: Mặc dù miễn phí, phần mềm nên cung cấp một dung lượng lưu trữ đủ lớn để đáp ứng nhu cầu cơ bản của người dùng.

Tìm kiếm mạnh mẽ

• Tìm kiếm theo từ khóa: Cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu theo từ khóa trong tiêu đề, mô tả hoặc nội dung.
• Tìm kiếm nâng cao: Hỗ trợ các tiêu chí tìm kiếm nâng cao như ngày tạo, loại tài liệu, thẻ, v.v.

Chia sẻ và hợp tác

• Chia sẻ tài liệu: Cho phép người dùng chia sẻ tài liệu với người khác thông qua liên kết hoặc email.
• Quyền truy cập: Hỗ trợ thiết lập quyền truy cập khác nhau (xem, chỉnh sửa, xóa) cho từng người dùng hoặc nhóm.

Bảo mật và quyền riêng tư

• Bảo mật dữ liệu: Cung cấp các tính năng bảo mật cơ bản như mã hóa dữ liệu và xác thực người dùng.
• Quản lý quyền truy cập: Cho phép thiết lập quyền truy cập chi tiết cho các tài liệu và thư mục.

Khả năng tích hợp

• Tích hợp với các ứng dụng khác: Hỗ trợ tích hợp với các công cụ làm việc khác như Google Drive, Dropbox, OneDrive, hoặc các công cụ văn phòng trực tuyến.
• API và công cụ lập trình: Cho phép tích hợp và mở rộng tính năng qua các API và công cụ lập trình.

Tính năng sao lưu và khôi phục

• Sao lưu tự động: Hỗ trợ sao lưu tự động để bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát.
• Khôi phục dữ liệu: Cung cấp công cụ khôi phục dữ liệu trong trường hợp bị xóa nhầm hoặc gặp sự cố.

Hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu

• Định dạng tài liệu đa dạng: Hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu khác nhau như PDF, DOCX, XLSX, PPTX, v.v.
• Xem trước tài liệu: Cho phép xem trước nội dung tài liệu mà không cần tải về.

Review 8 phần mềm lưu trữ tài liệu tốt nhất hiện nay

1. DocEye

DocEye mang đến một hệ thống quản lý tài liệu số đơn giản nhưng hiệu quả, giúp doanh nghiệp phân loại và tìm kiếm thông tin dễ dàng. Với khả năng tích hợp với các công cụ làm việc khác, DocEye giúp tăng cường sự hợp tác và quản lý thông tin trong doanh nghiệp. Dưới đây là đánh giá chi tiết về các tính năng, hiệu quả và tiện ích mà DocEye mang lại:

Tính năng nổi bật của DocEye

• Lưu trữ tài liệu

• DocEye cho phép phân loại tài liệu theo thư mục và thẻ (tags), giúp người dùng dễ dàng tổ chức và tìm kiếm tài liệu.
• Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu theo từ khóa, tiêu đề, nội dung, và nhiều tiêu chí khác, giúp người dùng nhanh chóng tìm được tài liệu cần thiết.
• Tính năng lưu trữ và quản lý các phiên bản khác nhau của tài liệu, cho phép người dùng quay lại các phiên bản trước đó nếu cần.
• Hỗ trợ quản lý công việc

• Hỗ trợ quản lý dự án, công việc, phân chia nhiệm vụ và theo dõi tiến độ.
• Người dùng có thể giao việc cho nhân viên, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất làm việc.
• Chia sẻ và hợp tác

• Cho phép chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc đối tác một cách dễ dàng thông qua liên kết hoặc email.
• Hỗ trợ làm việc nhóm trên các tài liệu, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa và bình luận trên cùng một tài liệu.
• Bảo mật

• Cho phép thiết lập quyền truy cập chi tiết cho từng tài liệu và thư mục, đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập.
• Đảm bảo an toàn thông tin với các tính năng mã hóa dữ liệu và bảo vệ tài liệu khỏi các mối đe dọa mạng.
• Tích hợp

• DocEye hỗ trợ tích hợp liền mạch luồng tài liệu thông qua kho lưu trữ tập trung (Lưu trữ mọi loại tài liệu ở một nơi, kết nối với các kho lưu trữ đám mây phổ biến, hỗ trợ nhiều định dạng tệp).
• Cung cấp API mở, cho phép các nhà phát triển tích hợp và mở rộng tính năng của DocEye theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
• Giao diện người dùng

• Giao diện của DocEye được thiết kế đơn giản, trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với cả những người dùng không chuyên về công nghệ.
• Người dùng có thể tùy chỉnh giao diện và các tính năng theo nhu cầu sử dụng riêng của mình.

