Tối ưu hiệu suất công việc, quản lý thời gian và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn là điều tất cả mọi người đều mong muốn, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sắp xếp công việc hợp lý. Việc sử dụng các phần mềm quản lý công tác cá nhân sẽ là một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho bạn.
Tìm hiểu về phần mềm quản lý lịch công tác
Quản lý lịch công tác là gì?
Quản lý công tác về cơ bản là xử lý các nhiệm vụ từ khi bạn tạo ra cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ đó. Các bước cơ bản của quản lý lịch công tác là:
– Tạo nhiệm vụ, công việc: Đặt ra mục tiêu công việc cần hoàn thành và thêm các chi tiết có liên quan như thời gian thực hiện nhiệm vụ, ước tính thời gian, các yếu tố phụ thuộc, trạng thái thực hiện nhiệm vụ.
– Sắp xếp và ưu tiên: xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành công việc của mình và sau đó thiết lập thứ tự ưu tiên công việc quan trọng cần hoàn thành trước.
– Giám sát và update quá trình thực hiện nhiệm vụ: Quá trình quản lý công tác được thực hiện sau khi bạn tạo ra một nhiệm vụ, tất cả những hoạt động đều cần được kiểm soát để đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được theo dõi và ghi lại chính xác cho đến khi hoàn thành
Tại sao phần mềm quản lý lịch công tác lại quan trọng?
Phần mềm quản lý công tác giúp cung cấp sự rõ ràng và ổn định khi nói đến mọi nhiệm vụ bạn đã, đang và sẽ thực hiện. Đặc biệt bạn sẽ luôn biết chính xác những nhiệm vụ cần ưu tiên làm trước. Dưới đây là các lợi ích khi bạn sử dụng phần mềm quản lý lịch công tác:
Làm việc hiệu quả và đảm bảo hoạt động hàng ngày của bạn được sắp xếp hợp lý
Với phần mềm quản lý bạn có thể sắp xếp tất các nhiệm vụ theo mình muốn và dễ dàng tìm kiếm nó mà không phải qua những tập tài liệu hay email và chắc chắn là bạn sẽ không bỏ qua bất kỳ một nhiệm vụ nào. Bạn có thể sắp xếp rõ ràng những công việc cần ưu tiên để cân bằng khối lượng công việc trong khi vẫn hoàn thành đúng thời hạn.
Phần mềm sẽ giúp bạn hoàn thành deadlines công việc bạn sẽ không lãng phí thời gian vào những hoạt động không cần thiết mà thay vào đó là tập trung thời gian để hoàn thành deadlines, từ đó công việc hiệu quả hơn và hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã dự tính.
Kiểm soát ngân sách
Hầu hết các nhiệm vụ đều được liên kết với một ngân sách theo cách này hay cách khác. Cho dù bạn cần tiền để mua phần mềm mới hoặc đồ dùng văn phòng, thuê chuyên gia tư vấn hoặc nhân viên mới, tải hình ảnh từ stock hoặc tạo video quảng cáo cho khách hàng của bạn, công việc của bạn luôn được gắn với ngân sách đã dự trù. Để đảm bảo bạn không vượt quá số tiền đó, bạn có thể chia toàn bộ ngân sách của mình theo từng nhiệm vụ và một phần thuộc tính của nó cho các hoạt động riêng lẻ dựa trên ước tính của bạn.
| Xem thêm: Khám phá phần mềm quản lý hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp Việt |
5 phần mềm quản lý công tác cá nhân hiệu quả nhất
Asana – phần mềm quản lý công tác cá nhân tối ưu
Asana là một phần mềm quản lý công tác cá nhân hiệu quả giúp người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả, thông minh hơn đặc biệt Asana còn rất hữu ích trong việc phân công của hoạt động làm việc nhóm. Asana được hỗ trợ các ứng dụng trên iPhone, iPad và Android với sự thay đổi linh hoạt và khoa học về mọi mặt tạo thuận tiện cho người dùng khi sử dụng.
