Theo nghiên cứu từ IDC, việc quản lý tài liệu trong doanh nghiệp không hiệu quả sẽ “nuốt gọn” 30% doanh thu hàng năm. Giấy tờ, thủ tục nếu không quản lý tốt sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh. Chính bởi vậy tìm kiếm dịch vụ quản lý tài liệu khoa học là nhu cầu mà nhiều doanh nghiệp hướng tới. Trong bài viết dưới đây click ngay để khám phá giải pháp tốt nhất dành riêng cho doanh nghiệp Việt.
Dịch vụ quản lý tài liệu là gì?
Quản lý tài liệu là doanh nghiệp tiến hành đồng bộ nhiều giải pháp giúp lưu trữ, phân loại hồ sơ, tài liệu trong nội bộ tổ chức doanh nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho quá trình vận hành. Khi tài liệu được quản lý ngăn nắp doanh nghiệp mới tiết kiệm được chi phí, bảo quản tốt tài liệu và nâng cao hiệu suất làm việc.
Dịch vụ quản lý tài liệu là một giải pháp được cung cấp từ bên thứ ba giúp xử lý, lưu trữ, bảo quản và theo dõi tài liệu. Các dịch vụ này sẽ giúp doanh nghiệp phân loại tài liệu khoa học, linh hoạt phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Họ sẽ hỗ trợ và đem tới các giải pháp số hóa, chỉnh lý tài liệu, lưu trữ, bảo quản tài liệu hệ thống.
Khi sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu doanh nghiệp có không gian lưu trữ đủ lớn để lưu giữ tài liệu tập trung. Ngoài ra, các dịch vụ còn cho phép thiết lập mật khẩu đa lớp giúp bảo mật dữ liệu an toàn. Việc chia sẻ tài liệu nội bộ không còn là trở ngại và dễ dàng thiết lập trực tuyến chỉ trong vài cú click chuột.
Dịch vụ quản lý tài liệu chuyên nghiệp sẽ giúp quy trình thủ tục trong doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ
| Xem thêm: Phương pháp lưu trữ hồ sơ thông minh cho doanh nghiệp |
Dịch vụ quản lý tài liệu chuyên nghiệp cung cấp những gì?
Dịch vụ quản lý tài liệu tổng thể
Dịch vụ quản lý tài liệu tổng thể uy tín được thực hiện bởi doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm, sở hữu thiết bị công nghệ tiên tiến, với đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản. Dịch vụ quản lý tài liệu tổng thể sẽ bao bao gồm đầy đủ các bước sau:
- Chỉnh lý
Chỉnh lý là quá trình xác định chính xác giá trị tài liệu hiện có. Sau đó, họ tiến hành sắp xếp, thống kê và tạo lập công cụ tra cứu tài liệu của cơ quan tổ chức theo quy định hiện hành của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Lưu trữ
Đó là quá trình xác định cách thức lưu trữ phù hợp với doanh nghiệp. Có 2 cách lưu trữ tài liệu phổ biến là lưu trữ truyền thống trong kho, trong tủ, hộp tài liệu; lưu trữ hiện đại trên hệ thống phần mềm chuyên biệt.
Việc lựa chọn phương thức lưu trữ phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại. Trong kỷ nguyên số, khi dữ liệu là mỏ vàng mới của thế kỷ 21 và công nghệ là chìa khóa đi tới thành công thì việc lựa chọn lưu trữ trên các hệ thống, phần mềm quản lý tài liệu chuyên biệt được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
- Sao lưu tài liệu
Việc sao lưu dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp né gọn được những sự cố bất ngờ như mất trộm, hỏa hoạn khi lưu trữ truyền thống; nhiễm virus, xâm nhập trái phép khi lưu trữ trên phần mềm.
Khi Cloud đang trở thành xu hướng lưu trữ mới của các doanh nghiệp số thì việc backup dữ liệu trên Cloud hiện đang trở nên phổ biến bởi chi phí vừa phải và tính tiện lợi khi cần tìm kiếm, truy xuất.
Ngoài ra nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng một vài phần mềm riêng có tính năng backup dữ liệu hay sử dụng thiết bị hỗ trợ như USB và ổ cứng có dung tích lớn để sao lưu phòng trường hợp bất trắc có thể xảy ra.
Nhiều doanh nghiệp Việt vẫn tiến hành lưu trữ hồ sơ trong các hộp tài liệu
- Theo dõi, thống kê
Việc theo dõi, thống kê tình trạng, số lượng tài liệu có thể được ghi chép truyền thống trong sổ tay, hay trên các file Excel. Điểm yếu của cách làm này là cần cập nhật thủ công, truyền thống, dễ gặp phải sai sót.