DocEye là một giải pháp quản lý tài liệu số toàn diện và hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc tổ chức, lưu trữ, và quản lý tài liệu. Với giao diện thân thiện, tính năng bảo mật cao và khả năng tích hợp linh hoạt, DocEye là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ quản lý tài liệu đáng tin cậy và dễ sử dụng.

2. 1Office

1Office là giải pháp quản lý tài liệu và dự án toàn diện, giúp doanh nghiệp tổ chức thông tin một cách khoa học và hiệu quả. Với tính năng quản lý nhân sự và tích hợp quản lý dự án, 1Office mang lại sự tiện ích trong việc theo dõi và điều hành công việc hàng ngày.

2.1. Tính năng:

• Quản lý tài liệu: Hệ thống lưu trữ tài liệu theo thư mục và thẻ, dễ dàng tìm kiếm và truy cập.
• Quản lý dự án: Tích hợp quản lý dự án, giao việc, theo dõi tiến độ.
• Chia sẻ và hợp tác: Cho phép chia sẻ tài liệu và làm việc nhóm.
• Quản lý nhân sự: Hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, hồ sơ nhân sự.

2.2. Tiện ích:

• Hiệu quả: 1Office giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu và dự án một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
• Tiện ích: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tích hợp nhiều tính năng quản lý doanh nghiệp.

1 Office là giải pháp quản lý tài liệu tích hợp nhiều công cụ, phù hợp cho doanh nghiệp đa ngành, dễ triển khai và sử dụng.

3. Base

Base mang đến một hệ thống lưu trữ tài liệu an toàn và hiệu quả, đồng thời hỗ trợ quản lý công việc và dự án một cách linh hoạt. Với khả năng tích hợp nhiều công cụ làm việc khác, Base giúp tăng cường hiệu suất và sự hợp tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp.

3.1. Tính năng:

• Lưu trữ tài liệu: Hệ thống lưu trữ tài liệu an toàn, dễ tìm kiếm.
• Quản lý công việc: Hỗ trợ quản lý công việc, dự án, phân chia nhiệm vụ.
• Bảo mật: Đảm bảo bảo mật thông tin, quản lý quyền truy cập chi tiết.
• Tích hợp: Kết nối với các công cụ làm việc khác như email, lịch làm việc.

3.2. Tiện ích:

• Hiệu quả: Base giúp tăng cường hiệu suất làm việc nhóm, quản lý tài liệu và công việc hiệu quả.
• Tiện ích: Giao diện thân thiện, dễ dàng tùy chỉnh và sử dụng.

Base là nền tảng quản lý tổng thể mạnh mẽ, hỗ trợ quy trình và lưu trữ tài liệu cho các doanh nghiệp vừa và lớn.

4. Misa Amis

Misa Amis không chỉ là phần mềm lưu trữ tài liệu mà còn hỗ trợ toàn diện các hoạt động quản lý doanh nghiệp từ tài chính, nhân sự đến dự án. Với tính năng bảo mật cao và giao diện thân thiện, Misa Amis là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý toàn diện.

4.1. Tính năng:

• Lưu trữ tài liệu: Hệ thống quản lý tài liệu số, dễ dàng tìm kiếm và phân loại.
• Quản lý doanh nghiệp: Hỗ trợ quản lý tài chính, nhân sự, dự án.
• Chia sẻ và hợp tác: Cho phép chia sẻ tài liệu, làm việc nhóm.
• Bảo mật: Đảm bảo an toàn thông tin với các tính năng bảo mật cao.

4.2. Tiện ích:

• Hiệu quả: Misa Amis giúp quản lý tài liệu và các hoạt động doanh nghiệp một cách hiệu quả.
• Tiện ích: Tích hợp nhiều tính năng quản lý doanh nghiệp, dễ sử dụng, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ.

MISA AMIS là phần mềm quản lý tài liệu và tài chính toàn diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.

5. Codx

Codx cung cấp một hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học và dễ dàng truy cập. Với các tính năng quản lý công việc và bảo mật thông tin cao, Codx giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và bảo vệ dữ liệu quan trọng.

5.1. Tính năng:

• Quản lý tài liệu: Hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học, dễ tìm kiếm và truy cập.
• Quản lý công việc: Hỗ trợ quản lý dự án, công việc, phân chia nhiệm vụ.
• Bảo mật: Quản lý quyền truy cập, bảo mật thông tin cao.
• Tích hợp: Kết nối với các công cụ làm việc khác, hỗ trợ API mở.

5.2. Tiện ích:

• Hiệu quả: Codx giúp tối ưu hóa quản lý tài liệu và công việc, tăng cường hiệu suất làm việc.
• Tiện ích: Giao diện hiện đại, dễ sử dụng, tích hợp linh hoạt.

