Các thư viện lớn phải quản lý hàng chục nghìn đầu sách, doanh nghiệp mở rộng quy mô phát sinh hàng trăm nghìn hồ sơ, dự án, kế hoạch,…. Từ đó nhiều doanh nghiệp không tránh khỏi băn khoăn rằng: Liệu có nên thay thế các tác vụ thủ công bằng các phần mềm quản lý văn thư lưu trữ? Mới Quý Doanh nghiệp đọc ngay bài viết dưới đây của DocEye để khám phá câu trả lời.
Khó khăn trong quản lý văn thư lưu trữ
Văn thư chính là công văn, giấy tờ, tài liệu quan trọng của cơ quan, doanh nghiệp hoặc chính phủ cần được giữ gìn và bảo tồn. Hoạt động của văn thư lưu trữ giúp tài liệu, hiện vật giữ được tính nguyên trạng vốn có của chúng.
Quản lý văn thư lưu trữ là quản lý, sắp xếp và lưu trữ tài liệu trong cơ quan, doanh nghiệp hay chính phủ. Nhân viên quản lý văn thư lưu trữ phải đảm bảo bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, việc quản lý văn thư lưu trữ ngày càng trở nên khó khăn bởi:
- Thời đại thông tin bùng nổ, khối lượng tài liệu cần lưu trữ ngày càng tăng, nhân viên văn phòng không đủ sức quản lý và kiểm soát toàn bộ tài liệu một cách hiệu quả nhất.
- Những tài liệu thô truyền thống rất dễ bị hư hỏng do tác động của thời gian hay một số yếu tố bên ngoài khác, khiến cơ quan, tổ chức dễ đánh mất các tài liệu quan trọng
- Nhiều doanh nghiệp đang bước vào thời kỳ chuyển đổi số, tối ưu hóa công việc quản lý văn thư lưu trữ đã trở thành xu hướng tất yếu buộc phải làm
Vậy đâu là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp trong việc quản lý văn thư lưu trữ?
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ – chất xúc tác tích cực tới doanh nghiệp?
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ sinh ra với sứ mệnh hỗ trợ mọi tổ chức, doanh nghiệp trong tác vụ quản lý các giấy tờ, hồ sơ tài liệu. Bởi vậy, ta có thể xem đây chính là chất xúc tác tích cực với sự phát triển của doanh nghiệp thời đại 4.0.
Nâng cao mức độ bảo mật
Bảo mật tài liệu đóng vai trò quan trọng với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Để làm chủ và đảm bảo độ bảo mật an toàn cho những tài liệu mật, phần mềm quản lý văn thư lưu trữ giúp kiểm soát quyền truy cập. Bảo mật bằng mật khẩu, Face ID,… nâng cao mức độ bảo mật tài liệu cho doanh nghiệp.
Tìm kiếm, truy xuất tài liệu dễ dàng
Tác vụ tìm kiếm và truy xuất tài liệu thường ngốn rất nhiều thời của mỗi nhân viên văn phòng. Trung bình mỗi một người sẽ dành từ 30% – 40% thời gian làm việc trong ngày chỉ để tìm tài liệu.
Nhờ phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, doanh nghiệp sẽ hỗ trợ tìm kiếm và truy xuất tài liệu chỉ bằng từ khoá với thời gian ngắn chỉ vài giây. Dù đang ở bất cứ nơi đâu, mỗi nhân viên đều có thể truy cập, khai thác hiệu quả.
Sao lưu và phục hồi nhanh chóng sau sự cố
Với tính năng sao lưu các bản lưu trữ số phần mềm quản lý văn thư lưu trữ sẽ là giải pháp tối ưu bảo vệ doanh nghiệp, tổ chức trước vô vàn sự cố khách quan như hỏa hoạn, lũ lụt, hoả hoạn,…Như vậy khả năng tài liệu bị mất, thất lạc vĩnh viễn sẽ giảm xuống tối thiểu, nỗi lo về thất lạc tài liệu sẽ được phần mềm quản lý văn thư lưu trữ “xoa dịu”.
Tăng năng suất làm việc
Thời gian là vàng là bạc. Chính bởi vậy nhờ có phần mềm quản lý văn thư lưu trữ, quá trình truy xuất tài liệu sẽ diễn ra nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Họ có thể linh hoạt, uyển chuyển trong quá trình xử lý công việc, hiệu suất và tinh thần làm việc nhờ đó mà cải thiện đáng kể.
Bí quyết lựa chọn phần mềm quản lý văn thư lưu trữ thời 4.0
Khi mà công nghệ lên ngôi, robot, chatbot phần mềm thông minh trở thành cánh tay đắc lực hỗ trợ mọi doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh, marketing, tư vấn,… thì việc linh hoạt sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ chính là giải pháp hiệu quả cho mọi doanh nghiệp thời 4.0.
