Phần mềm quản lý công văn, giấy tờ, điều hành văn bản nội bộ đi đến DocEye

5/5 - (9 bình chọn)

Phần mềm quản lý công văn đi đến DocEye đã mở ra kỷ nguyên mới trong quản lý tài liệu, điều hành văn bản nội bộ đi và đến, thúc đẩy tiến trình xây dựng văn phòng 4.0 trong kỷ nguyên số.

Thực trạng quản lý công văn, giấy tờ đi đến trong doanh nghiệp, tổ chức

Không chỉ có các cơ quan Nhà nước, nhu cầu quản lý công văn giấy tờ cũng đang tạo áp lực với nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Mỗi ngày các đơn vị phải tiếp nhận vô số các loại công văn đi đến khác nhau cần phải phân loại, chuyển phát hay lưu trữ. Đặc biệt trong những dịp quan trọng, lượng giấy tờ tăng lên khiến công việc quản lý gặp nhiều trở ngại.

Theo một nghiên cứu gần đây, hơn 50% tài liệu phải được sao chép và lưu trữ, có tới 30% truy cập tài liệu không thành công do tài liệu bị gửi nhầm, biến mất hoặc đang trong quá trình xử lý. Mỗi lần tìm cần phải bỏ ra 3-4 tiếng làm việc mỗi ngày, việc chỉnh lý, sửa chữa cũng gặp nhiều khó khăn. Theo thời gian, lượng công văn đi đến cần quản lý ngày càng tăng khiến nhiều doanh nghiệp “hao tâm tổn sức”, đầu tư nhiều tiền bạc mà vẫn chưa tìm được kế sách đối phó phù hợp.

phần mềm quản lý công văn
Việc quản lý công văn giấy tờ đang tạo áp lực với nhiều tổ chức doanh nghiệp trong kỷ nguyên số

Một tờ giấy nhỏ không gây ra nhiều rắc rối lớn cho doanh nghiệp nhưng theo thời gian cả chồng giấy, kệ giấy và nhiều tủ giấy sẽ tạo thành nỗi lo đáng ngại. Lượng công văn giấy tờ nhiều khiến nhân viên văn thư khó quản lý hiệu quả và đưa tới nhiều hệ lụy khôn lường cụ thể như: 

Thời gian tra cứu nuốt gọn tới 50% thời gian làm việc

Mọi công văn đến và đi tại doanh nghiệp đều lưu trữ dưới dạng giấy. Bởi vậy chúng cần được phân loại, sắp xếp thành các tệp khác nhau trên các tủ, kệ. Tuy nhiên, đây cũng là vấn đề bất cập khi cần tìm kiếm lại công văn bởi các công văn không được đánh số thứ tự. Nhiều tệp hồ sơ giống nhau, khiến việc tìm kiếm tốn kém nhiều thời gian, nhiều nhân viên tiêu tốn 30 – 40% thậm chí là 50% thời gian làm việc mỗi ngày.   

Thời gian tra cứu có thể chiếm tới 50% thời gian làm việc mỗi ngày khiến nhân viên mệt mỏi

Giấy tờ quan trọng “thất lạc” qua nhiều năm

Lưu trữ quá nhiều công văn giấy khiến việc quản lý không khoa học, bản cứng qua nhiều năm, trải qua nhiều đời nhân viên chính là lý do khiến nhiều chứng từ, công văn quan trọng “không cánh mà bay”. Điều kiện lưu trữ không tốt công với việc nước ta nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, độ ẩm cao, dẫn đến ẩm mốc, thất lạc giấy tờ.  

Quy trình xử lý rườm rà bị động 

Việc điều hành công văn đi đến thường được phòng hành chính hay bộ phận văn thư tiếp nhận, vào số và xác nhận mức độ bảo mật. Sau đó, chúng sẽ được chuyển lên chánh văn phòng (thư ký giám đốc) phân loại rồi chuyển đến lãnh đạo đợi phê duyệt. 

Sau đó, các văn thư sẽ được đóng dấu và in hoặc photo nhiều bản để gửi tới các phòng ban liên quan sau đó đưa 1 bản để lưu trữ.  Công đoạn này lặp lại nhiều lần, thủ công và sẽ rất khó hoàn thiện nếu lãnh đạo vắng mặt, gây ra nhiều bất tiện với các giấy tờ cần xử lý gấp.

