Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Doanh nghiệp tự “giải cứu” thời Covid

724 Views
Doanh số của các doanh nghiệp thuộc những ngành bị ảnh hưởng trực tiếp giảm mạnh, thậm chí có nhiều doanh nghiệp đã phải đóng cửa, giải thể. Có thể nói, virus corona là "đòn chí tử" đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam và khắp các quốc gia khác trên thế giới. Vậy các doanh nghiệp làm thế nào để “tự cứu mình” thoát khỏi biến động này? 

Virus corona làm xáo trộn kinh tế toàn cầu 

Trong hơn một tháng vừa qua, ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 là rộng khắp, nó không giới hạn bởi ngành nghề, phạm vi, lĩnh vực hay các quốc gia. Các doanh nghiệp Việt Nam và toàn cầu cũng chịu ảnh hưởng nặng nề và nhiều thiệt hại lớn. 

Virus corona làm xáo trộn kinh tế toàn cầu 

Theo một nghiên cứu của Contingency Planning Research, khi được hỏi "Công ty của quý vị sẽ có nguy cơ sụp đổ nếu phải ngừng làm việc trong bao lâu", 70% công ty đã trả lời là "trong 72 giờ" và có 4% nói rằng công ty họ sẽ biến mất nếu không thể phục hồi các hoạt động ngay trong giờ đầu tiên. 

Cũng trong khảo sát đó, 15% doanh nghiệp cho biết mỗi giờ không hoạt động họ sẽ thiệt hại khoảng 50.000 – 100.000 USD và 4% nói rằng con số này có thể lên đến trên 5 triệu USD.

việc ứng biến sẵn một kế hoạch vẫn là lựa chọn tối ưu. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn có thể tồn tại sau thảm họa trên dù phải chịu tác động cực lớn từ nó.

“Tự cứu mình” bằng hình thức nào 

Các doanh nghiệp cần có tâm thế chủ động khắc phục khó khăn, tự cứu mình trước, tích cực tìm kiếm thị trường thay thế, đa dạng hóa sản phẩm. Đặc biệt, đây cũng là cơ hội để các đơn vị đổi mới phương thức kinh doanh, tự giải cứu chính mình bằng các tiện ích của công nghệ 4.0.

1. Làm việc online

Dịch Covid-19 diễn biến phức tạp trên quy mô toàn cầu, khiến hàng loạt các tập đoàn, doanh nghiệp như Amazon, Apple, Google, Facebook, Microsoft và nhiều công ty công nghệ lớn khác đã khuyến khích nhân viên làm việc online tại nhà thay vì đến các văn phòng để hạn chế bùng phát dịch bệnh.

Làm việc online

Đối với mức độ lây nhiễm cao của virus corona hiện tại, Bộ y tế đã khuyến cáo tránh tiếp xúc nơi đông người như cơ quan,  nơi làm việc là cách để chủ động bảo vệ sức khỏe của bản thân và cộng đồng. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến việc công việc bị đình trệ tại doanh nghiệp. Tại thời điểm này, làm việc online được coi là bước đi sáng suốt đối với doanh nghiệp.

Hiện nay, có rất nhiều công cụ có sẵn để sử dụng cho việc này như: họp online có zoom, Skype, hangout, meet,,... Công cụ làm việc và quản trị dự án có Trello, slack. Công cụ chat để có Viber, WhatsApp, wechat, Zalo, mesenger, Line,... Vấn đề là các doanh nghiệp phải quyết liệt ứng dụng và đưa đội ngũ lên online, nhất là trong thời đoạn này.

>> Xem thêm: 5 bước tạo lập quy trình làm việc hiệu quả

2. Họp online

Họp online

Họp online đạt hiệu quả cao

Trước dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, Bộ Giao thông Vận tải đã có Văn bản số 2587/BGTVT-TTCNTT yêu cầu các cơ quan, đơn vị tăng cường họp, điều hành trực tuyến trong thời gian dịch bệnh Covid-19. Theo đó, các đơn vị nên sử dụng các nền tảng, giải pháp họp, hội nghị trực tuyến, văn phòng làm việc trực tuyến để hạn chế các cuộc họp, hội nghị, hội thảo tập trung đông người.