Để lựa chọn được phần mềm văn thư lưu trữ hiệu quả thì cần có bí quyết. Tham khảo ngay một vài lưu ý dưới đây để có một phần mềm ưng ý:
- Chi phí phù hợp
Chi phí luôn là nỗi băn khoăn lớn nhất với mỗi doanh nghiệp trước khi đưa ra một lựa chọn cuối cùng. Bởi vậy mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về tầm giá của từng loại phần mềm để chọn ra một phần mềm quản lý văn thư lưu trữ có tầm giá phù hợp nhất.
Mỗi phần mềm đều có các gói dịch vụ khác nhau, ta cần chọn ra gói dịch vụ sát với nhu cầu và quy mô thực tế của doanh nghiệp tránh lãng phí. Để phục vụ quá trình lựa chọn, ta cần thống kê lượng tài liệu cần lưu trữ sau đó khảo sát từ nhiều bên cung cấp, nhiều gói dịch vụ với giá khác nhau. Từ đó lựa chọn ra một phần mềm với mức chi phí phù hợp.
- Phần mềm chất lượng của những thương hiệu uy tín
Lựa chọn phần mềm văn thư lưu trữ chất lượng chúng ta cần chọn mặt gửi vàng cho những phần mềm đã được kiểm định, được phát triển bởi những công ty uy tín. Những thương hiệu lớn có chỗ đứng trong ngành công nghệ sẽ tạo cho chúng ta sự an tâm về chất lượng phần mềm.
Đồng thời phần mềm quản lý văn thư lưu trữ được phát triển bởi những cái tên lớn thường đi kèm dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, tính ứng dụng cao, hạn chế rủi ro về kỹ thuật, bảo mật. Điều này sẽ giúp những tổ chức, doanh nghiệp mới bước đầu sử dụng nhanh chóng thích nghi, vận dụng hiệu quả phần mềm.
- So sánh đối chiếu tính năng của nhiều phần mềm
Trước khi đi tới quyết định lựa chọn cuối cùng, chắc hẳn doanh nghiệp cần phải tiến hành khảo sát thị trường. Việc khảo sát này sẽ giúp ta trang bị cho mình những hiểu biết nền tảng, đồng thời chỉ ra được ưu điểm, nhược điểm của từng loại phần mềm.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu bằng cách truy cập website của phần mềm, gọi điện tới số hotline hay chat với chuyên viên để nhận được tư vấn cụ thể.
Nhờ vậy doanh nghiệp có thể cùng lúc hiểu hơn về nhiều phần mềm quản lý văn thư lưu trữ và chọn ra được phần mềm phù hợp nhất với thực trạng quản lý tài liệu của doanh nghiệp mình. Đây cũng chính là cơ sở để đi tới lựa chọn tối ưu và thông minh nhất.
DocEye – lựa chọn thông minh trong kỷ nguyên số
Phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu thông minh DocEye là một phần mềm quản lý văn thư lưu trữ hiệu quả.
Tại sao lựa chọn DocEye là lựa chọn thông minh trong kỷ nguyên số?
- DocEye được phát triển bởi FSI- nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam, đã và đang đồng hành cùng hơn 5500 doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong và ngoài nước.
- Chi phí linh hoạt với nhiều gói dịch vụ phù hợp với mọi doanh nghiệp quy mô từ nhỏ tới lớn
- Phần mềm uy tín chất lượng và nhận được phản hồi tốt từ hơn 1000 khách hàng.
Lợi ích khi sử dụng DocEye để quản lý văn thư lưu trữ
Sử dụng DocEye tổ chức, doanh nghiệp bạn sẽ quản lý hồ sơ, tài liệu hiệu quả hơn. Những lợi ích cụ thể có thể kể tới như sau:
- Phần mềm sẽ giúp thiết lập kho tài liệu điện tử dùng chung phù hợp dễ dàng tương thích với nhu cầu sử dụng của mọi tổ chức, doanh nghiệp
- Sử dụng DocEye lịch sử phiên bản của 1 tài liệu sẽ được lưu trữ tại cùng 1 vị trí từ đó mọi nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập, khai thác tài liệu mọi lúc mọi nơi.
- Với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu, mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật chặt chẽ
- Sếp và nhân viên chỉ cần bỏ ra 3 giây (thay vì hàng giờ đồng hồ) để tra cứu tài liệu bất kỳ với tính năng tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao (theo bộ lọc, mã barcode, …)
- Các tài liệu quan trọng sẽ được quản lý thông qua tính năng đăng ký trực tiếp trên hệ thống DocEye. Các tài liệu cho mượn sẽ được thu hồi tự động sau khoảng thời gian đã ấn định.
Như vậy, phần mềm DocEye chính là phần mềm quản lý văn thư lưu trữ hiệu quả trên hành trình chuyển đổi số. DocEye là công cụ hiệu quả thay thế các kệ giá chứa đầy tài liệu và tác vụ tìm kiếm hồ sơ thủ công truyền thống.
