Trong kỷ nguyên số thay vì mang tâm thế mệt mỏi bởi những xấp tài liệu dày cộm mỗi ngày thì phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử bằng phần mềm được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Vậy phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử có thực sự tiết kiệm và tối ưu hóa hiệu suất làm việc? Cùng DocEye khám phá câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây.
Thực trạng quản lý tài liệu “lạc hậu” và kém hiệu quả trong kỷ nguyên số
Theo McKinsey, mỗi nhân viên văn phòng thường dành 1,8 giờ mỗi ngày, trung bình là 9,3 giờ mỗi tuần để tìm kiếm và thu thập thông tin. Nói cách khác, nếu doanh nghiệp thuê 5 nhân viên nhưng thực tế chỉ có 4 người thực sự làm việc.
Mỗi ngày, doanh nghiệp tạo ra và quản lý một lượng lớn tài liệu kinh doanh như kế hoạch chiến lược, tài liệu kế toán, hợp đồng, thỏa thuận dịch vụ, tài liệu tiếp thị, thông tin chủ đầu tư,… Doanh nghiệp ngày càng phát triển đồng nghĩa với việc lượng tài liệu được tạo ra nhiều hơn mỗi ngày. Sự thành công trong kinh doanh dễ kéo theo sự hỗn loạn trong quản lý tài liệu lưu trữ. Nếu không nhanh chóng kiểm soát 21,3% năng suất của nhân viên sẽ bị sụt giảm. Tùy thuộc vào quy mô mà 500.000$ – 1.000.000$ sẽ bị ném ra cửa sổ nếu doanh nghiệp vẫn bảo thủ với cách lưu trữ văn bản truyền thống.
Hiểu hơn về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Đối phó với các biện pháp lưu trữ truyền thống trong doanh nghiệp, phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử như một giải pháp cứu cánh. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là tiến hành quản lý, phân loại, lưu trữ tài liệu đã được số hóa dưới dạng bản mềm và đang được lưu trữ tập trung trên một hệ thống, thuận tiện cho việc tìm kiếm. Người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm tại ô tìm kiếm, chỉ vài giây sau đã có ngay tài liệu cần thiết.
Phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong cả các cơ quan Nhà nước lẫn các tổ chức, doanh nghiệp. Chứng từ, hồ sơ, tài liệu sẽ được bảo quản triệt để trước các yếu tố khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, nấm mốc, thiên tai,…
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử – giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất doanh nghiệp
Tạm biệt khoản chi đắt đỏ cho lưu trữ truyền thống
Với phương thức lưu trữ truyền thống, doanh nghiệp phải mua và dành chỗ cho tủ tài liệu, cho các hộp và thùng lưu trữ. Một báo cáo cho thấy, kho lưu trữ vật lý chiếm dụng khoảng 15% tổng diện tích văn phòng. Trong khi đó trung bình giá văn phòng cho thuê tại Hà Nội của các tòa nhà hạng A cao nhất đạt mức 1.104.970 đồng/m2/tháng (47 USD/m2/tháng). Nếu tính toán kỹ lưỡng, lượng tiền lãng phí cho các loại hồ sơ, tài liệu giấy là không hề nhỏ.
Khi doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, khoản chi thừa thãi kể trên hoàn toàn có thể được lược bỏ. Diện tích văn phòng sẽ được tối ưu tuyệt đối và phát huy hết công dụng vốn có.
Dễ dàng sao lưu, phục hồi tài liệu
Việc lưu trữ các loại tài liệu vật lý không chỉ tốn kém mà còn dễ gặp các vấn đề rủi ro. Hỏa hoạn, lũ lụt, động đất hoặc các thảm họa khác hoàn toàn có cơ hội phá hủy toàn bộ lượng thông tin giá trị trong nhiều năm, gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp của bạn. Theo MHC, 40-60% doanh nghiệp nhỏ không bao giờ mở cửa trở lại sau thảm họa.
Bằng phương thức lưu trữ tài liệu điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sao lưu, phục hồi tài liệu dễ dàng. Đặc biệt dù xảy ra động đất, hỏa hoạn, tài liệu trên hệ thống vẫn được bảo vệ an toàn, không lo cháy nổ và tránh được rủi ro mất mát các tài liệu quan trọng.
Tối ưu hiệu suất làm việc
Trong một cuộc khảo sát gần đây của Nintex với 1.000 người được hỏi, 49% cho biết họ gặp khó khăn khi tìm kiếm tài liệu, 43% gặp phải rào cản khi chia sẻ tài liệu, 8% gặp sự cố khi cập nhật phiên bản tài liệu. Đó là những nguyên nhân phổ biến làm giảm hiệu suất làm việc.
