Hơn 30 năm sau lần đầu tiên phát hành, Excel hiện vẫn là công cụ quản lý tài liệu được nhiều doanh nghiệp tin cậy. Nhiều doanh nghiệp quản lý tài liệu bằng Excel, dùng Excel để báo cáo, phân tích và lưu trữ dữ liệu,… Vậy làm thế nào để quản lý tài liệu hiệu quả nhất thông qua công cụ quen thuộc này? Cùng khám phá ngay trong bài viết dưới đây.
Phân loại văn bản có thể quản lý bằng Excel
Để quản lý tài liệu bằng Excel chúng ta cần tiến hành thao tác phân loại để đảm bảo chất lượng tài liệu đầu vào. Thông thường, có 3 loại văn bản hành chính như sau:
- Văn bản nội bộ: gồm phần lớn các hồ sơ, giấy tờ và tất cả các tài liệu nội bộ dành cho các đối tượng trong doanh nghiệp
- Văn bản đi: các hồ sơ, tài liệu văn bản được gửi cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
- Văn bản đến: chứa các hồ sơ, tài liệu, văn bản do các đối tượng hay tổ chức bên ngoài gửi đến
Việc sử dụng Excel trong quản lý tài liệu giúp nhiều doanh nghiệp Việt trong các khâu:
- Soạn thảo và tiến hành ban hành văn bản
- Công tác ký kết, đóng dấu và lưu chuyển, bàn giao lại văn bản
- Bảo quản, lưu trữ, sao lưu văn bản
Công tác quản lý được tối ưu thời gian triển khai, thiết lập trật tự trong các khâu quản lý văn bản.
| Xem thêm >>> Hệ thống lưu trữ hồ sơ THÔNG MINH cho doanh nghiệp <<< |
Hướng dẫn các bước quản lý tài liệu bằng Excel
Để có thể quản lý tài liệu bằng Excel, doanh nghiệp cần tham khảo ngay bí kíp gồm 4 bước đơn giản:
- Xác định quy trình quản lý tài liệu bằng Excel
- Phân loại, tạo danh mục hồ sơ, tài liệu
- Tạo file quản lý hồ sơ, tài liệu
- Tạo công thức tính mã hồ sơ, tài liệu.
Bước 1: Xác định quy trình quản lý tài liệu bằng Excel
Quy trình chính là cốt lõi giúp quá trình quản lý tài liệu tối ưu hơn. Tạo lập quy trình là bước khởi đầu quan trọng giúp nâng cao năng lực quản lý tài liệu.
Một sơ đồ quản lý tài liệu chi tiết, dễ hiểu và khoa học chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp xác định dễ dàng tình trạng từng văn bản. Nhân viên dễ dàng phát hiện vấn đề và giải quyết nhanh chóng.
Bước 2: Phân loại, tạo danh mục hồ sơ, tài liệu
Việc quản lý tài liệu bằng Excel muốn hiệu quả cần phân loại tốt, tạo danh mục khoa học. Trong đó, tác vụ thống kê, phân loại tài liệu cần được chú trọng. Thống kê càng chi tiết, danh mục càng tránh bị trùng lặp và dễ dàng tìm kiếm khi phát sinh nhu cầu.
Việc tạo lập danh mục có thể dựa vào những yếu tố:
- Theo loại văn bản với các mục tài liệu nhỏ như: báo cáo, nghị quyết thông báo, công văn, quyết định,…
- Tình trạng xử lý văn bản: chưa xử lý, đã xử lý, đang xử lý, đã được lưu trữ.
- Bộ phận phụ trách chính: Hành chính, Nhân sự, Kế toán hay kinh doanh.
Bước 3: Tạo file quản lý hồ sơ, tài liệu
Để quản lý tài liệu bằng Excel hiệu quả, doanh nghiệp thường tạo các file quản lý thông minh trên từng sheet riêng biệt.
Tại đây, doanh nghiệp có thể kê khai các khoản chi tiêu và đặt tiêu đề cho từng cột trong bảng sao cho phù hợp với mục tiêu quản lý. Một số tính năng trong Excel như Data Validation và Conditional formatting chính là những trợ thủ đắc lực trong tác vụ này:
- Data Validation: Tính năng này giúp tạo ra các danh sách tự chọn khoa học bao gồm loại văn bản, tình trạng xử lý văn bản, nơi nhận, nơi lưu trữ cũng như bộ phận xử lý. Trong đó, việc tiến hành nhập dữ liệu sẽ đảm bảo tính chính xác trong quản lý
- Conditional formatting: Tính năng này giúp theo dõi tình trạng văn bản để tự động thông báo tới người dùng các công văn cần xử lý gấp chính xác, nhanh chóng.
