Giới thiệu phần mềm quản lý văn thư lưu trữ TỐT NHẤT 2024

5/5 - (3 bình chọn)

Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ là cánh tay phải đắc lực được nhiều doanh nghiệp tin dùng trên hành trình ứng dụng công nghệ thông tin và tăng tốc chuyển đổi số, nhờ khả năng tối ưu chi phí, tối ưu hiệu suất trong vận hành. Cùng DocEye tìm hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý văn thư lưu trữ hiện nay qua bài viết dưới đây. 

Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ là gì ?

Văn thư chính là công văn, giấy tờ, tài liệu quan trọng của cơ quan, doanh nghiệp hoặc chính phủ cần được giữ gìn và bảo tồn. Hoạt động của văn thư lưu trữ giúp tài liệu, hiện vật giữ được tính nguyên trạng vốn có của chúng.

Quản lý văn thư lưu trữ là hoạt động thu thập, quản lý, xác thực và bảo quản tài liệu trong cơ quan, doanh nghiệp hay Chính phủ. Nhân viên quản lý văn thư lưu trữ phải đảm bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ an toàn và hiệu quả nhất.

Phần mềm quản lý văn thư giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lưu trữ đa dạng các loại hồ sơ, chứng từ, giúp người dùng sắp xếp và lưu trữ khoa học các tài liệu số nhằm mục đích tìm kiếm, khai thác, xét duyệt lượng hồ sơ, tài liệu phát sinh thật dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, chi phí.

phần mềm quản lý văn thư lưu trữ
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ đa dạng các loại hồ sơ, chứng từ

Bài toán hiện nay về quản lý văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp 

Công tác văn thư lưu trữ luôn chiếm vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước và hoạt động quản lý hành chính doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thu thập hồ sơ, tài liệu, vẫn còn vấp phải nhiều khó khăn. Việc ban hành nhiều văn bản liên quan tới lưu trữ, công tác văn thư vẫn còn chậm. Nhiều hồ sơ tồn đọng từ nhiều năm trước được bàn giao lại mà số lượng nhân viên phụ trách vẫn còn khá “mỏng” không đủ nhân lực để tiến hành tổng hợp, sắp xếp, phân loại hồ sơ. Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một số nhân sự chưa đạt yêu cầu công việc.  

Bên cạnh đó, nhiều cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp chưa đánh giá cụ thể, chính xác được vai trò của quản lý văn thư lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm đúng mực. Một số cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì bước đầu vấp phải khó khăn trong chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị cũng như ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn thư hiệu quả.  

phần mềm quản lý văn thư lưu trữ

Hiện nay công tác quản lý văn thư lưu trữ tại các tổ chức, doanh nghiệp còn nhiều hạn chế 

Tại sao cần phải sử dụng phần mềm quản lý văn thư lưu trữ?

Đứng trước những vấn đề còn tồn đọng tại các doanh nghiệp trong quá trình triển khai công tác văn thư lưu trữ, việc sử dụng công nghệ hiện đại, ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu, được coi là lời giải thiết thực và hiệu quả. 

Các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ đã chứng tỏ sẽ giúp doanh nghiệp “sinh tồn” trong thời đại thông tin bùng nổ, khối lượng tài liệu cần lưu trữ ngày càng tăng, nhân viên văn phòng không đủ sức quản lý và kiểm soát toàn bộ tài liệu với những phương pháp truyền thống. 

Ngoài ra, những tài liệu giấy rất dễ bị hư hỏng do tác động của thời gian hay một số yếu tố bên ngoài khác, khiến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khi tiến hành mượn trả dễ đánh mất các tài liệu quan trọng, đặc biệt thông tin cần sửa đổi cũng khó tìm, khó đối soát.  

Bên cạnh đó, hiện nay nhiều doanh nghiệp đang bước vào thời kỳ chuyển đổi số nên tối ưu hóa công việc quản lý văn thư lưu trữ đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý công văn giấy tờ HIỆU QUẢ TOP 1

Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ kiến tạo giá trị gì cho doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý văn thư sinh ra với sứ mệnh hỗ trợ mọi tổ chức, doanh nghiệp trong tác vụ quản lý các giấy tờ, hồ sơ tài liệu. Bởi vậy, ta có thể xem đây chính là chất xúc tác tích cực với sự phát triển của doanh nghiệp thời đại 4.0.

phần mềm quản lý văn thư
Phần mềm quản lý văn thư sẽ giúp nâng cao mức độ bảo mật, tìm kiếm truy xuất tài liệu dễ dàng hơn, sao lưu và phục hồi nhanh chóng sau sự cố

Nâng cao mức độ bảo mật

Bảo mật tài liệu đóng vai trò quan trọng với các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn. Các phương thức quản lý văn thư truyền thống lưu trữ trên tủ giá, kệ không an toàn, dễ bị thất lạc, hư hỏng. Với phần mềm quản lý văn thư bảo mật đa lớp sẽ giúp các doanh nghiệp yên tâm hơn khi gửi gắm tài liệu ở kho lưu trữ số, hạn chế rủi ro rò rỉ, đánh cắp tài liệu.  