Quy trình xử lý, quản lý công văn, giấy tờ rườm rà khiến quá trình vận hành trở nên trì trệ

DocEye – phần mềm quản lý công văn giấy tờ đi và đến chủ động, thông minh 

Các phần mềm quản lý văn bản nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua nỗi lo lãng phí như khi sử dụng tài liệu giấy, đồng thời, hiện đại hóa từng bước hướng tới chuyển đổi số toàn diện. 

Với 15 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn chuyển đổi số và liên tiếp lọt Top 10 doanh nghiệp công nghệ thông tin hàng đầu về cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số uy tín, FSI đã nghiên cứu và phát triển thành công DocEyehệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu, tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Lợi ích khi quản lý công văn, giấy tờ và điều hành văn bản nội bộ đi đến với DocEye

Thiết lập kho lưu trữ công văn số tập trung, tiếp nhận nhanh chóng lượng công văn đến và đi 

DocEye sẽ thu nhận và lưu trữ đa dạng các công văn đến và đi trong các tổ chức bằng cách đồng bộ trực tiếp, nhanh chóng từ máy tính hay máy scan rồi lưu trữ chúng trong kho tài liệu tập trung. Người dùng dễ dàng phân loại một cách khoa học theo từng loại tài liệu thường dùng, tránh nhầm lẫn tạo ra phương thức quản lý số khoa học, thông minh, hạn chế tối thiểu những nhầm lẫn thường gặp và bao cồng kềnh khi lưu trữ công văn truyền thống. 

Nhiều nhân viên có thể cùng truy cập, tìm kiếm và khai thác công văn trực tuyến nên việc tài liệu bị gửi nhầm, biến mất hoặc đang trong quá trình xử lý khó có thể xảy ra. Những tác động ngoại cảnh như hỏa hoạn, mối mọt cũng không làm tổn hại đến kho tài liệu số đã được lưu trữ. 

phần mềm quản lý công văn
DocEye – phần mềm quản lý công văn giấy tờ hiệu quả, tiết kiệm thời gian

Tìm kiếm tài liệu trong vài giây thay vì tốn 40% thời gian làm việc mỗi ngày

DocEye là phần mềm quản lý công văn giấy tờ mạnh mẽ, cho phép mọi nhân viên đều có thể thực hiện tìm kiếm quyết định, thông báo,… cùng nhiều văn thư khác chỉ với 1 cú click chuột đơn giản. Đặc biệt, nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, DocEye còn cho phép tìm kiếm toàn văn, giúp truy xuất các tệp cần thiết một cách nhanh chóng, dễ dàng. Như vậy, hơn 40% thời gian làm việc của nhân viên có thể được tiết kiệm và tối ưu dành cho những tác vụ khác quan trọng hơn trong kế hoạch làm việc. 

Bảo mật thông tin tuyệt đối tránh thất lạc công văn trong quá khứ 

DocEye là phần mềm sở hữu bảo mật an toàn tuyệt đối. Với các thông tin quan trọng, doanh nghiệp có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu, chứng từ cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban. Ngoài ra, việc đặt mật khẩu 2 lớp giúp bảo vệ tối ưu tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Việc người dùng xóa, sửa, di chuyển đều được ghi lại trong lịch sử với mục đích bảo mật thông tin và phòng tránh những rủi ro không đáng có. Bởi vậy nên nhân viên có thể xem, khai thác các công văn thông thường mà không sợ các rủi ro. Với những công văn quan trọng, việc giới hạn quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa cũng sẽ giúp nhà lãnh đạo an tâm hơn trong quá trình quản lý. 

Phần mềm quản lý công văn giấy tờ là cánh tay phải đắc lực giúp từ bỏ giải pháp lưu trữ, quản lý rườm rà truyền thống vốn đang kìm chân nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Đây là bước đệm để doanh nghiệp tới gần hơn với tiêu chuẩn “doanh nghiệp số” hiện đại. Với những gợi ý trên, hy vọng doanh nghiệp có thể cân nhắc để ứng dụng các phần mềm như DocEye giúp quản lý công văn đi đến hiệu quả hơn. 

Đăng ký nhận tin

Nắm bắt những thông tin hữu ích và mới nhất về giải pháp công nghệ từ FSI

THEO DÕI FACEBOOK

THAM GIA CỘNG ĐỒNG

Cộng đồng Tư vấn-Hỗ trợ Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp

BÀI VIẾT NỔI BẬT

ĐĂNG KÝ NHẬN THÔNG TIN
TỪ DOCEYE

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DEMO MIỄN PHÍ