Phương pháp quản lý văn bản đi và đến sao cho hiệu quả, tiết kiệm là bài toán với nhiều doanh nghiệp đang chuyển đổi số. Lượng tài liệu phát sinh lớn, nhân viên chưa nắm được cách thức quản lý khoa học khiến công văn dồn ứ, khó tìm kiếm. Vậy bí quyết nào giúp quản lý công văn đi và đến hiệu quả. Đọc ngay bài viết để khám phá.
Quản lý công văn đi đến là tác vụ trọng yếu trong mỗi doanh nghiệp
Theo nghiên cứu của McKinsey, 70% giao dịch có thể bị thất bại do thiếu công văn, hồ sơ, quyết định liên quan. Bởi vậy, việc quản lý công văn đi và đến đóng vai trò quan trọng nội bộ doanh nghiệp.
Công văn, hồ sơ tài liệu chính trụ cột giúp nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định để theo dõi, chỉ đạo các công tác hoạt động sao cho phù hợp với yêu cầu mục tiêu phát triển đã đề ra. Công văn đi và đến trong tổ chức, doanh nghiệp được ví như huyết quản trong cơ thể con người giúp đảm bảo máu luôn lưu thông tốt, kịp thời, liên tục lên não và các bộ phận trên cơ thể, tránh xảy ra tắc nghẽn.
Chúng được lưu trữ, khai thác để tất cả nhân viên thực hiện theo đúng nguyên tắc đã đề ra trong xuyên suốt quá trình hoàn thiện công việc. Ngoài ra, công văn đi và đến chính là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan, doanh nghiệp, giúp nâng cao chất lượng hiệu quả, chất lượng công việc trong công tác của nhà quản lý.
Việc quản lý tốt công văn đi và đến tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản, giữ gìn các chứng cứ pháp lý để đảm bảo hoạt động kiểm tra, thanh tra cũng như giám sát chặt chẽ để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
5 phương pháp quản lý văn bản đi và đến không còn là gánh nặng
Nhanh chóng loại bỏ các tài liệu không cần thiết
Thông thường, nhiều người chưa có thói quen vứt bỏ định kỳ các tài liệu giấy vô dụng hoặc xóa các file công văn đến và đi hay tài liệu không cần thiết. Điều này làm công tác quản lý tài liệu trở nên rắc rối. Các tài liệu mới và cũ, còn sử dụng và hết giá trị sử dụng trộn lẫn hỗn độn khiến công tác tìm kiếm trở nên quá tải, khó khăn.
Bởi vậy định kỳ hàng ngày, hàng tuần, nhân viên nên xóa và tiêu hủy các phiên cũ của tài liệu mới hay các công văn đã hết hiệu lực để tối ưu công tác quản lý công văn đến và đi trong doanh nghiệp.
>>>>> Phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ <<<<<
Sử dụng mã màu và gắn nhãn tương ứng
Tổ chức, doanh nghiệp có thể mã hóa và ghi nhãn màu tương ứng với các tệp công văn đến và đi. Chúng sẽ giúp phân loại tài liệu lưu trữ trong các khay, kệ tủ hồ sơ một cách hiệu quả. Cũng giống như việc đặt tên cho các tệp trên máy, đống tài liệu hỗn độn ban đầu sẽ được nhanh chóng sắp xếp khoa học trên tủ giá kệ nhờ những quy định màu sắc chặt chẽ. Nhờ vậy, công tác tìm kiếm trở nên dễ dàng
Chúng ta có thể sử dụng các màu khác nhau để biểu thị các tài liệu như hóa đơn, báo cáo. Mã màu khác nhau được sử dụng linh hoạt trên các phiên bản khác nhau của cùng tài liệu để phân biệt rõ bản thảo và bản chốt cuối cùng.
Thiết lập quy ước đặt tên rõ ràng
Bước tiếp theo để đơn giản hóa quy trình quản lý công văn đến và đi hiệu quả đó là thiết lập quy ước đặt tên rõ ràng cho tài liệu của bạn. Quy ước đặt tên là các quy tắc giúp bạn xác định và phân loại tài liệu của mình dựa trên các thuộc tính của chúng chẳng hạn như ngày, tác giả, phiên bản, dự án và trạng thái. Cách làm này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và truy xuất tài liệu.
Khi thiết lập quy ước đặt tên cho các tệp tài liệu, chúng ta cần lưu ý tránh dấu cách và các ký tự đặc biệt, đồng thời sử dụng tiền tố và hậu tố phù hợp để giúp người xem nắm rõ được phiên bản và định dạng tài liệu tương ứng.
