Các doanh nghiệp, tổ chức luôn gặp rất nhiều khó khăn trong việc đảm bảo nguyên tắc quản lý văn bản, công văn, giấy tờ đi và đến. Vì vậy việc tìm ra một giải pháp giúp quản lý văn bản nội bộ và văn bản đi đến là rất cần thiết. Vậy đâu là phương pháp quản lý văn bản, công văn, giấy tờ đi và đến một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất?
Tầm quan trọng của quản lý văn bản, công văn, giấy tờ
Quản lý văn bản giúp tổ chức, doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng, chất lượng của tài liệu, từ đó có kế hoạch chỉnh lý, sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu thông tin
Mặc dù đã được số hóa phần lớn sang dạng file mềm nhưng những tài liệu bản cứng vẫn chiếm vị trí quan trọng. Các phương pháp quản lý văn bản đi và đến có hệ thống giúp hạn chế 90% tài liệu giấy bị thất lạc trong quá trình sử dụng.
Theo nghiên cứu của McKinsey, 70% giao dịch có thể bị thất bại do không có đủ giấy tờ, tài liệu ngay khi cần. Chính vì vậy, việc tìm kiếm phần mềm hoặc giải pháp cho việc quản lý văn bản là vô cùng bức thiết đối với các hoạt động kinh doanh.
Hiện trạng quản lý văn bản, công văn đi và đến ngày nay
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Hiện nay, ở mọi các đơn vị tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ. Công tác quản lý văn bản đi và đến cũng gặp rất nhiều khó khăn. Ở nhiều địa phương còn quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp… bởi các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này. Vì thế, việc áp dụng một phần mềm quản lý văn bản đi và đến là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay.
Nguyên tắc quản lý văn bản, công văn đi và đến theo nghị định của Chính Phủ
Theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính Phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước thì các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm công bố danh mục, lộ trình cung cấp các dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng, và hướng dẫn tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch với cơ quan nhà nước khi thực hiện các dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng.
Nghị định nêu rõ về giá trị pháp lý, văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử, nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử, sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.
Có thể thấy rằng dù là bất kỹ cơ quan, doanh nghiệp nào thì việc quản lý văn bản đi và đến luôn phải được quan tâm vì nó còn liên quan nhiều đến các giá trị pháp lý khác.
Phương pháp quản lý văn bản, công văn đi và đến hiệu quả
Bởi những lý do trên, công ty FSI đã cho ra đời phần mềm quản lý văn bản đi và đến mang tên DocEye. Phần mềm đã được rất nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý hệ thống văn bản của đơn vị mình, đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động của toàn thể cán bộ nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại.
Phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye là một hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.
Theo đó thu nhận và phân loại thông tin tài liệu và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng. Nếu người dùng được sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến trực tuyến hiệu quả thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản nhanh chóng hơn.
Những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye có thể kế đến như:
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, quản lý văn bản đi và đến
- Tiết kiệm chi phí quản lý và bảo quản tài liệu
- Bảo mật an toàn hỗ trợ quản lý văn bản đi và đến hiệu quả