Kho chứa tài liệu
Nếu văn phòng hiện đang dần chật chội vì có quá nhiều hồ sơ, giấy tờ. Số tiền thuê một nhà kho lưu trữ vượt quá ngân sách. Song song với đó, tác vụ trích lục, quản lý hồ sơ đang chiếm dụng phần lớn thời gian làm việc của nhiều nhân sự thì việc sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu tổng thể sẽ là giải pháp phù hợp.
Các kho chứa sẽ được công ty cung cấp chuẩn bị sẵn tại địa điểm thuận tiện, có sẵn quy trình và đội ngũ hỗ trợ quản lý. Đặc biệt khoản đầu tư chi phí sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc doanh nghiệp thuê riêng kho lưu trữ bên ngoài.
| Xem thêm: Hệ thống quản lý văn bản điện tử đáng sử dụng nhất cho doanh nghiệp |
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử
Khi sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu tổng thể, bên công ty thứ ba sẽ cung cấp hệ thống với tính năng chuyên biệt có thể tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu lưu trữ của từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực kinh doanh đặc thù. Hệ thống quản lý tài liệu sẽ tạo nền móng giúp giấy tờ, thủ tục vận hành thông suốt và ổn định.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng nên kho lưu trữ số, quản lý và phân phối tài liệu tới mọi thành viên trong doanh nghiệp dễ dàng và an toàn nhất.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp tìm kiếm, chia sẻ tài liệu an toàn tuyệt đối
Ứng dụng DocEye – Giải pháp giúp doanh nghiệp chủ động và tiết kiệm trong quản lý tài liệu
Trong thời đại 4.0, việc sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu doanh nghiệp là chất xúc tác tích cực giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, vận hành hiệu quả hơn khi mỗi nhân viên tối ưu được tới 40% thời gian làm việc, hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin, đánh cắp tài liệu.
Hiểu được nhu cầu ấy, hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ và số hóa quy trình thông minh DocEye đã ra đời. DocEye sở hữu nhiều tính năng thiết thực tạo bước đệm quan trọng trên hành trình số hóa, chuyển đổi số cho các doanh nghiệp thông minh hiện đại.
DocEye được nghiên cứu và phát triển bởi FSI, đây là nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam. Với hơn 16 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số DocEye được hơn 5500 khách hàng tin tưởng bởi được công nhận là sản phẩm công nghệ tiêu biểu Make in Vietnam, 3 năm liên tiếp đạt giải Sao Khuê (2016, 2017 và 2018).
Lợi ích nổi bật mà DocEye đem tới cho mỗi doanh nghiệp khi tiến hành ứng dụng đồng bộ trong nhiều phòng ban
Chủ động thiết lập kho lưu trữ số dùng chung khoa học tiết kiệm
DocEye giúp doanh nghiệp sở hữu riêng một kho lưu trữ số để lưu trữ không giới hạn các tài liệu, chứng từ. Hệ thống cho phép tạo lập các loại tài liệu tùy chỉnh giúp phân loại khoa học, mỗi nhân viên có thể thiết lập kho lưu trữ riêng để tạo điều kiện giải quyết công việc, hỗ trợ tối đa công việc đặc thù của từng phòng ban nhằm tiết kiệm hồ sơ, nâng cao hiệu suất.
Với lượng lớn giấy tờ, thủ tục ký mới mỗi ngày, việc cập nhật lên hệ thống không còn là trở ngại. Chỉ cần truy cập hệ thống và thực hiện các thao tác kéo thả linh hoạt, phân loại nhanh chóng, tối ưu 40% thời gian làm việc trên mỗi nhân sự.
Tạo hàng rào bảo mật với những tài liệu quan trọng
DocEye sở hữu tính năng phân quyền linh hoạt: xem, sửa, xóa tới từng nhân sự, từng phòng ban đáp ứng được yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt. Tài liệu doanh nghiệp chia sẻ linh hoạt mà vẫn an toàn tuyệt đối.
Ngoài ra việc hỗ trợ người dùng đặt mật khẩu đa lớp cũng giúp các tài liệu, chứng từ, hồ sơ quan trọng được bảo vệ bởi hàng rào bảo mật an toàn, hóa giải nỗi lo thầm kín về bảo mật khi chuyển đổi phương thức lưu trữ tài liệu mới.
Như vậy với DocEye việc quản lý tài liệu không còn là trở ngại với doanh nghiệp trên hành trình số hóa, chuyển đổi số. Khi mà công nghệ là chìa khóa mở ra cánh cửa thành công, đổi mới là kim chỉ nam thích nghi trong kỷ nguyên số thì việc triển khai dịch vụ quản lý tài liệu, xây dựng hệ thống quản lý tài liệu chính là nền tảng giúp doanh nghiệp thành công. Liên hệ ngay với DocEye để được tư vấn!
