Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được biến hóa linh hoạt tùy thuộc vào ngành hoạt động hay quy định của pháp luật,… Những doanh nghiệp muốn vận hành hiệu quả, tránh những vướng mắc về mặt pháp lý, việc cập nhật quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu đóng vai trò quan trọng. Cùng FSI cập nhật thông tin mới nhất về thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp ngay trong bài viết dưới đây.
Vì sao cần lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp theo thời hạn cụ thể?
Trong quá trình lưu trữ hành chính, thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp là mối bận tâm của nhiều cơ quan, tổ chức. Việc lưu giữ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tuân thủ quy định của Nhà nước
- Theo dõi sự phát triển của doanh nghiệp
- Điền tờ khai thuế chính xác, chứng minh dễ dàng
Tuân thủ về thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp do Nhà nước quy định
Nhà nước hiện đưa ra thông tư quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp. Với mỗi tài liệu khác nhau sẽ cần lưu trữ trong thời hạn khác nhau. Bởi vậy để tuân thủ đúng, doanh nghiệp cần chú ý để lưu trữ đúng thời hạn và tiêu hủy tài liệu quá hạn kịp thời.
Theo dõi sự phát triển của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ để theo dõi quá trình phát triển đặc thù theo từng giai đoạn. Hồ sơ chính là căn cứ để đánh giá về hiệu quả thương mại sản phẩm mới, sản phẩm chủ chốt từ đó đưa ra chiến lược thay đổi hiệu quả. Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp được đảm bảo, tài liệu dễ truy xuất, khai thác nghĩa là doanh nghiệp đang vận hành tốt, có tiềm năng phát triển trên thị trường.
Điền tờ khai thuế chính xác, chứng minh dễ dàng
Việc chú ý tới thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp sẽ giúp điền các đầu mục nội dung trong tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế khác. Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ, hóa đơn, hợp đồng liên quan tới doanh thu thuần từ bán hàng, doanh thu nhờ cung cấp dịch vụ cùng các khoản thu khác sau khi đã trừ đi chi phí hợp lý. Đó là cơ sở để có bản kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế khác, dễ dàng đối soát và chứng minh rõ ràng tại chi cục thuế.
| Có thể bạn quan tâm: >>> Cách thống kê tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ hiệu quả nhất <<< |
Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp đối với các loại tài liệu khác nhau được quy định như thế nào? (cập nhật mới nhất)
Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp cần được dành nhiều sự quan tâm bởi thực tế triển khai cho thấy mỗi loại tài liệu khác nhau đều có luật và quy định khác nhau về thời hạn lưu trữ. Cụ thể như sau:
| STT | Tên hồ sơ | Thời hạn lưu trữ | Quy định cụ thể của pháp luật |
| 1 | Báo cáo tài chính, quyết toán thuế | 10 năm | Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ dưới đây sẽ thuộc diện được lưu trữ 10 năm: – Chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi số kế toán và lập báo cáo tài chính – Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết – Các sổ kế toán tổng hợp – Báo cáo tài chính theo tháng, theo quý, theo năm của đơn vị kế toán Báo cáo quyết toán – Báo cáo tự kiểm tra kế toán – Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu khác được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính |
| 2 | Hồ sơ cấp phép nhập khẩu trang thiết bị y tế | 20 năm | Hiện nay điều kiện chung liên quan tới sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu trang thiết bị y tế hiện đang được áp dụng theo Nghị định số 36/2016/NĐ-CP ngày 15/05/2016. Hồ sơ liên quan đến việc cấp giấy phép đăng ký lưu hành và xuất nhập khẩu trang thiết bị y tế được yêu cầu lưu trữ tối thiểu 20 năm. |
| 3 | Hồ sơ chuyên ngành tài nguyên – môi trường | Tối thiểu 5 năm | Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp ngành tài nguyên – môi trường được quy định rõ tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016. Tùy thuộc hồ sơ ấy thuộc lĩnh vực đất đai, địa chất, tài nguyên nước, môi, trường, khoáng sản,… mà có thời hạn lưu trữ khác nhau từ 5 năm đến vĩnh viễn. |