Giải pháp họp online không cần gặp mặt trực tiếp, lãnh đạo và nhân viên của mình vẫn có thể trao đổi công việc với nhau “face to face” qua màn hình máy tính, điện thoại, hay bất kỳ thiết bị điện tử nào được kết nối Internet. 

Có thể thấy, họp online là hoạt động góp phần nâng cao hiệu quả, giảm chi phí hành chính và duy trì hoạt động ổn định của các doanh nghiệp trong các trường hợp gián đoạn do dịch bệnh gây ra. Đây là giải pháp mà các doanh nghiệp nên ứng dụng, không chỉ cần thiết để phòng tránh dịch, đảm bảo an toàn cho nhân viên, cũng như khách hàng mà hình thức này còn mang nhiều lợi ích về kinh tế, giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu suất cao hơn trong công việc.

3. Quản lý văn bản và giải quyết trình ký từ xa

Áp dụng hình thức chuyển đổi số mùa dịch covid không chỉ giúp lãnh đạo kiểm soát tình hình kinh doanh và tài liệu doanh nghiệp theo bảng thống kê mà còn hỗ trợ các tác vụ xử lý công văn, trình ký từ xa. Các yêu cầu, đề nghị của nhân viên cần giải quyết sẽ được chuyển tới quản lý thông qua hệ thống nghiệp vụ của doanh nghiệp. Lãnh đạo có thể nhận được những tài liệu, giấy đề nghị này ngay cả khi không có mặt và phê duyệt thông qua chữ ký số.

Quản lý văn bản và giải quyết trình ký từ xa

Nhờ đó dù không thể gặp trực tiếp quản lý của mình, nhân viên vẫn có thể giải quyết công việc trôi chảy. Công tác văn thư,  nghiệp vụ cũng nhờ đó mà không bị kéo dài, đình trệ.

4. Thanh toán trực tuyến 

Trước tình hình dịch cúm Corona, để bảo vệ sức khỏe chính mình cũng như cộng đồng, nhiều đơn vị đã đảm bảo sức khỏe cho khách hàng của mình bằng cách: Hạn chế sử dụng tiền mặt, ưu tiên chọn lựa các phương thức, các kênh thanh toán điện tử để hạn chế tối đa các nguy cơ tiếp xúc với mầm bệnh, phòng chống dịch virus Corona.

Để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, nhiều doanh nghiệp đã tích hợp nhiều dịch vụ đa dạng ví điện tử như momo, zalo pay, air pay,.. hay một số đơn vị đã liên kết với nhiều đối tác lớn về tài chính, giải trí, tiêu dùng, bệnh viện, giải trí, y tế, giáo dục… Khách hàng có thể sử dụng các dịch vụ, giao dịch trên ví điện tử để phục vụ nhu cầu cuộc sống hằng ngày.

5. Áp dụng chuyển đổi số vào quá trình làm việc 

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ thấy tầm quan trọng của việc số hóa, chuyển đổi số. Các doanh nghiệp ứng dụng chuyển đổi số khi có dịch bệnh bùng phát, sẽ nhanh chóng tìm cơ hội cho mình, chuyển đổi các hình thức làm việc, mô hình kinh doanh mà không bị gián đoạn kinh doanh.

Nắm bắt được những ưu điểm mà chuyển đổi số mang lại, một doanh nghiệp sở hữu năng lực công nghệ 4.0 xuất sắc lĩnh vực công nghệ đã nhanh chóng, chủ động tận dụng sản phẩm thế mạnh của mình là số hóa và chuyển đổi số để ứng biến với thời dịch. Theo đó,  FSI được áp đã ứng dụng ngay sản phẩm chuyển đổi số vào quản lý công việc online giúp doanh nghiệp tạo lập quy trình và quản lý công việc cá nhân, tổ chức trên môi trường công nghệ số một cách dễ dàng. 

Lời kết: Trên đây là những giải pháp cho doanh nghiệp ứng biến với đại dịch COVID-19. Hy vọng thông tin trên phần nào hữu ích với doanh nghiệp trong thời gian này.