Bước 4: Tạo công thức tính mã hồ sơ, tài liệu
Trong quá trình quản lý tài liệu bằng Excel hiệu quả doanh nghiệp cần có sự đồng bộ trong hồ sơ quản lý. Nhờ có Excel tác vụ này sẽ được đơn giản hóa nhờ các công thức tự động thông minh. Hàm VLOOKUP hay COUNTIF để đếm số lượng văn bản xuất hiện và tham chiếu mã tương ứng. Mỗi loại hồ sơ, tài liệu theo đó sẽ tự động có mã văn thư riêng.
Việc ghép chuỗi các công thức sẽ giúp mỗi nhân viên tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình quản lý tài liệu.
| Xem thêm: Giới thiệu “Top” dịch vụ lưu trữ tài liệu tối ưu cho Doanh nghiệp |
Những hạn chế khi quản lý tài liệu bằng Excel
Giới hạn dung lượng, thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Từ Excel 2010, mỗi một worksheet có sức chứa tới 1.048.576 hàng. Tuy nhiên trong thời đại bùng nổ dữ liệu, dự án đổ về càng nhiều, hồ sơ tài liệu hợp đồng phát sinh càng lớn. Do đó, việc quản lý tài liệu bằng Excel là một trở ngại.
Nhân viên phải tạo các sheet thủ công, nhập liệu cần mẫn hàng nghìn, hàng chục nghìn dòng. Chưa kể khi quy mô nhân sự lớn dần, số dự án tăng lên thì trong vòng 5 năm, 10 năm quản lý tài liệu bằng Excel không phải là giải pháp khả thi.
Đa số doanh nghiệp khi quản lý tài liệu bằng Excel đều khẳng định họ từng mất dữ liệu nhiều lần vì sự cố nguồn điện hay máy tính bị lỗi, nhiễm virus.
Dễ sai sót khi nhập tay dữ liệu, dữ liệu bị lỗi
Nếu bạn cho rằng sai sót nhỏ chẳng đáng là gì thì đừng quên gã khổng lồ tài chính JPMorgan Chase từng mất khoảng 6,5 tỷ USD giao dịch chỉ vì một lỗi sao chép và dán trên bảng tính.
Quản lý tài liệu bằng Excel nghĩa là mọi thao tác của nhân viên từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… tài liệu đều được thực hiện thủ công. Vì vậy, rủi ro liên quan đến nhập sai dữ liệu cực kỳ lớn. Chỉ cần một nhầm lẫn nhỏ sẽ gây ra hậu quả lớn nếu không được điều chỉnh kịp thời.
Khả năng báo cáo, phân tích hạn chế
Toàn bộ dữ liệu sẽ đi thẳng vào thùng rác nếu chúng ta không có khả năng báo cáo và phân tích. Nhờ phân tích dữ liệu ta sẽ thu thập được thông tin hữu ích giúp cải thiện khả năng tăng trưởng và kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi quản lý tài liệu bằng Excel ta dễ bị bỏ lỡ những thông tin quan trọng mà dữ liệu cung cấp. Phần mềm này thiếu đi khả năng hiển thị dữ liệu cùng các báo cáo trực quan qua biểu đồ, đồ thị. Việc làm mới dữ liệu cũng gặp nhiều khó khăn khi người dùng phải thao tác thủ công. Dữ liệu cần cập nhật càng lớn thì thời gian nhập càng lâu dẫn đến không tối ưu.
Tài liệu không được bảo mật tuyệt đối
Theo Cisco ngay cả khi bạn thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu vào bảng tính của mình, hacker vẫn dễ dàng đi vào file tài liệu. Để quản lý tài liệu bằng Excel, ta cần chấp nhận một hiện thực rằng kho lưu trữ của mình sẽ luôn tồn tại nhiều lỗ hổng dữ liệu dễ xâm nhập.
Khi quá nhiều người dùng sở hữu cùng một file việc xóa nhầm, sửa dữ liệu tùy tiện,… đều sẽ làm hỏng toàn bộ dữ liệu hiện có. Việc kiểm soát bảo mật trên Excel là lỗ hổng lớn cần được cải thiện.
| Xem thêm: Hệ thống quản lý văn bản điện tử sử dụng cho doanh nghiệp |
Giải pháp quản lý tài liệu thông minh thay thế hiệu quả cho Excel
Trước những thách thức và rủi ro đến từ tác vụ quản lý tài liệu bằng Excel, doanh nghiệp số thời 4.0 cần cập nhật ngay giải pháp thay thế mới hiệu quả. Hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye ra đời và nhận được sự tín nhiệm từ hơn 5500 khách hàng Việt.