Asana miễn phí cho tất cả mọi người sử dụng, bạn chỉ trả tiền trong trường hợp số người sử dụng từ 15 người trở lên trên cùng một dự án. Đặc biệt họ không bỏ qua các tính năng đối với bản miễn phí. Tất cả các chức năng đều giống nhau, khi người dùng trả phí chỉ được nhận thêm những thứ như hỗ trợ ưu tiên và các tài khoản dành cho khách.
Microsoft OneNote – phần mềm quản lý lịch công tác cá nhân mất phí
Phần mềm Onenote được biết đến rộng rãi khi là một sản phẩm trong bộ Office. Nếu bạn hiện đang sử dụng Microsoft thì Onenote đã được cài đặt sẵn vào máy rất thuận tiện cho bạn khi sử dụng. Onenote không chỉ là một công cụ ghi chú tuyệt vời nó còn là một phần mềm quản lý lịch công tác vô cùng hiệu quả. Phần mềm còn hỗ trợ nhiều tính năng khác để bạn có thể tổ chức dự án phức tạp
Hạn chế duy nhất của Onenote có lẽ là giá thành, là một phần của Microsoft Office nhưng bạn sẽ phải trả một số tiền lớn để sở hữu nó là $70.
EverNote – phần mềm quản lý lịch công tác hiệu quả
EverNote là một phần mềm quản lý lịch công tác cá nhân hiệu quả và rất phổ biến. Bạn chỉ cần thêm vào sổ ghi chú bằng các thao tác đơn giản, EverNote sẽ hiểu nhanh chóng các thông tin của bạn. Phần mềm EverNote có cả một hệ thống khổng lồ các ứng dụng cung cấp và hỗ trợ nó.
EverNote là một phần mềm miễn phí, tuy nhiên bạn sẽ phải trả $5/tháng hoặc $45/năm đối với bảng Evernote Premium. Nó cung cấp các tính năng hấp dẫn như truy cập ngoại tuyến vào sổ ghi chép, công cụ cộng tác, không gian lưu trữ. EverNote là một phần tuyệt vời đáng để bạn xem xét và sử dụng.
Bitrix24 – phần mềm quản lý lịch công tác cá nhân toàn diện
Có Bitrix24 việc quản lý các công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn được trang bị các công cụ hiệu quả, bạn có thể giải quyết mọi vấn đề trong quá trình thực hiện. Hạn chế được những điều không mong muốn và thất bại xảy ra.Bitrix24 có thể quản lý và tự động hóa một khối lượng công việc lớn hiệu quả. Nó giúp bạn đi đúng hướng nhiệm vụ và tránh khỏi việc trượt khỏi mục tiêu.
Với biểu đồ Gantt, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc của mình. Tải các tập tin, chia sẻ vào hệ thống quản lý dữ liệu của Bitrixt24 vô cùng đơn giản. Các bài thuyết trình, tài liệu, video và bất cứ tập tin khác đều có thể được tải về, sử dụng vì mục đích cá nhân của bạn. Đặc biệt, thông qua hệ thống tìm kiếm nội bộ, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy bất kỳ tài liệu nào.
5. Phần mềm quản lý công việc hàng ngày DocEye
DocEye là phần mềm quản lý công việc thông minh giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian trong việc tìm tài liệu. Bạn có thể truy cập tất cả tài liệu từ xa nếu dùng phần mềm này là một giải pháp tuyệt vời trong trường hợp mà bạn làm việc tại nhà hay đi công tác xa. Một trong những tính năng vô cùng hiệu quả nữa là phần mềm này cho phép nhân viên của bạn có thể tương tác và cùng sử dụng chung dữ liệu thông qua hệ thống phần mềm.
Ngoài ra phần mềm quản lý công việc DocEye còn tích hợp với hệ thống phần mềm có sẵn như phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý công văn,…. Cùng nhiều phần mềm khác.
Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một phần mềm quản lý công việc cá nhân hiệu quả thì những gợi ý trên sẽ là lựa chọn chính xác cho bạn.
| Xem thêm: Phần mềm quản lý văn bản nội bộ TỐT NHẤT 2023 |