| 4 | Hồ sơ công trình xây dựng | 5 – 10 năm | Theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016, với bộ hồ sơ hoàn thành công trình bao gồm: – Quyết định chủ trương đầu tư – Giấy phép xây dựng – Báo cáo nghiên cứu khả thi – Báo cáo kinh tế – kỹ thuật – Bản vẽ, thiết kế – Biên bản nghiệm thu Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp cụ thể như sau: – Nếu là công trình thuộc dự án nhóm A: 10 năm – Nếu là công trình thuộc dự án nhóm B: 7 năm – Nếu là công trình thuộc dự án nhóm C: 5 năm Thời hạn lưu trữ trên sẽ tính từ khi đưa các hạng mục công trình xây dựng vào sử dụng. Trách nhiệm lưu trữ thuộc về chủ đầu tư, nhà thầu lưu trữ hồ sơ liên quan đến phần việc của mình. Với các hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình như quy trình vận hành, bản vẽ hoàn công, trình trình bảo trình công trình, biên bản nghiệm thu,… thì thời hạn lưu trữ trong suốt quá trình khai thác, sử dụng công trình, trách nhiệm lưu trữ thuộc về chủ sở hữu, người quản lý, sử dụng công trình. |
| 5 | Hồ sơ đấu thầu thuốc | Tối thiểu 20 năm | Theo quy chế đấu thầu thuốc tại các bệnh viện công lập hiện đang được áp dụng theo Thông tư số 11/2016/TT-BYT ngày 11/5/2016. Các loại thuốc được áp dụng hình thức đấu thầu và đàm phán giá được công bố tại Thông tư số 09/2016/TT-BYT ngày 05/05/2016. Hồ sơ đấu thầu thuốc được yêu cầu lưu trữ tối thiểu 20 năm. |
| 6 | Hồ sơ địa chính | Tối thiểu 5 năm | Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp ngành địa chính được quy định tại khoản 3 Điều 30 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT như sau: – Bảo quản vĩnh viễn các hồ sơ địa chính dạng số và thiết nhớ chứa hồ sơ địa chính số cùng các tài liệu dạng giấy đã lập gồm: + Tài liệu đo đạc địa chính + Sổ địa chính + Sổ mục kê đất đai + Sổ cấp + Giấy chứng nhận + Bản lưu Giấy chứng nhận + Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai + Tài sản gắn liền với đất – Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp trong ngành là tối thiểu 5 năm đối với: + Hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp. + Giấy tờ thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ, thủ tục đăng ký, cấp giấy chứng nhận. + Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo |
| 7 | Hồ sơ dự thầu | Tối thiểu 3 năm | Theo Điều 10 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014, thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp xuyên suốt quá trình lựa chọn nhà thầu là ít nhất 3 năm, tính từ thời điểm quyết toán hợp đồng. Tuy nhiên, một số chứng từ trong hồ sơ thầu chỉ yêu cầu thời hạn lưu trữ ngắn: – Lưu trữ 10 ngày với các báo cáo đánh giá về nhà thầu không đủ năng lực tài chính đã được trả hồ sơ dự thầu, tính từ ngày đã chọn được nhà thầu – Hồ sơ của các gói thầu đã có quyết định hủy thầu: 12 tháng |
| 8 | Hồ sơ kiểm toán | Tối thiểu 10 năm | Theo Điều 18 Nghị định số 17/2012/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp kiểm toán là tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán. Các hồ sơ kiểm toán này có thể được lưu trữ bằng giấy hoặc dữ liệu điện tử và thời hạn áp dụng thống nhất cho doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. |
| 9 | Hồ sơ ngân hàng | Tối thiểu 5 năm | Theo quy định tại Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011, tùy thuộc vào nội dung khác nhau mà hồ sơ tài liệu ngành Ngân hàng có thời hạn lưu trữ khác nhau: – Tài liệu tổng hợp: + 5 năm bao gồm các văn bản quản lý chung, các báo cáo. + 10 năm với các thông báo + Vĩnh viễn với các tài liệu khác – Tài liệu liên quan tới chiến lược phát triển ngân hàng: + Lưu trữ 20 năm với các tài liệu nghiên cứu, báo cáo + Vĩnh viễn với các tài liệu khác – Tài liệu liên quan tới chính sách tiền tệ: + 5 năm, 10 năm với các báo cáo + 20 năm với các tài liệu điều hành chính sách + Vĩnh viễn với các tài liệu về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, dự án. – Tài liệu về dự báo thống kê tiền tệ: linh hoạt từ 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn tùy tầm quan trọng. – Tài liệu về tín dụng: đa số trên 10 năm – Tài liệu về quản lý rủi ro đa số là vĩnh viễn – Tài liệu về quan hệ với các nhà đầu tư: 5 năm hoặc 10 năm (nếu là tài liệu về Đại hội đồng Cổ đông) – Tài liệu về ngoại hối: phần lớn từ 10 – 20 năm – Tài liệu về hợp tác quốc tế: đa số là vĩnh viễn – Tài liệu về thanh tra, giám sát: Tối thiểu 5 năm – Tài liệu về kiểm toán: đa phần từ 10 năm trở lên – Tài liệu về tài chính – kế toán: Từ 10 năm trở lên |
