Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động, thúc đẩy cách thức hoạt động lưu trữ truyền thống sang lưu trữ tài liệu, chứng từ điện tử ở mọi ngành nghề, lĩnh vực. Sự thay đổi là cần thiết với các doanh nghiệp đang muốn có những bước tiến xa hơn. Đọc ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu về dịch vụ lưu trữ tài liệu, hồ sơ, chứng từ hiện đại dành cho doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu, chứng từ?
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 cùng sự ra đời của công nghệ “siêu tự động hóa” và kỹ thuật số hứa hẹn tạo ra sự đột phá trong việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. Công nghệ dữ liệu lớn cùng Trí tuệ nhân tạo đã giúp hình thành các kho lưu trữ thông minh. Hàng loạt hệ thống các giá, kệ hay các thùng tài liệu vật lý với đặc tính cồng kềnh, chiếm dụng nhiều không gian lưu trữ dần được thay thế bằng hệ thống kho điện tử tiện lợi. Công nghệ số hóa hồ sơ, làm mới phương thức quản lý, tra cứu, tìm kiếm tài liệu.
Việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu thông qua việc chuyển đổi mô hình lưu trữ từ truyền thống sang lưu trữ số sẽ giúp tự động hóa nhiều khâu nghiệp vụ trọng yếu trong các tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó giúp đảm bảo các tài liệu mật, kéo dài tuổi thọ của tài liệu và tạo ra sự kết nối thống nhất siêu dữ liệu lưu trữ quốc gia trong kỷ nguyên số.
Đặc biệt khi mà Chính phủ đã đề ra chương trình “Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”. Dịch vụ lưu trữ chứng từ thông minh tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu bắt buộc vô cùng cần thiết trong kỷ nguyên 4.0.
Muôn vàn nỗi lo “phủ đầu” các doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu
Rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay tìm kiếm các dịch vụ lưu trữ hồ sơ, chứng từ phù hợp trước hàng loạt giải pháp trên thị trường. Đứng trước thay đổi mang tính cách mạng, các nhà quản lý thường có tâm lý e sợ, cẩn trọng. Lo lắng nhân sự không theo kịp được những công nghệ hiện đại cùng với băn khoăn liên quan tới bảo mật chính là những “hòn đá tảng” kìm chân doanh nghiệp trên hành trình phát triển.
Ngoài ra, sự xuất hiện của vô vàn dịch vụ lưu trữ chứng từ, tài liệu khiến sự lựa chọn của các nhà quản lý trở nên khó khăn. Nỗi lo đầu tư chi phí lớn nhưng lại không hiệu quả, hay nỗi lo về sự ăn khớp giữa hệ thống vận hành hiện tại của doanh nghiệp và hệ thống mới cũng là những yếu tố nặng ký khi đặt lên bàn cân chuyển đổi số của các doanh nghiệp.
Xét về yếu tố kinh tế, trong thời điểm nhạy cảm hiện nay, khi nền kinh tế đang rơi vào suy thoái, doanh nghiệp cần đưa ra quyết định đúng đắn để tìm ra giải pháp lưu trữ nhằm tạo ra sự đồng bộ, thống nhất dữ liệu phục vụ cho chiến lược chuyển đổi số lâu dài, vừa tối ưu được chi phí, triển khai nhanh chóng, hiệu quả mà không làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.
Hóa giải nỗi lo của doanh nghiệp chỉ với một giải pháp lưu trữ tài liệu thông minh – DocEye
Trước những nỗi lo thường trực liên quan tới lưu trữ tài liệu, chứng từ của các doanh nghiệp, hệ thống quản lý tài liệu thông minh DocEye ra đời đáp ứng linh hoạt nhu cầu các doanh nghiệp, tổ chức. Được nghiên cứu và phát triển bởi FSI, nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam, với hơn 15 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số, DocEye là một trong những sản phẩm công nghệ tiêu biểu Make in Vietnam, đạt giải thưởng Sao Khuê danh giá trong 3 năm liên tiếp 2016, 2017 và 2018.
DocEye là một phần mềm lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chứng từ doanh nghiệp hiện đại, sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật:
Giao diện dễ sử dụng cùng tính bảo mật cao
Giao diện DocEye hoàn toàn bằng tiếng Việt, rất dễ sử dụng. Các quy trình kéo thả tiện lợi, dễ dàng phổ biến rộng rãi tới nhân sự từng phòng ban. Ngoài ra, DocEye còn sở hữu tính năng chia sẻ tài liệu linh hoạt mà vẫn bảo mật an toàn tuyệt đối. Với các thông tin quan trọng, doanh nghiệp có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu, chứng từ cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban. Ngoài ra việc đặt mật khẩu 2 lớp giúp bảo vệ tối ưu tài liệu quan trọng của doanh nghiệp, DocEye sẽ đánh bay nỗi lo về bảo mật khi tiến hành lưu trữ tài liệu chứng từ.
Lưu trữ tập trung, khoa học, tiết kiệm tối đa chi phí
Hệ thống DocEye sẽ giúp thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung để thu nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu, chứng từ. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ phân loại tài liệu và thiết lập kho quản lý tài liệu cho từng nhân viên, hỗ trợ tối đa cho công việc đặc thù từng phòng ban nhằm tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ, nâng cao hiệu suất làm việc.
Với đội ngũ hơn 100 chuyên gia kỹ sư công nghệ hàng đầu sẽ hỗ trợ triển khai, cài đặt và đào tạo, cũng như xử lý các phát sinh một cách nhanh chóng. Giải pháp có chi phí đầu tư linh hoạt với nhiều gói, phù hợp với quy mô của đa dạng doanh nghiệp.
Như vậy, nhờ triển khai dịch vụ và hệ thống phần mềm lưu trữ văn bản, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao hiệu suất. Trong kỷ nguyên số, làm chủ công nghệ là bí quyết để trở thành kẻ dẫn đầu và việc nhanh chóng triển khai ứng dụng phần mềm lưu trữ, quản lý văn bản điện tử sẽ dẫn lối doanh nghiệp đi tới thành công. Chính bởi vậy, đừng ngần ngại, hãy liên hệ tư vấn DocEye ngay hôm nay!
