Hiện nay, thông tin cá nhân cũng được coi là một loại tài sản giá trị đối với doanh nghiệp khi mà các dữ liệu về tên, số điện thoại, email, địa chỉ,… có thể được đưa ra để trao đổi hoặc dùng để nghiên cứu hành vi, sở thích nhằm đưa ra chiến lược phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu. Chính vì lẽ đó, quản lý thông tin cá nhân an toàn là điều vô cùng cần thiết.
Quản lý thông tin cá nhân là gì?
Quản lý thông tin cá nhân là gì?
Quản lý thông tin cá nhân là hoạt động thu thập, sắp xếp, quản lý, duy trì và truy xuất thông tin cá nhân (tên, tuổi, số điện thoại, địa chỉ, email,…) để sử dụng vào nhiều công việc khác nhau. Ngoài ra, tùy thuộc vào từng loại thông tin khác nhau mà việc quản lý thông tin cá nhân cũng khác nhau.
Ví dụ: nhân viên văn phòng có thể quản lý các thông tin cá nhân của khách hàng trong các tài liệu bản giấy bằng cách đưa chúng vào các thư mục trên máy tính và sắp xếp theo thứ tự chữ cái hoặc theo tên nhóm khách hàng, tên dự án,… Còn đối với các cha mẹ muốn quản lý các bức ảnh của con mình vào một album ảnh thì có thể sử dụng một chương trình tổ chức thời gian hoặc có thể gắn thẻ các bức ảnh kỹ thuật số với tên của bé.
| Xem thêm: Phần mềm quản lý văn bản nội bộ TỐT NHẤT 2023 |
Tại sao lại cần quản lý thông tin cá nhân?
Tại sao lại cần quản lý thông tin cá nhân?
Quản lý thông tin cá nhân của khách hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu và xu hướng quan tâm của khách hàng để từ đó đưa ra những đối sách hợp lý. “Sức mạnh” của quản lý thông tin cá nhân khách hàng có thể kể đến như:
– Thông tin cá nhân của khách hàng là cơ sở căn bản để doanh nghiệp kết nối, liên lạc, trao đổi thông tin, mua bán với khách hàng
– Nó là cơ sở để doanh nghiệp xác định sở thích, hành vi và những vấn đề mà khách hàng đang quan tâm. Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra những chiến lược tiếp cận và chăm sóc khách hàng phù hợp
– Thông tin về lịch sử chăm sóc khách hàng là bằng chứng phản ánh mức độ quan tâm của khách hàng với thương hiệu và là cơ sở để nâng cao hiệu quả cho những lần chăm sóc sau.
Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của doanh nghiệp thì số lượng thông tin khách hàng cần phải quản lý càng tăng cao và việc quản lý thông tin cá nhân trở nên khó khăn hơn. Nếu quản lý thông tin khách hàng không tốt việc kinh doanh của doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn và trở ngại.
Để việc quản lý thông tin đơn giản, dễ dàng hơn, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý thông tin cá nhân khách hàng thay vì phương pháp truyền thống, giúp tăng tối đa hiệu quả quản lý.
Phần mềm quản lý thông tin cá nhân là gì?
Ngày nay, để việc quản lý thông tin cá nhân được nhanh chóng, an toàn và hiệu quả hơn, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý thông tin cá nhân. Những phần mềm quản lý thông tin cá nhân có vai trò như một nền tảng quản lý chung giúp cập nhật, lưu trữ, sắp xếp các thông tin cá nhân chuyên nghiệp. Nhờ phần mềm này, người dùng cũng có thể tìm kiếm thông tin khi cần thiết nhanh chóng chỉ với vài click chuột.
Dữ liệu được lưu trữ trong phần mềm quản lý thông tin cá nhân có thể bao gồm nhiều thông tin:
– Thông tin liên lạc (số điện thoại, địa chỉ, email,…)
– Thông tin cá nhân (tên, tuổi, nghề nghiệp,…)
– Thông tin thân nhân
– Thông tin khác
Ngoài ra, phần mềm quản lý thông tin cá nhân còn được đánh giá cao bởi khả năng bảo mật thông tin an toàn hơn so với những hình thức quản lý truyền thống trước đây. Cơ chế phân quyền truy cập giúp sử dụng thông tin hiệu quả mà vẫn đảm bảo được quyền riêng tư của thông tin cá nhân.
| Xem thêm: 5 bí kíp chọn phần mềm quản lý tài liệu ISO phù hợp cho doanh nghiệp |
Chức năng của phần mềm quản lý thông tin cá nhân
Lưu trữ thông tin an toàn
Lưu trữ thông tin là chức năng chính của một phần mềm quản lý thông tin cá nhân. Với hệ thống lưu trữ, cơ sở dữ liệu lớn toàn bộ thông tin của khách hàng có thể lưu trữ không giới hạn trong cùng một hệ thống
Ngoài ra, hình thức lưu trữ này cũng đêm lại hiểu quản quản lý thông tin cá nhân hiệu quả hơn, tất cả các thông tin đều được lưu trữ cùng một nơi giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn, đồng thời tăng tính liên kết giữa các thông tin
Đặc biệt, nhiều phần mềm hiện nay còn hỗ trợ việc lưu trữ thông tin trên đám mây (cloud) không chỉ đem lại sự thuận tiện cho người dùng mà còn đảm bảo tính an toàn bảo mật thông tin.
Truy xuất thông tin nhanh chóng
Phần mềm quản lý thông tin cá nhân giúp người dùng tránh khỏi những phiền phức như dò tìm thông tin, sắp xếp hồ sơ,… thay vào đó, bạn có thể tìm kiếm hoặc lọc thông tin cá nhân của khách hàng nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản.
Thông tin cũng có thể lọc và tìm kiểm theo nhiều tiêu chí khác nhau tùy thuộc vào cách lưu trữ ban đầu của người dùng (theo tên, theo sở thích, theo hành vi, theo độ tuổi,…)
Quản lý thông tin dễ dàng
Quản lý thông tin dễ dàng
Dựa vào cách phân loại khách hàng như đã nói ở trên, người dùng có thể quản lý thông tin khách hàng theo từng tệp riêng biệt và cập nhật liên tục trên hệ thống. Đồng thời, nhờ vào sự phân chia này bạn có thể so sánh và xác định được đâu là tệp khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp đang cần.
Bên cạnh đó, nhờ vào thời gian thực của các thông tin khách hàng có trong phần mềm quản lý thông tin cá nhân, người dùng cũng có thể xác định được mối quan tâm cũng như xu hướng hiện tại của các khách hàng này. Từ đó đưa ra những kế hoạch và chiến lược tiếp cận phù hợp.