| 11 | Hồ sơ ngành Giáo dục | Tối thiểu 1 năm | Thời hạn lưu trữ hồ sơ của tài liệu chuyên môn ngành Giáo dục được quy định tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016. Tùy thuộc vào nội dung, tính chất quan trọng và cấp học mà tài liệu chuyên môn ngành Giáo dục có thời hạn lưu trữ từ 1 năm đến vĩnh viễn. |
| 12 | Hồ sơ tai nạn lao động | 15 năm | Theo quy định cụ thể tại khoản 8 Điều 18 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ tai nạn lao động (TNLĐ) trong thời hạn 15 năm (đối với vụ TNLĐ chết người) hoặc đến khi người bị TNLĐ nghỉ hưu (đối với vụ TNLĐ khác). Theo khoản 1 điều 16 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, hồ sơ TNLĐ gồm bản chính và bản sao các tài liệu dưới đây: – Biên bản khám nghiệm hiện trường (nếu có) – Sơ đồ hiện trường Ảnh hiện trường và ảnh nạn nhân Biên bản khám nghiệm tử thi hoặc khám nghiệm thương tích; trừ trường hợp mất tích theo tuyên bố của – Tòa án Biên bản giám định kỹ thuật, giám định pháp y, kết luận giám định tư pháp (nếu có) – Biên bản lấy lời khai của nạn nhân, người biết sự việc hoặc người có liên quan đến vụ tai nạn lao động – Biên bản Điều tra tai nạn lao động – Biên bản cuộc họp công bố biên bản – Điều tra tai nạn lao động – Giấy chứng thương của cơ sở y tế được Điều trị (nếu có) – Giấy xuất viện của cơ sở y tế được Điều trị (nếu có) Trong 1 vụ TNLĐ, nếu có nhiều người bị TNLĐ thì mỗi người sẽ được lập một bộ hồ sơ riêng. |
| 13 | Hồ sơ Tài sản cố định | 10 năm | Theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016, thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp liên quan đến cố định thanh lý, nhượng bán, kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản là 10 năm. |
| 14 | Hồ sơ thẩm định giá | 10 năm | Theo quy định tại Thông tư số 323/2016/TT-BTC ngày 16/12/2016, tùy thuộc vào hình thức lưu trữ mà thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp về thẩm định giá như sau: – Lưu trữ 10 năm nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy – Lưu trữ vĩnh viễn nếu lưu trữ dạng điện tử |
| 15 | Hồ sơ xin cấp C/O | 3 năm | Theo quy định tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp đề nghị cấp C/O là 3 năm kể từ ngày cấp. Việc xử lý C/O hết hạn sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C/O quyết định. |
| 16 | Hóa đơn | 10 năm | Theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính sẽ buộc phải lưu trữ 10 năm. Các hóa đơn được xem là chứng từ kế toán và có thời hạn lưu trữ là 10 năm không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử. |
| 17 | Hợp đồng lao động | 5 năm | Theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011, hợp đồng lao động được lưu giữ tối đa 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng |
| 18 | Phiếu thu – chi, xuất nhập kho | 5 năm | Theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016, thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp với phiếu thu chi, xuất nhập kho tối thiểu 5 năm với: – Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không được lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán. – Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. |
| 19 | Tờ khai hải quan | 5 năm | Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13, thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai. Thời hạn này áp dụng cả với các tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử. |
| Đọc thêm: Chi tiết thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp ( cập nhật mới nhất) |
Tuân thủ thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp với phần mềm quản lý tài liệu thông minh
Với những bài toán khó liên quan tới lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp như thiếu không gian, khó kiểm soát thời hạn lưu trữ,… hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye chính là lời giải giúp đảm bảo tuân thủ thời hạn lưu trữ hồ sơ dễ dàng, tiết kiệm.
