Tin tức

Tổng hợp các thông tin, bài viết có giá trị liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu, quản lý tài liệu, hồ sơ

Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Với Phần Mềm Quản Lý Dự Án

82 Views
Quản lý dự án là công việc khá phức tạp do liên quan đến toàn bộ quá trình thực hiện, điều hành công việc và bị ràng buộc bởi các yếu tố chi phí, thời gian, tài nguyên của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự giúp đỡ của những phần mềm quản lý dự án hiện nay, công việc này trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn nhiều.

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình của dự án

Nhìn chung, khái niệm phần mềm quản lý dự án có thể được hiểu là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý toàn bộ quy trình của dự án bao gồm việc: lập kế hoạch, điều phối nhân lực thực hiện, quản lý tiến độ dự án, theo dõi các thay đổi, đánh giá quá trình thực hiện và sau khi triển khai,… 

Trước đây, những công việc này đều tốn rất nhiều thời gian báo cáo, chuyển tiếp giữa người quản lý và nhân sự thực hiện. Thậm chí có thể khiến cho dự án bị gián đoạn do công tác báo cáo thực thi không liền mạch. Tuy nhiên, phần mềm quản lý dự án ra đời đã giải quyết được toàn bộ những vấn đề đó. 

Tất cả công việc, yếu tố liên quan đến dự án đều được tất cả mọi người theo dõi và thực hiện trên hệ thống chung từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thực hiện. Từ đó, đẩy nhanh tiến độ thực hiện của dự án lên nhiều lần so với phương pháp quản lý cũ.

Các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp cần đáp ứng được những yêu cầu gì?

Do nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý dự án ngày càng cao của các doanh nghiệp hiện nay, số lượng phần mềm được ra mắt trên thị trường cũng ngày một nhiều lên. Tuy nhiên, để hoạt động quản lý dự án được triển khai hiệu quả và trơn tru, doanh nghiệp nên tham khảo sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp chuyên nghiệp. Điều này không chỉ giúp việc quản lý hiệu quả hơn mà còn đảm bảo được các yêu cầu về bảo mật.

Những yếu tố mà một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp cần có bao gồm:

Yêu cầu của phần mềm quản lý dự án đối với lãnh đạo

Yêu cầu của phần mềm quản lý dự án đối với lãnh đạo

Yêu cầu của phần mềm quản lý dự án đối với lãnh đạo

-    Tiết kiệm thời gian quản lý, lập kế hoạch cho dự án
-    Chủ động điều phối nhân sự, giao việc cho các nhân viên trong dự án
-    Theo dõi, giám sát tiến độ của dự án tức thời
-    Bám sát hoạt động dự án, phân tích năng suất làm việc của từng nhân sự
-    Dễ dàng thay đổi, điều chuyển lại nhân sự khi cần thiết
-    Truyền đạt thông tin tức thời, trao đổi công việc và gửi tài liệu cho nhân sự nhanh chóng trên hệ thống chung

Những yêu cầu đối với nhân viên

Những yêu cầu đối với nhân viên

Nhân viên yêu cầu gì ở một phần mềm quản lý dự án

-    Dễ dàng lập kế hoạch công việc cá nhân một cách hệ thống và nhất quán, theo dõi tiến độ sát sao giúp không bỏ xót công việc
-    Nhận thông báo tức thì từ quản lý khi có thay đổi
-    Trao đổi công việc với công sự dễ dàng 
-    Báo cáo, cập nhật kết quả, tiến độ dự án, thời gian hoàn thành,… lên hệ thống chung
-    Sắp xếp và phân bổ công việc hợp lý theo mức độ quan trọng của từng công việc

Nâng cao năng suất triển khai với top 3 phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý dự án microsoft project

Là một sản phẩm của công ty công nghệ hàng đầu Microsoft, không khó hiểu khi microsoft project lại nằm trong top những phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay. Microsoft project là ứng dụng phù hợp dành cho mọi doanh nghiệp khi muốn quản lý tiến độ của dự án. Phần mềm này có tính phí trung bình là 10$/tháng sử dụng.

Phần mềm quản lý dự án microsoft project

Phần mềm quản lý dự án microsoft project

Phần mềm này sở hữu nhiều tính năng nổi bật như:

-    Lên kế hoạch phát triển dự án dễ dàng
-    Chỉ định nhân sự tham gia dự án
-    Theo dõi tiến độ mỗi dự án theo dạng mạng lưới
-    Quản lý ngân sách chi tiêu của mỗi dự án trong hạng mục
-    Phân tích khối lượng công việc của từng dự án

Trello – phần mềm quản lý dự án free

Trello nổi tiếng là một công cụ quản lý công việc, quản lý dự án thân thiện, dễ sử dụng. Phần mềm này được khá nhiều người biết đến và là một trong những phần mềm quản lý dự án được sử dụng phổ biến hiện nay. Đặc biệt hơn là nó hoàn toàn miễn phí.

Trello – phần mềm quản lý dự án free

Phần mềm quản lý dự án free Trello

Trello rất phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ và vừa có yêu cầu về mức độ quản lý dự án không quá cao. Nó có giao diện rất thân thiện với người dùng và phiên bản mobile vô cùng tiện dụng.

Phần mềm quản lý dự án này sở hữu các tính năng như:

-    Không giới hạn số người vào bảng kế hoạch
-    Thảo luận hoặc nhận xét và gửi tệp đính kèm chủ động
-    Lên danh sách dự án, thông báo khi sắp hết hạn
-    Theo dõi tất cả các hoạt động của dự án mọi lúc, mọi nơi
-    Tạo thẻ tag và nhận xét qua email hoặc ứng dụng
-    Phần mềm dự án Trello có hỗ trợ gói miễn phí và trả phí tùy theo nhu cầu

Quản lý dự án chuyên nghiệp với phần mềm quản lý DocEye

Quản lý dự án chuyên nghiệp với phần mềm quản lý DocEye

Quản lý dự án chuyên nghiệp với phần mềm quản lý DocEye

DocEye là một phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp thông minh. Phần mềm sở hữu nhiều module tính năng hiện đại giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành hiệu quả hơn như: module quản lý kinh doanh, quản lý mua sắm, quản lý tài chính,... Trong đó quản lý dự án cũng là một tính năng tiêu biểu của phần mềm này. 

Với tính năng quản lý dự án của DocEye, doanh nghiệp có thể:

-    Lên kế hoạch thực hiện dự án dễ dàng
-    Phân công nhân sự, thời gian thực hiện, mục tiêu của dự án,…
-    Bám sát nhiệm vụ được giao
-    Thông báo tiến độ, nhắc nhở công việc
-    Báo cáo, thống kê kết quả hoàn thành

Với những chia sẻ hôm nay, hy vọng rằng doanh nghiệp sẽ tìm được cho mình một phần mềm quản lý dự án phù hợp, hiệu quả, giúp công ty nâng cao hiệu suất và năng lực cạnh tranh hơn trong các dự án.