Tại sao phải dùng phần mềm quản lý tài liệu điện tử?

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử là gì?

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử là phần mềm giúp lưu trữ, quản lý tài liệu dưới dạng bản mềm. Nhờ có phần mềm này, tài liệu của doanh nghiệp có thể được số hóa nhanh chóng, lưu trữ khoa học trên hệ thống, thuận tiện cho việc tìm kiếm. Người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm tại ô tìm kiếm, chỉ vài giây sau đã có được tài liệu mình cần.

Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, phần mềm lưu trữ điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu của doanh nghiệp, và các cơ quan nhà nước khi mà tài liệu cứng có thể là nguyên nhân dẫn đến sự trì trệ trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Chưa kể đến các yếu tố khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, nấm mốc, thiên tai,… có thể khiến tài liệu, văn bản giấy bị hư hỏng nhanh chóng, làm giảm hiệu quả công việc.

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình quản lý và lưu trữ tài liệu

Chính vì lẽ đó, phần mềm lưu trữ điện tử trở thành giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu của đơn vị và có thể vận hành ổn định trong nhiều năm về sau.

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử quan trọng như thế nào?

Trước đây, khi chưa có phần mềm lưu trữ điện tử, tài liệu thường được lưu trữ thủ công trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số, ghi chép thông tin vào các kẹp hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần. Chính vì thế tài liệu nhiều lên theo thời gian có thể gây khó khăn cho việc tìm kiếm. Tuy nhiên, nếu áp dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử, những khó khăn, vướng mắc trên sẽ được giải quyết. Phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử đem đến nhiều lợi ích như:

– Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tiết kiệm chi phí thuê nhân viên quản lý, lưu trữ và bảo quản
– Tránh được tình trạng mối mọt, hư hỏng do điều kiện khách quan gây ra
– Dễ dàng tìm kiếm và quản lý trên hệ thống
– Quản lý khoa học và hiệu quả
– Tăng năng suất lao động cho nhân viên

Phần mềm quản lý tài liệu hồ sơ lưu trữ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Nhờ việc số hóa thông tin, người dùng sẽ không cần mất thời gian chuyển thể từ bản cứng sang bản mềm để hoàn thiện cho bản báo cáo hay công việc liên quan đến nội dung đang tìm kiếm. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ đồng thời tăng năng suất lao động và giảm thiểu chi phí cho đơn vị sử dụng.

Doceye – phần mềm quản lý tài liệu điện tử chuyên nghiệp

Là sản phẩm của công ty CP công nghệ và phát triển thương mại FSI, DocEye sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích nổi bật vượt xa một phần mềm quản lý tài liệu thông thường. Những lợi ích của DocEye có thể kể đến như:

– Quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
– Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệp theo bảng thống kê.
– Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp (mẫu form, mẫu từ hành chính, …).
– Dễ dàng tạo lập quy trình làm việc, giúp quản lý công việc chuyên nghiệp hiệu quả.
– Tiết kiệm chi phí quản lý vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý, …).
– Thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.

Theo đó, qua phần mềm DocEye, toàn bộ các dữ liệu, văn bản giấy truyền thống sẽ được chuẩn hóa, lưu trữ đồng bộ, thống nhất trong cơ sở dữ liệu tập trung, được đảm bảo an toàn, bảo mật, thông qua quá trình số hóa – chuyển thành dữ liệu điện tử.

Doceye với nhiều tính năng ưu việt trong việc quản lý tài liệu điện tử

DocEye còn mang lại nhiều lợi ích, giúp người dùng dễ dàng tạo lập kho tài liệu số hóa, lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn, đồng thời phần mềm giúp việc quản lý và theo dõi hệ thống văn bản số hóa qua hệ thống phần mềm theo quy định chuẩn tại Thông tư 02/2019/TT-BNV.
Không chỉ có lợi thế lưu trữ được lượng dữ liệu khổng lồ, DocEye còn giúp tìm kiếm hồ sơ, văn bản nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sự thuận lợi khi tổng hợp, kiểm tra, sao lưu, phục hồi backup dữ liệu hệ thống.

Chúng ta đều biết tầm quan trọng của quản lý tài liệu đối với mỗi doanh nghiệp, cơ quan nhà nước. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý tài liệu điện tử từ đó lựa chọn cho mình một phần mềm phù hợp.