Chỉ có con đường làm chủ công nghệ mới mới là kim chỉ nam dẫn lối đi tới thành công trong kỷ nguyên số. Bởi vậy phần mềm quản lý các hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường đầy biến động. Để hiểu hơn về phần mềm quản lý hợp đồng hiệu quả hiện nay, đọc ngay bài viết dưới đây để khám phá cùng DocEye.
Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?
Hợp đồng là một trong những giấy tờ quan trọng nhất tại các doanh nghiệp. Hợp đồng có nhiều loại như hợp đồng kinh tế, mua bán, hợp đồng xây dựng,… Trong đó các thông tin khách hàng và các điều khoản giữa hai bên được thỏa thuận và ghi chép rõ ràng. Nhiều dự án và nhiều chính sách quan trọng đồng thời được lưu trữ tại các hợp đồng. Thậm chí chỉ một hợp đồng quyết định đến doanh thu của cả doanh nghiệp, tập đoàn.
Do đó, việc quản lý và khai thác các hợp đồng là một trong những việc làm cần thiết để nâng cao hiệu quả năng suất làm việc và lao động nhất là trong lĩnh vực kinh doanh mua bán. Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã để ý và đầu tư vấn đề quản lý các hợp đồng sao cho hiệu quả nhưng đa phần lại nghĩ đến theo phương pháp truyền thống bằng excel hoặc chỉ đầu tư vào cơ sở vật chất ban đầu mà bỏ qua các hệ thống hữu ích.
Phần mềm quản lý hợp đồng là một công cụ hỗ trợ đắc lực bộ phận quản lý, kinh doanh cũng như nhân sự, tiến trình công việc, ký kết thỏa thuận hợp đồng. Tiến trình nêu trên sẽ diễn ra nhanh chóng với mức độ chính xác cao, rút ngắn tối đa thời gian theo yêu cầu.
Trong thời đại công nghệ đang phát triển như hiện nay thì việc xây dựng một bộ quy trình quản lý hợp đồng hay đầu tư hệ thống quản lý hợp đồng sẽ mang lại nhiều hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn cho doanh nghiệp.
| Xem thêm: Phương pháp quản lý công văn đi đến hiệu quả nhất 2023 |
Lợi ích thực tiễn của phần mềm quản lý hợp đồng
Doanh nghiệp thu lợi từ phần mềm quản lý hợp đồng
Theo World Commerce & Contracting, 90% doanh nhân cần sự hỗ trợ để hiểu hết các điều khoản của hợp đồng. Bởi vậy, nhờ hệ thống quản lý hợp đồng mà doanh nghiệp có thể đơn giản hoá quy trình soạn thảo, xử lý và lưu trữ hợp đồng sao cho đáp ứng các quy định về pháp lý một cách thuận lợi.
Phần mềm quản lý hợp đồng cũng là trợ lý đắc lực giúp giảm thiểu chi phí và thúc thẩy các mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp. Theo một nghiên cứu các công ty có doanh thu hàng năm từ 500.000$ đến 1.000.000$ có thể tiết kiệm tới 40.000$ một năm khi chuyển sang quản lý hợp đồng và các hồ sơ tài liệu dựa trên nền tảng số.
Ngoài ra, vấn đề bảo mật cũng không còn là nỗi bận tâm. Một hệ thống hỗ trợ kiểm soát truy cập tài liệu, bảo vệ bằng mật khẩu đa lớp, kiểm soát phiên bản hợp đồng sẽ giúp bảo mật an toàn, không sợ rò rỉ thông tin hay thất lạc hợp đồng. Cả doanh nghiệp và đối tác đều có thể truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi.
Nhân viên hiệu suất hơn với phần mềm quản lý hợp đồng
Nhờ phần mềm quản lý hợp đồng, mỗi nhân viên có thể chủ động nâng cao năng suất làm việc. Mỗi khi cần, việc tìm kiếm và xử lý hợp đồng không còn là trở ngại. Chỉ với vài giây tìm kiếm, nhân viên có ngay hợp đồng mình cần và tra cứu rõ tới từng điều khoản chỉ với các cụm từ khoá.
Nhờ vậy năng suất làm việc của nhân viên cao hơn, có thể tiết kiệm tới 6.000 giờ làm việc mỗi năm (theo số liệu của Bit.ai). Việc quản lý hợp đồng dễ dàng hơn với mẫu hợp đồng sẵn có, dễ dàng chỉnh sửa, cộng tác và phê duyệt sẽ làm tăng tới 68% năng suất mỗi nhân viên.
| Xem thêm: Khám phá phần mềm lưu trữ tài liệu tối ưu cho doanh nghiệp Việt |
DocEye – Giải pháp quản lý hợp đồng thông minh
Tìm kiếm hợp đồng nhanh hơn với kho lưu trữ số hiện đại
CLOC báo cáo rằng 68% nhân viên tìm kiếm các hợp đồng đã hoàn thành ít nhất 1 lần/ tuần để xử lý các phát sinh liên quan. Việc tìm kiếm có thể tốn nhiều công sức và việc tra cứu về ngày gia hạn, nghĩa vụ hợp đồng, yêu cầu pháp lý gặp nhiều trở ngại với những tệp hợp đồng dài hàng trăm trang tài liệu.
Với DocEye, các hợp đồng sẽ được số hoá và lưu trữ tập trung, khoa học, phân loại linh hoạt tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp. Các hợp đồng có thể dễ dàng tìm kiếm, phân loại, chỉnh sửa, cập nhật chỉ với một cú click chuột. Người dùng có thể tìm kiếm toàn văn với công nghệ OCR giúp tìm kiếm theo trường nội dung trong văn bản hay tìm kiếm theo từ khoá một cách dễ dàng.
Bảo mật nội dung hợp đồng quan trọng
DocEye giúp quản lý quyền truy cập vào hợp đồng một cách hiệu quả. Chỉ những được uỷ quyền trong một tổ chức mới xem hợp đồng cụ thể, cải thiện tính bảo mật. Doanh nghiệp có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa hợp đồng, tài liệu, chứng từ cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban. Với thiết lập mật khẩu 2 lớp, các hợp đồng sẽ được đảm bảo bảo mật an toàn.
Tiết kiệm tối đa chi phí
DocEye được triển khai theo các gói linh hoạt, giúp tối ưu chi phí triển khai và vận hành, phù hợp với đa dạng quy mô, nhu cầu sử dụng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng linh hoạt. Đồng thời, chi phí in ấn, chi phí giấy in, chi phí bảo quản hợp đồng, tài liệu sẽ được tối ưu, giúp tiết kiệm ngân sách của tổ chức, doanh nghiệp.
Như vậy, với DocEye phần mềm quản lý hợp đồng thông minh, doanh nghiệp dần được giải thoát khỏi những áp lực liên quan tới hợp đồng. Trong kỷ nguyên số, làm chủ công nghệ chính là hướng phát triển mà nhiều doanh nghiệp hướng tới để thích nghi và phát triển. Hy vọng với bài viết trên, DocEye sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thêm lựa chọn để quản lý hợp đồng tập trung, tiết kiệm và hiệu quả.
