Trước làn sóng chuyển đổi số, thay đổi là nước đi tất yếu để mỗi doanh nghiệp hiệu suất hơn, thành công hơn. Cụ thể, việc lưu trữ văn bản giấy dần được thay thế thành văn bản điện tử, kéo theo đó, các doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý văn bản nội bộ thông minh thay vì các tủ giá kệ truyền thống. Cùng khám phá ngay thông tin hữu ích liên quan trong bài viết dưới đây của DocEye.
Tâm lý ngại chi “Nghìn đô” để quản lý văn bản nội bộ thủ công
Có một sự thật bất ngờ rằng mỗi tờ giấy riêng lẻ chỉ dày khoảng 0,1mm tương đương với độ dày của một sợi tóc. Nhưng theo thống kê trung bình, các văn phòng ở Hoa Kỳ sử dụng hơn 12.000 tỷ tờ giấy mỗi năm. Nghĩa là một nhân viên văn phòng sử dụng khoảng 10.000 tờ giấy và chúng đủ để xếp thành một chồng cao tới 1 mét.
Với khối lượng văn bản khổng lồ trên, việc tạo, sắp xếp và lưu trữ lượng tài liệu văn bản nội bộ vô cùng tốn kém vì:
- Chiếm dụng không gian làm việc
Khi giá bất động sản tăng cao, một chiếc tủ hồ sơ chứa các văn bản nội bộ có thể chiếm dụng và tiêu tốn hàng triệu đồng đến hàng chục triệu đồng nếu số lượng tủ lớn. Mặt bằng văn phòng sẽ không được tận dụng tối đa, gây ra lãng phí, nhân viên sẽ không có đủ không gian thoải mái làm việc. Chưa kể công ty sẽ phải đầu tư một khoản phí nhất định để lắp đặt hệ thống các giá, kệ, tủ. Đây là những khoản đầu tư không tạo ra lợi nhuận.
- Chi phí giấy tăng lên
Khi không sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ, chi phí giấy sẽ tiếp tục tăng lên khó kiểm soát. Theo File Center, trung bình một công ty tiêu tốn 8.000 đô la mỗi năm để mua giấy chưa kể đến chi phí máy in và mực đi kèm.
- Tiêu tốn thời gian làm việc, hiệu suất làm việc kém
Mỗi một nhân viên trung bình dành 3,6 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin, con số lên đến 4,2 giờ mỗi ngày với những nhân viên làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Như vậy trung bình một nhân viên có thể dùng hơn nửa thời gian làm việc chỉ để tìm tài liệu giấy, các văn bản nội bộ cần thiết để hoàn thiện công việc. Hiệu suất làm việc không được đảm bảo ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty và cũng tiêu tốn chi phí của doanh nghiệp.
| Xem thêm: Cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp cho doanh nghiệp |
- Làm nhân viên mệt mỏi, kiệt quệ
Thời gian tìm kiếm tài liệu lâu dễ khiến các nhân viên cảm thấy khó chịu, mệt mỏi. Sự bất tiện trong tìm kiếm tài liệu chính là nguyên nhân gây căng thẳng. Khoảng ⅓ nhân viên được phỏng vấn khẳng định rằng họ rơi vào trạng thái mệt mỏi và kiệt quệ khi không thể tìm thấy thông tin, tài liệu cần thiết. Điều này khiến 16% trong số họ muốn rời bỏ công ty.
- Bảo mật kém, dễ mất tài liệu quan trọng
Trong các doanh nghiệp, nhiều văn bản nội bộ là tài liệu kinh doanh chứa thông tin nhạy cảm cần được bảo mật. Tuy nhiên, các quy trình thủ công gần như không có bảo mật cao, hiện đại. Ngoài ra, khi gửi các tài liệu giấy theo phương thức thủ công có thể dẫn tới gửi sai tên hoặc nhầm địa chỉ. Hành động này khiến công ty phải chi ra thêm 5 lần chi phí để nộp đúng cách, và chi phí tăng lên 11 lần khi phải tái tạo lại các tài liệu bị mất.
- Khó khăn trong biên tập, cập nhật nhiều phiên bản tài liệu
Trong khi quản lý các hồ sơ, tài liệu chứng từ đôi khi chúng ta cần biên tập và chỉnh sửa rồi liên tục in lại để lưu giữ phiên bản cuối cùng của tài liệu. Đây là sự lãng phí thời gian và nguồn lực kinh doanh, trên hết là gây hại cho môi trường.
