Phần mềm quản lý tài liệu văn bản nội bộ không chỉ có chức năng thu, nạp những thông tin, dữ liệu cần thiết, đem lại sự bảo mật an toàn cao cho tài liệu mà còn cung cấp những kết quả đầy đủ, chính xác và nhanh chóng nhất cho doanh nghiệp mà chỉ cần vài cái click chuột khi tìm kiếm.
Thực trạng các doanh nghiệp khi chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ
Thực trạng các doanh ghiệp khi chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản nội bộ
Bạn có biết? Doanh nghiệp càng phát triển bao nhiêu thì việc quản lý, lưu trữ những văn bản nội bộ càng đóng vai trò quan trọng bấy nhiêu. Chúng cần mang đến sự giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn để giải quyết công việc được thuận tiện, nhanh chóng hơn.
Việc quản lý tài liệu theo phương thức truyền thống khá rời rạc mất nhiều thời gian khi tìm kiếm
Tuy nhiên, thực tế thì hầu hết những doanh nghiệp vẫn đang lưu trữ văn bản nội bộ theo phương thức truyền thống qua giấy tờ. Vì vậy mà gặp phải vô số những hạn chế khó tránh khỏi:
– Việc quản lý tài liệu không được tập chung, khá rời rạc. Vì vậy mà dẫn đến thất lạc sau thời gian, năm tháng.
– Doanh nghiệp không đi kèm cùng sổ theo dõi, ghi chung nhưng không phân loại, không đánh số thứ tự, văn bản giấy ngày càng một nhiều hơn…. Dẫn đến công tác tìm kiếm tài liệu vừa mất thời gian lại gặp nhiều khó khăn.
– Nhiều phòng ban hay đơn vị phụ trách khác không tra cứu được rõ ràng khiến hiệu suất công việc giảm sút.
– Nếu doanh nghiệp lưu giấy dạng giấy tờ hoặc file word, excel khi phát hiện sai xót sẽ tiến hành xóa, hay chỉnh sửa sẽ gây mất tính bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.
Vậy thì tại sao doanh nghiệp bạn vẫn còn lựa chọn quản lý tài liệu văn bản nội bộ bằng hình thức truyền thống? Tại sao không thử ngay công nghệ quản lý hiện đại trong việc kiểm soát tài liệu lưu trữ chỉ bằng vài cái nhấp chuột, mà tính bảo mật lại cao ?
Hiểu được những “khó khăn” mà các doanh nghiệp đang gặp phải, để đáp ứng những nhu cầu quản lý văn bản nội bộ, FSI đã nghiên cứu và sáng tạo phần mềm quản lý DocEye dựa trên sự thông minh và cải tiến từ những công nghệ đi trước.
Phần mềm quản lý văn bản nội bộ DocEye
Phần mềm quản lý văn bản nội bộ DocEye
DocEye là phần mềm quản lý văn bản nội bộ do FSI – Công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam hiện nay cung cấp. Phần mềm được xây dựng theo chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và đạt nhiều giải thưởng danh giá: Sao khuê 2016, 2017, 2018 và giải thưởng công nghệ số tiêu biểu Việt Nam 2019, đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp về: Quản lý tìm kiếm chia sẻ tài liệu, dữ liệu không giới hạn không gian, thời gian, khoảng cách; Tạo lập quy trình làm việc dễ dàng theo thực tế hoạt động của khách hàng; Tự động hóa tối đa việc thu thập thông tin thuộc tính tài liệu nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin
Hệ thống phần mềm quản lý văn bản DocEye được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin văn bản, video, báo cáo, email,… của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó. Bên cạnh đó, DocEye linh hoạt tùy chỉnh được theo nhu cầu quản trị của từng khách hàng với quá trình lưu trữ tài liệu, bóc tách thông tin gần như tự động hoàn toàn.
DocEye còn được tích hợp sẵn công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE giúp cho việc nhận dạng thông và bóc tách thông tin tin tự động với độ chính xác cao > 95%. Điều này khiến phần mềm quản lý văn bản nội bộ DocEye nâng cao hiệu suất trong việc tạo lập và quản lý các cơ sở dữ liệu lớn (Big Data) cho khách hàng. Đồng thời, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí từ 50-80% so với phương pháp nhập liệu thủ công.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản nội bộ DocEye
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản nội bộ DocEye
– Người dùng dễ dàng xây dựng được kho cá nhân và lưu trữ trên phần mềm.
– Dễ dàng chia sẻ tài liệu tới người sử dụng và các phòng ban khác không giới hạn không gian thời gian
– Thông tin luôn được lưu trữ, mã hóa các file dữ liệu và đặt mật khẩu.
– Hỗ trợ tìm kiếm full text các tài liệu. Và cho phép tìm kiếm tài liệu dựa trên những thông tin đã được bóc tách trước đó.
– Đặc biệt, DocEye có sự tích hợp tính năng 3D, cho phép người sử dụng biết chính xác được tài liệu đang cất giữ trong file cứng nào của doanh nghiệp mà không cần mất nhiều thời gian tìm kiếm.
Phần mềm quản lý văn bản nội bộ thông minh DocEye đã được triển khai trên hàng trăm khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc và quốc tế như: Honda Vietnam, FPT, Citicom, Provonce,…
Việc thành công của một doanh nghiệp không chỉ dựa trên đội ngũ, nhân sự có chuyên môn mà còn phụ thuộc vào phong cách doanh nghiệp đang làm. Để hiệu quả, năng suất công việc đạt cao nhất mà không cần bỏ ra quá nhiều thời gian là điều mất bất kì doanh nghiệp nào cũng “khát khao”. Vậy thì tại sao bạn lại bỏ lỡ cơ hội dùng thử DocEye để tiết kiệm thời gian, cũng như nâng cao năng suất lưu trữ văn bản và bảo mật thông tin.
Hãy cùng đăng ký dùng thử dịch vụ: TẠI ĐÂY
Mọi thắc mắc xin vui lòng để lại bình luận phía dưới hoặc liên hệ qua HOTLINE: 0904 805 255 để được tư vấn trực tiếp, hiệu quả. Chúc cho doanh nghiệp của bạn mãi vững bền và sáng tạo để thành công!