Việc lưu trữ các tệp tài liệu trên hệ thống một cách tập trung sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ thậm chí nhanh chóng cập nhật phiên bản mới nhất của tài liệu. Tập trung quản lý các tài liệu lưu trữ điện tử sẽ giúp tối ưu hiệu suất làm việc và mở ra nhiều cơ hội phát triển cho nhân viên, tối ưu hiệu suất làm việc.
Quyền truy cập linh hoạt hơn, tiện lợi hơn
Một trong những vấn đề lớn nhất của các tài liệu vật lý là chúng chỉ có thể được sử dụng cố định ở một nơi duy nhất vào một thời điểm duy nhất và việc sao chép, khai thác không phải lúc nào cũng hiệu quả và an toàn.
Nếu sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử, bất kỳ ai cũng có thể cùng lúc truy cập vào các tài liệu được đăng tải mà không phải chờ đợi. Ngoài ra, việc truy cập có thể diễn ra trên nhiều thiết bị như máy tính để bàn, máy tính xách tay và các thiết bị di động.
Bảo mật những thông tin “nhạy cảm”
Theo khảo sát của MHC, 41% công ty khẳng định họ có hơn 1.000 tệp chứa các thông tin nhạy cảm (ví dụ: số tài khoản ngân hàng của nhân viên, hồ sơ sức khỏe,…) cần được bảo vệ không được phép công bố rộng rãi vì vấn đề bảo mật.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp giải quyết vấn đề này với chức năng phân quyền linh hoạt và nắm được rõ ai đã xem, sửa hoặc di chuyển tài liệu bất cứ lúc nào.
DocEye – phần mềm hỗ trợ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Tiết kiệm tối đa chi phí
Với phần mềm DocEye chúng ta hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí với gói triển khai hệ thống linh hoạt phù hợp quy mô và nhu cầu riêng của từng tổ chức, doanh nghiệp. Các khoản đầu tư cho tủ giá kệ, giấy in, mực in, chi phí bảo quản tài liệu được hạn chế tối đa thậm chí là loại bỏ hoàn toàn, giúp tiết kiệm ngân sách của tổ chức, doanh nghiệp.
Tìm kiếm tài liệu trong vài giây, tiết kiệm thời gian làm việc mỗi ngày
DocEye là một phần mềm hỗ trợ quản lý văn bản lưu trữ điện tử mạnh mẽ, cho phép mọi nhân viên đều có thể thực hiện tìm kiếm quyết định, thông báo,… cùng nhiều văn thư khác chỉ với 1 cú click chuột đơn giản. Đặc biệt, nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, DocEye còn cho phép tìm kiếm toàn văn, giúp truy xuất các tệp cần thiết một cách nhanh chóng, dễ dàng thay vì tốn 1 – 2 giờ một cách lãng phí.
Như vậy, có hơn 30 – 40% thời gian làm việc của mỗi nhân viên có thể được tiết kiệm và tối ưu dành cho những tác vụ khác quan trọng hơn trong kế hoạch làm việc.
Truy cập rộng hơn nhưng vẫn bảo mật tốt hơn
DocEye là phần mềm sở hữu bảo mật an toàn tuyệt đối. Các tệp tài liệu thông thường luôn được mở công khai và ai cũng có quyền xem, khai thác thậm chí là sửa đổi. Nhưng với các thông tin quan trọng, doanh nghiệp có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu, chứng từ cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban.
Ngoài ra, việc đặt mật khẩu 2 lớp giúp bảo vệ tối ưu tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Việc người dùng xóa, sửa, di chuyển đều được ghi lại trong lịch sử với mục đích bảo mật thông tin và phòng tránh những rủi ro không đáng có. Bởi vậy nên nhân viên có thể xem, khai thác các tài liệu lưu trữ điện tử dễ dàng, nhanh chóng, không giới hạn thời gian. Với những công văn quan trọng việc giới hạn quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa cũng sẽ giúp nhà lãnh đạo an tâm hơn trong quá trình quản lý.
Bài viết trên đã giúp mỗi độc giả hiểu hơn về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cùng những lợi ích thiết thực mà phương pháp này mang lại. Hy vọng qua bài viết này, quý doanh nghiệp có thể sáng suốt chọn ra phần mềm quản lý tài liệu phù hợp, cùng song hành trên hành trình số hóa, chuyển đổi số tổ chức toàn diện.