DocEye được phát triển bởi Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI – doanh nghiệp top 10 trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, giải pháp chuyển đổi số tại Việt Nam. Thấu hiểu những khó khăn trong quá trình lưu trữ hồ sơ theo thời hạn tại doanh nghiệp Việt, DocEye đã và đang cung cấp các tính năng thiết thực, hỗ trợ hơn 1500 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quản lý hồ sơ hiệu quả.
Tiếp nhận khối lượng hồ sơ khổng lồ
DocEye giúp lưu trữ các hồ sơ lưu trữ từ ngắn hạn, vài tháng cho đến 20 năm hoặc vĩnh viễn không giới hạn dung lượng. Doanh nghiệp thoát ngay khỏi nỗi lo về chi phí kho bãi lưu trữ hay lãng phí không gian văn phòng đắt đỏ. Thời hạn lưu trữ hồ sơ cùng núi tài liệu khổng lồ sẽ được xử lý gọn gàng nhờ hệ thống DocEye.
Kiểm soát thời hạn lưu trữ tài liệu không khó với DocEye
Trước nỗi lo khó có thể kiểm soát được thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp, DocEye chính là giải pháp ứng cứu hiệu quả. Hệ thống sẽ thiết lập kho lưu trữ số quản lý khoa học nhiều loại tài liệu với nhiều thời hạn lưu trữ khác nhau.
Người quản trị dễ dàng tạo thành loại hồ sơ cố định theo thời hạn lưu trữ: dưới 1 năm, 1 năm, 10 năm, 20 năm, lưu trữ vĩnh viễn,… theo quy định của pháp luật. Khi tải hồ sơ mới lên, ta chỉ cần gán nhãn hồ sơ với phân loại thời gian lưu trữ phù hợp. Các loại tài liệu với thời hạn lưu trữ cũng sẽ được thống kê và hiển thị trực quan thành biểu đồ để doanh nghiệp dễ quản lý. Mỗi khi đến hạn, DocEye sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở người dùng để hủy bỏ tài liệu hết hạn lưu trữ, định kỳ hàng tháng, hàng quý.
Di chuyển, tiêu hủy hồ sơ dễ dàng với vài cú click chuột
Khi phát sinh thay đổi đột xuất, việc di dời tài liệu làm hao tổn nhiều nguồn lực của doanh nghiệp khi chọn kho bãi mới, thuê xe, thuê người khuân vác cồng kềnh, tốn kém. Nhưng với DocEye, người quản trị hệ thống chỉ cần click chuột vào phân mục di chuyển và đưa vào vị trí thư mục phù hợp. Việc hủy bỏ cũng dễ dàng hơn với thao tác nhấn và chọn xóa chứ không cần tốn hàng giờ bên máy cắt tài liệu, không cần tốn nhiều chi phí phát sinh.
Như vậy, trong kỷ nguyên số, nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại, việc tuân thủ thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp không còn là gánh nặng. Giờ đây, doanh nghiệp có thể giải quyết nhanh chóng, tiết kiệm bài toán quản lý tài liệu nhờ phần mềm DocEye.