CoDX là phần mềm lưu trữ linh hoạt và dễ sử dụng, đáp ứng tốt nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp vừa và nhỏ.

6. WeOne

WeOne là phần mềm lưu trữ tài liệu số hóa với khả năng tìm kiếm nhanh chóng và quản lý công việc hiệu quả. Với giao diện thân thiện và tính năng bảo mật cao, Weone hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin một cách dễ dàng và an toàn.

6.1. Tính năng:

• Lưu trữ tài liệu: Hệ thống lưu trữ tài liệu số, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng.
• Quản lý công việc: Hỗ trợ quản lý dự án, phân chia công việc.
• Bảo mật: Đảm bảo an toàn thông tin, quản lý quyền truy cập chi tiết.
• Tích hợp: Kết nối với các công cụ khác, hỗ trợ làm việc nhóm.

6.2 Tiện ích:

• Hiệu quả: Weone giúp quản lý tài liệu và công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
• Tiện ích: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tích hợp nhiều tính năng.

WeOne là phần mềm lưu trữ tài liệu dễ sử dụng với giao diện trực quan, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với nhu cầu cơ bản.

7. DocuWare

DocuWare là một trong những phần mềm quản lý tài liệu hàng đầu thế giới, được thiết kế để tối ưu hóa các quy trình làm việc và lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp. Với các tính năng tiên tiến, DocuWare giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình tài liệu, từ lưu trữ đến phê duyệt, đồng thời đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định.

7.1 Tính năng:

• Tự động hóa quy trình: Tự động hóa quy trình làm việc từ việc lưu trữ đến phê duyệt tài liệu.
• Lưu trữ đám mây: Lưu trữ tài liệu trên đám mây, truy cập từ mọi nơi.
• Tìm kiếm thông minh: Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ dựa trên nội dung và metadata.
• Quản lý tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các quy định về lưu trữ tài liệu như GDPR, HIPAA.

7.2. Tiện ích:

• Tích hợp hệ thống: Kết nối dễ dàng với các hệ thống ERP, CRM và các ứng dụng doanh nghiệp khác.
• Truy cập di động: Hỗ trợ truy cập tài liệu từ thiết bị di động.
• Bảo mật cao: Mã hóa tài liệu và quản lý quyền truy cập chặt chẽ.

DocuWare là giải pháp quản lý tài liệu toàn diện với bảo mật cao và tính năng OCR, phù hợp cho các doanh nghiệp lớn và quốc tế.

8.  eFile

eFile là một phần mềm quản lý tài liệu mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý tài liệu một cách hiệu quả. eFile cung cấp các tính năng linh hoạt, cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và hợp tác trên các tài liệu một cách dễ dàng và an toàn, đồng thời theo dõi và quản lý toàn bộ vòng đời của tài liệu.

8.1 Tính năng:

• Lưu trữ và tổ chức tài liệu: Sắp xếp tài liệu khoa học, dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
• Chia sẻ và hợp tác: Hỗ trợ chia sẻ tài liệu và làm việc nhóm trực tuyến.
• Quản lý phiên bản: Theo dõi và quản lý các phiên bản khác nhau của tài liệu.

8.2 Tiện ích:

• Tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm theo từ khóa, tiêu đề, ngày tạo, và các thuộc tính khác.
• Bảo mật tài liệu: Mã hóa, quản lý quyền truy cập và theo dõi lịch sử hoạt động.
• Thân thiện với người dùng: Giao diện dễ sử dụng và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

eFile là phần mềm lưu trữ tài liệu số đơn giản nhưng hiệu quả, giúp tổ chức tài liệu một cách có hệ thống, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và các cơ quan nhà nước.

Bảng so sánh tổng quát các phần mềm lưu trữ tài liệu 

Dưới đây là bảng so sánh các phần mềm lưu trưc tài liệu giúp bạn dễ dàng lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp:

Kết Luận

Việc sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu là một bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa và hiện đại hóa doanh nghiệp. Những phần mềm như DocEye, Misa, WeOne… có nhiều đặc điểm nổi bật, mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, cũng như nâng cao khả năng bảo mật và quản lý tài liệu. Tùy vào tình hình và nhu cầu sử dụng của mình, doanh nghiệp có thể cân nhắc, xem xét để lựa chọn phần mềm lưu trữ tài liệu phù hợp nhất. Doanh nghiệp co nhu cầu tư vấn 1-1 và demo trải nghiệm phần mềm lưu trữ tài liệu, phần mềm lưu trữ văn bản DocEye.

Vui lòng liên hệ: https://doceye.vn/lien-he/