Việc có nhiều phiên bản chỉnh sửa cũng khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc tiếp cận, phân tích tài liệu, văn bản nội bộ. Họ dễ bối rối vì không biết liệu phiên bản tài liệu nào là phiên bản hoàn thiện.
| Xem thêm: Cách thống kê tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ hiệu quả nhất |
DocEye – Phần mềm giải quyết nỗi lo quản lý văn bản nội bộ
Các phần mềm quản lý văn bản nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua nỗi lo lãng phí như khi sử dụng tài liệu giấy, đồng thời, hiện đại hóa từng bước hướng tới chuyển đổi số toàn diện.
Với 15 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn chuyển đổi số và liên tiếp lọt Top 10 doanh nghiệp công nghệ thông tin hàng đầu về cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số uy tín, FSI đã nghiên cứu và phát triển thành công DocEye, hệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu, tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên.
Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung, tận dụng tối ưu không gian làm việc
DocEye sẽ thu nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu đang lưu hành hiện nay, lưu trữ chúng trong kho tập trung, phân loại một cách khoa học. Nhiều nhân viên có thể cùng truy cập, tìm kiếm và hiệu chỉnh các văn bản nội bộ. Ngoài ra, các kho tài liệu cá nhân cũng có thể được tạo lập nhằm phục vụ mỗi nhân viên xuyên suốt quá trình hoàn thiện công việc.
Như vậy, diện tích văn phòng sẽ không bị chiếm dụng nhằm mục đích lưu trữ các tài liệu, hồ sơ, chứng từ nhờ sự xuất hiện của phần mềm quản lý văn bản nội bộ.
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng
Với phần mềm quản lý hồ sơ nội bộ DocEye, mọi nhân viên đều có thể thực hiện tìm kiếm hợp đồng, chứng từ cùng nhiều văn thư khác chỉ với 1 cú click chuột đơn giản. Đặc biệt, nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, DocEye còn cho phép tìm kiếm toàn văn, giúp nhanh chóng và dễ dàng truy xuất các tệp cần thiết. Thời gian làm việc của nhân viên sẽ được tối ưu, nâng cao hiệu suất. Cảm giác mệt mỏi, uể oải khi phải dành quá nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu sẽ biến mất. DocEye sẽ kiến tạo nên môi trường làm việc hiện đại, vừa phục vụ công tác chuyển đổi số, vừa tạo điều kiện tốt nhất giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực.
Đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp
DocEye là phần mềm sở hữu bảo mật an toàn tuyệt đối. Với các thông tin quan trọng, doanh nghiệp có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu, chứng từ cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban. Ngoài ra, việc đặt mật khẩu 2 lớp giúp bảo vệ tối ưu tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Việc người dùng xóa, sửa, di chuyển đều được ghi lại trong lịch sử với mục đích bảo mật thông tin và phòng tránh những rủi ro không đáng có.
Hệ thống lưu trữ hồ sơ DocEye hoạt động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 nên các doanh nghiệp yên tâm về mức độ an toàn thông tin của phần mềm.
Dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật nhiều phiên bản tài liệu ngay trên hệ thống
Khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ, nhân viên sẽ không còn hoang mang khi phải in nhiều bản thay thế, khó khăn trong việc tiếp cận phiên bản chứng từ mới nhất. DocEye sẽ giúp giải quyết mọi khó khăn trên. Nhân viên hoàn toàn có thể truy cập phần mềm để xem và chỉnh sửa văn bản ngay trên hệ thống sau khi được cấp quyền. Lịch sử chỉnh sửa được lưu lại thành từng phiên bản phục vụ tối ưu nhu cầu của người dùng.
Như vậy, phần mềm DocEye sẽ khắc phục tối đa những nhược điểm của cách quản lý, lưu trữ văn bản nội bộ truyền thống, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được “ngàn đô” và gia tăng hiệu suất vận hành của toàn đơn vị.
Nếu tiếp tục trung thành với phương pháp quản lý tài liệu truyền thống, doanh nghiệp không chỉ lãng phí nhiều nguồn lực mà còn phải đối mặt với sự tụt hậu trên thương trường đầy cạnh tranh. Nhờ ứng dụng DocEye, doanh nghiệp sở hữu ngay một công cụ phần mềm quản lý văn bản nội bộ hiệu quả, tiết kiệm tối đa chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc, xây dựng môi trường làm việc hiện đại, thuận tiện.