Tìm kiếm, truy xuất tài liệu dễ dàng 

Tác vụ tìm kiếm và truy xuất tài liệu thường ngốn rất nhiều thời của mỗi nhân viên văn phòng. Trung bình mỗi người sẽ dành từ 30% – 40% thời gian làm việc trong ngày cho tác vụ tìm tài liệu một cách lãng phí.

Nhờ phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, doanh nghiệp sẽ hỗ trợ tìm kiếm và truy xuất tài liệu chỉ bằng từ khóa với thời gian ngắn chỉ vài giây. Dù đang ở bất cứ nơi đâu, mỗi nhân viên đều có thể truy cập, khai thác hiệu quả. Nhờ vậy, khả năng tập trung tốt hơn, hiệu suất làm việc nâng cao, kiến tạo thêm nhiều giá trị cho doanh nghiệp. 

phần mềm quản lý văn thư lưu trữ
Phần mềm quản lý văn thư giúp tiết kiệm tới 30% – 40% thời gian làm việc của mỗi nhân viên

Sao lưu và phục hồi dữ liệu nhanh chóng sau sự cố

Với tính năng sao lưu các bản lưu trữ số, phần mềm quản lý văn thư sẽ là giải pháp tối ưu bảo vệ doanh nghiệp, tổ chức trước vô vàn sự cố khách quan như hỏa hoạn, lũ lụt,… Bài toán về đánh mất vĩnh viễn tài liệu nội bộ quan trọng giờ đã tìm được lời giải phù hợp. 

Xem thêm: Cách thống kê tài liệu lưu trữ hiệu quả nhất

Tăng năng suất làm việc, tạo tinh thần thoải mái

Thời gian là vàng là bạc. Chính bởi vậy nhờ có phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, quá trình truy xuất tài liệu sẽ diễn ra nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Họ có thể linh hoạt, uyển chuyển trong quá trình xử lý công việc, hiệu suất và tinh thần làm việc nhờ đó mà cải thiện đáng kể. 

phần mềm quản lý văn thư lưu trữ
Phần mềm quản lý văn thư giúp nhân viên văn phòng xử lý công việc linh hoạt và nhanh chóng hơn

Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý văn thư lưu trữ hiệu quả, cải thiện hiệu suất vận hành với DocEye  

Phần mềm quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye là một phần mềm quản lý văn thư lưu trữ hiệu quả với nhiều tính năng thiết thực, hỗ trợ tối ưu doanh nghiệp trên hành chuyển đổi số.  

phần mềm quản lý văn thư lưu trữ

Hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye đem tới nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong kỷ nguyên số 

Thiết lập kho lưu trữ số tập trung, tiếp nhận khối lượng tài liệu khổng lồ trong kỷ nguyên số 

DocEye sẽ thu nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu đang lưu hành hiện nay, lưu trữ chúng trong kho tập trung, dễ dàng phân loại một cách khoa học. Nhiều nhân viên có thể cùng truy cập, tìm kiếm và hiệu chỉnh các văn bản nội bộ khi có nhu cầu. Ngoài ra, các kho tài liệu cá nhân cũng có thể được tạo lập nhằm phục vụ mỗi nhân viên xuyên suốt quá trình hoàn thiện công việc. Với kho lưu trữ số dùng chung, nỗi lo thất thoát, hư hỏng tài liệu sẽ biến mất. Nhà quản lý dễ kiểm soát lượng lớn dữ liệu phát sinh mỗi ngày từ các hoạt động nội bộ của công ty. 

Bảo vệ tối ưu tài liệu quan trọng  

Với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu, mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật chặt chẽ. Những tài liệu quan trọng, khi cần, nhân viên có thể linh hoạt thực hiện đăng ký mượn trả ngay trên hệ thống DocEye. Các tài liệu cho mượn sẽ được thu hồi tự động sau khoảng thời gian đã ấn định.  

Tìm kiếm tài liệu trong vài giây thay vì hàng giờ mò mẫm mỗi ngày 

DocEye là một phần mềm hỗ trợ quản lý văn thư mạnh mẽ, cho phép mọi nhân viên đều có thể thực hiện tìm kiếm hợp đồng, chứng từ cùng nhiều văn thư khác chỉ với 1 cú click chuột đơn giản. Đặc biệt, nhờ tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR, DocEye còn cho phép tìm kiếm toàn văn, giúp nhanh chóng và dễ dàng truy xuất các tệp cần thiết. 

Như vậy, nhờ triển khai  phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí vừa nâng cao hiệu suất. Trong kỷ nguyên số, làm chủ công nghệ là bí quyết để trở thành kẻ dẫn đầu và việc nhanh chóng triển khai ứng dụng phần mềm lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử sẽ dẫn lối doanh nghiệp đi tới thành công. Chính bởi vậy, đừng ngần ngại, hãy liên hệ tư vấn DocEye ngay hôm nay! 

Đăng ký nhận tin

Nắm bắt những thông tin hữu ích và mới nhất về giải pháp công nghệ từ FSI

THEO DÕI FACEBOOK

THAM GIA CỘNG ĐỒNG

Cộng đồng Tư vấn-Hỗ trợ Chuyển Đổi Số Doanh Nghiệp

BÀI VIẾT NỔI BẬT

ĐĂNG KÝ NHẬN THÔNG TIN
TỪ DOCEYE

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DEMO MIỄN PHÍ