6 Bước Tạo Lập Quy Trình Làm Việc Hiệu Quả

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc xây dựng một quy trình làm việc có thể gây tốn thời gian và gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên đây lại được coi là công việc gần như bắt buộc tại hầu hết các doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả? Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây.

Quy trình làm việc là gì?

Khái niệm quy trình làm việc

Quy trình làm việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới.

Quy trình làm việc trong công ty là tập hợp những nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo một thứ tự cố định để hoàn thành kế hoạch được đề ra. Dựa vào từng chức năng nhiệm vụ mà các quy trình làm việc trong công ty có thể được chia làm 4 nhóm: quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý vận hành, quy trình quản lý đổi mới, quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Có thể nói quy trình làm việc là cách tốt nhất để thực hiện các công việc theo tổ chức và mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Một quy trình “chuẩn mực” nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích. Trong đó có thể kể đến như:

– Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong nội bộ doanh nghiệp
– Đảm bảo tính trơn tru khi thực hiện
– Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành
– Nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp nhờ tạo ra những đột phá trong công việc mới
– Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc được chuẩn hóa theo thứ tự

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc

Để xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ tất cả các bước để xây dựng quy trình làm việc.

Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc

Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc

Công việc đầu tiên để xây dựng một quy trình tiêu chuẩn là xác định nhu cầu. Tại đây, doanh nghiệp cần phải làm rõ nhu cầu của của công việc cần xây dựng quy trình là gì: để nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo,…

Ngoài ra, xác định mục đích và phạm vi cũng là điều mà doanh nghiệp cần quan tâm tại bước này. Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát , thời gian thực hiện, tấn suất công việc,… Còn xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc được đề ra. Đó có thể là một cá nhân, một phòng ban hoặc lĩnh vực,….

Bước 2: Xác định số bước của quy trình làm việc

Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó. Mặc dù không có một con số “chuẩn” nào về số bước của một quy trình làm việc. Song ai cũng hiểu rằng nếu một quy trình có quá nhiều bước thực hiện thì sẽ dễ dẫn đến những rắc rối trong quá trình kiểm soát.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc.

Xác định số bước của quy trình làm việc

Trong đó 5W-1H gồm:

– What (là gì?): xác định nội dung công việc
– Why (vì sao?): xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
– When (khi nào?): xác định thời gian thực hiện, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
– Where (ở đâu?): xác định địa điểm, nơi thực hiện
– Who (ai?): Xác định nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát
– How (như thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện công việc

Còn 5M là xác định nguồn lực bao gồm:

– Man (nguồn nhân lực): nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
– Money (tiền bạc) : Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
– Material (hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu) : tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
– Machine (máy móc/công nghệ) : Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
– Method (phương pháp làm việc) : làm việc theo phương pháp nào

Bước 3: Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc

Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc

Mô hình lý thuyết là không để đảm bảo một quy trình làm việc có thể vận hành trơn tru, hiệu quả. Chính vì vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, các nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

Công việc kiểm soát cần được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tổ:

• Đơn vị đo lường công việc
• Công cụ/dụng cụ/phương pháp đo lường
• Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu

Đối với xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tổ cần quan tâm bao gồm:

• Những bước cần thực hiện kiểm tra
• Tần suất kiểm tra
• Người thực hiện kiểm tra
• Những điểm trọng yếu cần kiểm tra

Bước 4: Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

– Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?
– Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.
– Test trong quá trình thực hiện.
– Đo lường tính khả thi của quy trình

Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, tài liệu hướng dẫn, điểm kiếm soát, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, tần suất, hồ sơ…

Bước 5: Mô tả/diễn giải các bước công việc.

– Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.
– Cách thức thực hiện các bước công việc như thế nào?
– Trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

Bước 6: Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.

– Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
– Biểu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số?

Đơn giản hóa quản lý quy trình doanh nghiệp hơn với WEONE

Hệ thống tự động hoá doanh nghiệp WEONE cung cấp các công cụ cần thiết cho doanh nghiệp quản trị và điều hành đơn giản, giúp tối ưu khả năng vận hành hiệu quả.

WEONE bao gồm các phân hệ như quản lý quy trình thủ tục, quản lý công việc, quản lý kho tài liệu

Phân hệ quản lý quy trình thủ tục của WEONE giúp doanh nghiệp chuẩn hóa, quản lý mọi quy trình thủ tục thực tế của doanh nghiệp lên hệ thống, nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, xử lý thủ tục, hồ sơ, nhanh chóng. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành, nâng cao năng suất.

WEONE hỗ trợ quản lý tối ưu đối với những quy trình phức tạp và khó khăn nhất

Tính năng ưu việt của WEONE trong quản lý quy trình – thủ tục

Quản lý quy trình: Thiết lập, tạo mới quy trình nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp lên nền tảng số. Người dùng có thể tùy biến quy trình đường thẳng hay rẽ nhánh, tạo quy trình con lồng trong quy trình lớn giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc.

Quản lý thủ tục: Hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, cầu hình thủ tục thực tế của doanh nghiệp lên hệ thống.

Quản lý biểu mẫu: Tất cả các biểu mẫu có thể tạo trực tiếp ngay trên hệ thống. Mọi thông tin về biểu mẫu đã tạo – được duyệt hay không được duyệt đều được lưu trữ trên hệ thống để dễ dàng tìm kiếm lại.

Quản lý Form thông tin: Tạo mới, sửa, xóa, cấu hình form thông tin vào hệ thống giúp doanh nghiệp tạo dựng dữ liệu số phục vụ cho mục đích các công việc khác.

Quản lý hồ sơ đã đăng ký: Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, thống kê, phân loại từng loại hồ sơ một cách chi tiết từ đó nhân sự nhanh chóng bổ sung những hồ sơ còn thiếu.

Thống kê, báo cáo: Thống kê chi tiết tình trạng của quy trình thủ tục cần, giúp nhà quản trị nắm bắt mọi thông tin đồng thời thiết lập cảnh báo tự động. Khả năng thiết lập thời gian hoàn thành các nhiệm vụ trong quy trình, tự động gửi thông báo công việc đến các đối tượng liên quan trong quy trình (khi tạo lập quy trình mới, khi chuyển trạng thái Hoàn thành công việc…)

Tích hợp chữ ký số nội bộ: giúp giảm thời gian trình ký, phê duyệt hồ sơ, văn bản nội bộ .

Với WEONE, doanh nghiệp có thể giảm thiểu từ 40-70% chi phí cho các giấy tờ, tài liệu để thực hiện các quy trình, thủ tục. Hiệu suất công việc cũng được đẩy nhanh lên hơn 40 – 50% do nhân sự không mất thời gian đi lại xử lý các quy trình – thủ tục rườm rà hoặc các yêu cầu đơn giản như: xin nghỉ phép, tạm ứng,… cũng nhanh chóng được giải quyết mà không gặp các rào cản về địa lý.

Thống kê, báo cáo, nhắc nhở, tự động chuyển giao quy trình

Ngoài ra, để công việc xây dựng quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn, doanh nghiệp cũng có thể nhở đến sự trợ giúp của những phần mềm tạo lập quy trình làm việc. Các phần mềm tạo lập quy trình làm việc có thể kể đến như: VT WFMS, DocEye, Workflow,….