Được nghiên cứu và phát triển bởi FSI, nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam, với hơn 15 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số, DocEye là một trong những sản phẩm công nghệ tiêu biểu Made in Vietnam, đạt giải thưởng Sao Khuê danh giá trong 3 năm liên tiếp 2016, 2017 và 2018.
Đây chính là một phần mềm quản lý tài liệu hiện đại, hiệu quả với nhiều tính năng nổi bật, lấp đầy lỗ hổng từ việc quản lý tài liệu bằng Excel.
Không giới hạn dung lượng lưu trữ, cập nhật dữ liệu nhanh chóng
DocEye cho phép lưu trữ không giới hạn mọi lịch sử phiên bản của tài liệu ở cùng một vị trí. Bởi vậy nếu được cấp quyền, nhân viên phụ trách dễ dàng kiểm tra, cập nhật phiên bản mới dễ dàng, khoa học trên hệ thống.
Lượng lớn tài liệu hồ sơ hay kế hoạch, báo cáo phát sinh từ hàng chục dự án đợt cao điểm và dữ liệu từ 5 năm, 10 năm sẽ được an toàn trú ngụ trong kho lưu trữ số tập trung của DocEye, đánh tan thách thức từ bài toán dung lượng lưu trữ trên Excel.
Thiết lập kho lưu trữ số tập trung thông minh
Với DocEye, thao tác thủ công sẽ dần được loại bỏ người dùng dễ dàng đồng bộ tài liệu trực tiếp từ máy tính lên hệ thống, phân loại khoa học theo nhu cầu. Mọi loại tài liệu đều có thể dễ dàng tìm kiếm, phân loại, chỉnh sửa, cập nhật chỉ với một cú click chuột. Quản lý và nhân viên có thể tìm kiếm toàn văn với công nghệ OCR, hoặc tìm kiếm theo từ khoá chỉ trong vỏn vẹn vài giây ngắn ngủi.
Danh mục tài liệu, ghi chú, mã cũng như phân loại cụ thể sẽ được DocEye tự động cập nhật, tối giản các thao tác thủ công như thêm dòng, điền cột, đánh số,… giúp độ chính xác của các tài liệu đảm bảo 100%, hạn chế lỗi thống kê sai, đánh máy sai, dễ dàng cập nhật làm mới theo thời gian thực.
Thống kê tiện lợi, báo cáo trực quan
Nếu quản lý tài liệu bằng Excel rất khó để tạo báo cáo thống kê trực quan, nhưng với phần mềm DocEye vấn đề này sẽ được giải quyết. DocEye tự động thống kê chi tiết về tổng số thư mục, tổng số tài liệu, dung lượng và số người sử dụng trên hệ thống.
Trong đó, hệ thống sẽ thiết lập các biểu đồ trực quan thống kê chi tiết các loại tài liệu và dung lượng lưu trữ qua thời gian sử dụng. Nhân viên dễ dàng làm báo cáo, nhà quản lý dễ dàng điều phối công tác quản lý tài liệu nội bộ.
| Xem thêm: Cách thống kê tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ hiệu quả nhất |
Bảo mật tài liệu hiệu quả với bảo mật đa lớp
Hệ thống quản lý tài liệu DocEye sở hữu tính năng chia sẻ tài liệu linh hoạt mà vẫn bảo mật an toàn tuyệt đối. Với hồ sơ, tài liệu quan trọng, cấp quản lý có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban.
Ngoài ra, việc đặt mật khẩu 2 lớp giúp bảo vệ tối ưu dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp. Để phục vụ công việc, nhân viên có thể linh hoạt đăng ký mượn trả ngay trên hệ thống. DocEye sẽ lưu lại chi tiết tác vụ sửa, xóa, di chuyển,… liên quan tài liệu lưu trữ, dễ dàng kiểm soát, quản lý.
Ngoài ra phần mềm hoạt động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 nên doanh nghiệp yên tâm chọn mặt gửi vàng.
Tóm lại, quản lý tài liệu bằng Excel là một giải pháp phù hợp với những đơn vị sở hữu lượng tài liệu khiêm tốn và tần suất sử dụng tài liệu thấp. Đây không phải là giải pháp hiệu quả đối với các doanh nghiệp, tập đoàn quy mô. Thay vào đó, doanh nghiệp, tổ chức của bạn có thể ứng dụng ngay hệ thống thông minh DocEye để tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí, không gian và thời gian trong quản lý tài liệu.
Có thể bạn quan tâm:
Cập nhật nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến mới nhất cho doanh nghiệp
Khám phá phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp Việt
