Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Doanh Nghiệp Bạn Đã Quản Lý Tài Liệu Đúng Cách?

276 Views
Dữ liệu là tài sản vô giá. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp hiện nay đang không thể tận dụng được triệt để nguồn “tài nguyên” quan trọng này. Thậm chí, có đến 67% dữ liệu đang bị thất thoát trong quá trình tìm kiếm và sử dụng tài liệu của doanh nghiệp. Đâu là nguyên nhân của vấn đề này?

Doanh Nghiệp Bạn Đã Quản Lý Tài Liệu Đúng Cách?

Dữ liệu là tài sản vô giá của doanh nghiệp

Điều gì đang xảy ra trong hệ thống quản lý tài liệu tại doanh nghiệp?

  • 90% các thông tin quan trọng được lưu trữ dưới dạng vật lý
  • 90% hồ sơ sau khi nộp không được nhắc đến hoặc sử dụng lại nữa
  • 30% giấy tờ là vô ích và có thể loại bỏ được
  • 37% bản sao lưu được đánh giá là không cần thiết

Có thể thấy rằng, hầu hết các dữ liệu của doanh nghiệp đều đang được lưu trữ dưới dạng giấy và nhiều thông tin được sao lưu khi không thực sự cần thiết. Điều này không chỉ khiến việc quản lý dữ liệu của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn mà thậm chí còn gây lãng phí. Các doanh nghiệp đang phải đối mặt với việc:

  • Cứ sau 12 giây, một số tổ chức lại bị mất một tài liệu
  • 67% dữ liệu bị mất liên quan đến các lỗi ngớ ngẩn của người dùng
  • Nhân viên văn phòng có thể tốn đến 2 giờ mỗi ngày để tìm kiếm giấy tờ bị thất lạc
  • Các nhà quản lý dành trung bình 4 tuần 1 năm để tìm kiếm hoặc chờ đợi thông tin

Cần làm gì để vượt qua những trở ngại trên?

Doanh Nghiệp Bạn Đã Quản Lý Tài Liệu Đúng Cách?

DocEye giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả hơn

Phần mềm quản lý tài liệu thông minh DocEye với khả năng thu nhận, quản lý và phân phối thông tin dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trên. Với DocEye, doanh nghiệp sẽ:

  • Tiết kiệm đến 40% thời gian khai thác và truy xuất tài liệu

Tập hợp thông tin tài liệu lại trên cùng một hệ thống giúp việc tìm kiếm thông tin trở nên nhanh chóng hơn. Không chỉ các dữ liệu bản mềm, DocEye còn có khả năng quản lý các tài liệu bản cứng nhờ tính năng quản lý kho 3D cho phép người dùng biết chính xác tài liệu đang được lưu trữ nằm ở ô giá kệ nào của tủ hồ sơ.

  • Tiết kiệm chi phí lưu trữ

Đưa mọi thông tin lên hệ thống quản lý số. Không cần tốn chi phí phục chế tài liệu hư hỏng. Không cần tốn chi phí mở rộng kho lưu trữ khi số lượng tài liệu tăng lên. 

  • Chia sẻ dữ liệu không giới hạn

Chia sẻ dữ liệu mọi lúc, mọi nơi trên môi trường số. Nhờ vậy quản lý có thể nắm bắt thông tin doanh nghiệp nhanh chóng và đưa ra quyết định kịp thời, nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

  • Bảo mật an toàn

Dữ liệu được bảo mật theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.

Tham khảo thêm các tính năng nổi bật của DocEye tại: https://doceye.vn/

DocEye là giải pháp quản lý tài liệu thông minh mà mỗi doanh nghiệp, tổ chức không thể bỏ qua 

  • DocEye đã 3 năm liền đạt giải thưởng SAO KHUÊ 2016, 2017, 2018 cho phần mềm công nghệ xuất sắc, đạt giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2019 do Hội Truyền thông số Việt Nam trao tặng,….
  • Vận hành theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015
  • Được ứng dụng triển khai thành công tại nhiều doanh nghiệp lớn trên cả nước: Honda Việt Nam, Công ty CP Bic Việt Nam, Viện quản lý và phát triển châu Á,...

Đăng ký DocEye ngay hôm nay để được tư vấn dùng thử miễn phí: Tại đây

DocEye - Phần mềm quản lý tài liệu của doanh nghiệp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam FSI

Hotline: 0904 805 2155

Email: support@fsivietnam.com.vn

Website: https://doceye.vn/