Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang khó khăn trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ bởi kho lưu trữ ngày một lớn. Vì vậy mà việc tìm đến các dịch vụ lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ đang dần trở thành xu hướng. Tuy nhiên, làm thế nào để sử dụng và quản lý dịch vụ lưu trữ tài liệu, hồ sơ lưu trữ một cách hiệu quả? Doanh nghiệp của bạn có đang gặp các khó khăn khi quản lý không? Hãy cùng xem bài viết dưới đây nhé.
Vì sao doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ lưu trữ chứng từ, hồ sơ, tài liệu?
Theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ban hàng năm 2011 của Bộ Nội Vụ, hồ sơ, tài liệu của các cơ quan tổ chức cần phải được lưu trữ đúng quy định trong thời gian rất lâu. Thường phải lưu trữ hồ sơ tới khi văn bản hết hiệu lực thi hành, nhiều loại cần lưu 5 năm, 10 năm,… thậm chí là vĩnh viễn. Việc tự lưu trữ hồ sơ tại cơ quan trở nên bất khả thi.
Không chỉ vậy, việc tự lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp còn gặp rất phải rất nhiều vướng mắc như:
- Hạn chế không gian: Thiếu không gian lưu trữ hồ sơ. Nơi làm việc chật chội vì quá nhiều hồ sơ, giấy tờ
- Giới hạn ngân sách: Tiền đầu tư thuê một nhà kho chứa tài liệu, hồ sơ vượt quá ngân sách của bạn
- Hạn chế thời gian: Phải mất quá nhiều thời gian và công sức để sắp xếp, trích lục, quản lý hồ sơ
- Hạn chế nhân lực: Nhân viên bận rộn, không có thời gian quản lý hồ sơ, hoặc quản lý không đúng cách.
Chính vì vậy, rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn tìm kiếm các bên cung cấp dịch vụ lưu trữ tài liệu, chứng từ, hồ sơ nhằm giảm tải và quản lý hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả hơn. Nhưng những dịch vụ lưu trữ chứng từ, tài liệu, hồ sơ có thực sự hiệu quả không?
Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ lưu trữ chứng từ, hồ sơ
Trước thực tế ấy, dịch vụ lưu trữ tài liệu ra đời như một giải pháp “cứu cánh” hiệu quả để mọi doanh nghiệp Việt có thể giải quyết được bài toán hóc búa về lưu trữ tài liệu trong tổ chức.
Sử dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu. chứng từ – tổ chức, doanh nghiệp sẽ “cải lão hoàn đồng” khoác lên bộ mặt mới, cách vận hành mới:
- Tiết kiệm tối đa chi phí phát sinh liên quan vấn đề lưu trữ như: mua sắm kệ, giá, tủ, tiền thuê văn phòng lưu trữ
- Loại bỏ hoàn toàn các xấp tài liệu dày cản trở bước đi tới thành công của doanh nghiệp
- Xử lý công việc nhanh gọn, hiệu quả
- Quản lý, tìm kiếm tài liệu nhanh gọn dễ dàng hơn
- Thuận lợi chuyển giao thông tin hồ sơ khi mà nhân viên nghỉ việc hay chuyển bộ phận.
Có thể thấy, việc thuê kho lưu trữ từ các bên cung cấp dịch vụ lưu trữ giúp doanh nghiệp có thể vơi đi nỗi lo về quản lý và lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp cần bảo mật thông tin và hồ sơ thì sao, phương pháp này có thực sự hiệu quả và an toàn không?
Phương pháp an toàn thay thế dịch vụ lưu trữ tài liệu, chứng từ
Rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay tìm kiếm giải pháp tự lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu do không thể sử dụng các dịch vụ kho lưu trữ cho thuê. Những gì doanh nghiệp lo lắng là vấn đề bảo mật thông tin và những rủi ro về tai nạn, cháy nổ.
Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn dậm chân tại chỗ trong quá trình chuyển đổi số, khiến họ vuột mất nhiều cơ hội để phát triển. Vậy đâu là giải pháp cho vấn đề này, làm thế nào để doanh nghiệp có thể tự lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chứng từ?
Một giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp đó chính là “Số hóa tài liệu“. Số hóa tài liệu đem lại cho doanh nghiệp, tổ chức nhiều thuận lợi trong quá trình vận hành, tiêu biểu có thể kể đến như:
- Nhân sự dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi, phá vỡ rào cản về không gian, thuận lợi cho làm việc từ xa, từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc.
- Tiết kiệm chi phí lên đến 125.000$ mỗi năm nhờ cắt giảm in ấn, lưu trữ và bảo quản các tài liệu thủ công khi triển khai số hóa tài liệu.
- Đảm bảo an toàn cho tài liệu, tránh mất mát, hư hỏng và đảm bảo an toàn thông tin cho doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao khả năng tập trung và năng suất nhân sự nhờ tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng.
- Giảm thiểu đáng kể lượng rác thải giấy và góp phần bảo vệ môi trường.
Có thể thấy, số hóa tài liệu chính là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp trong việc thay thế các dịch vụ lưu trữ tài liệu, chứng từ và có thể tự mình lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên, làm thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý và khai thác tài liệu sau số hóa?
DocEye – Giải pháp quản lý hồ sơ, tài liệu sau số hóa
Nhờ phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh DocEye mà doanh nghiệp mọi hồ sơ, tài liệu,
- Lưu trữ tài liệu tập trung trên một hệ thống,cho phép truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi.
- Phân loại tài liệu khoa học theo mục đích, nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp
- Upload tài liệu trực tiếp từ máy scan lên hệ thống của DocEye
- Bảo mật dữ liệu chặt chẽ với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu.
- Tra cứu tài liệu bất kỳ trong 3 giây với tính năng tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao (theo bộ lọc, mã barcode, …)
Bởi vậy với DocEye, mọi nhu cầu lưu trữ, quản lý, số hoá tài liệu đều được đáp ứng nhanh chóng, tiện lợi và bảo mật. DocEye chính là lời giải cho tài toán lưu trữ hóc búa của nhiều tổ chức, doanh nghiệp ngày nay, trong kỷ nguyên số.