Nguyên tắc quản lý văn bản đến
Nguyên tắc quản lý văn bản đến là yếu tố quan trọng trong việc tổ chức và duy trì thông tin đến của một tổ chức hoặc cá nhân. Để đảm bảo sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian, việc phân loại, ghi chép chi tiết và sắp xếp theo thời gian là vô cùng quan trọng. Bằng cách xác định các tiêu chí phân loại hợp lý, ta có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết. Việc sử dụng công cụ quản lý văn bản hiệu quả là một phần không thể thiếu để giúp quy trình này trở nên tự động hơn và tối ưu hơn.
Nguyên tắc quản lý văn bản đi
Nguyên tắc quản lý văn bản đi đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý thông tin từ nguồn đến.
Đầu tiên, việc phân loại tài liệu theo đúng nội dung giúp tạo cơ cấu rõ ràng và dễ quản lý. Tiếp theo, ghi chép thông tin chi tiết từ mỗi văn bản bao gồm: ngày, nguồn gửi và mục tiêu, nhằm nắm bắt được bối cảnh chính xác.
Ngoài ra, tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách sắp xếp văn bản theo thứ tự ưu tiên giúp ưu tiên xử lý tài liệu quan trọng trước. Cuối cùng, sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý văn bản hiện đại để tăng khả năng tìm kiếm, tiết kiệm thời gian và duy trì hệ thống văn bản đi hiệu quả.
Sử dụng DocEye – phương pháp quản lý văn bản đi và đến trong doanh nghiệp
Lượng công văn khổng lồ sẽ được lưu trữ gọn gàng trong kho tài liệu số
Phần mềm DocEye giúp thiết lập kho lưu trữ tài liệu điện tử tập trung, thu nhận và lưu trữ được khối lượng khổng lồ của các loại tài liệu, chứng từ và công văn đến và đi phát sinh mỗi ngày. Ngoài ra, mỗi cá nhân hoàn toàn có thể tự tạo một kho lưu trữ số riêng, hỗ trợ tối đa công tác quản lý và khai thác áp dụng công văn trong công việc của mỗi cá nhân trong từng bộ phận.
Hiện theo khảo sát gần đây của Nintex với 1000 người được hỏi, 49% cho biết họ gặp khó khăn khi tìm tài liệu. Tuy nhiên, với DocEye các tài liệu sau lưu trữ đều có thể dễ dàng tìm kiếm, phân loại, chỉnh sửa, cập nhật chỉ với một cú click chuột. Người dùng có thể tìm kiếm toàn văn với công nghệ OCR, hoặc tìm kiếm theo từ khóa giúp đơn giản hóa công tác quản lý của lãnh đạo cấp cao và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng.
Bảo mật công văn, trao quyền truy cập linh hoạt
Hiện nay theo MHC, 415 công ty thừa nhận họ có hơn 1000 tệp công văn, chứng từ, tài liệu chứ thông tin nhạy cảm (thẻ tín dụng, hồ sơ sức khỏe,…). Trước thực trạng ấy, Hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye sở hữu tính năng chia sẻ tài liệu linh hoạt mà vẫn bảo mật an toàn tuyệt đối. Với các thông tin quan trọng, nhà quản lý có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu, chứng từ cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban giúp mọi nhân viên thuộc nhiều cấp bậc đều có thể truy cập mà vẫn đảm bảo an toàn tài liệu.
Ngoài ra, việc đặt mật khẩu 2 lớp giúp bảo vệ tối ưu công văn, chứng từ quan trọng. DocEye sẽ lưu lại chi tiết tác vụ sửa, xóa, di chuyển,… liên quan đến tài liệu lưu trữ. Ngoài ra phần mềm hoạt động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 nên doanh nghiệp yên tâm chọn mặt gửi vàng.
Tiết kiệm tối đa chi phí
Phương pháp quản lý văn bản đi của DocEye được triển khai theo các gói linh hoạt, giúp tối ưu chi phí triển khai và vận hành, phù hợp với đa dạng quy mô, nhu cầu sử dụng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng linh hoạt. Đồng thời, khi sử dụng phần mềm, chi phí in ấn, chi phí giấy in, chi phí bảo quản tài liệu sẽ được giảm thiếu tối đa, giúp tiết kiệm ngân sách của tổ chức, doanh nghiệp.
Như vậy, với bài viết trên, doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về vai trò và bí quyết giúp quản lý công văn đến và đi hiệu quả. Hy vọng rằng trong kỷ nguyên số, mỗi doanh nghiệp đều sẽ lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu phù hợp, tiết kiệm, để tiến gần hơn tới mục tiêu chuyển đổi số toàn diện và phát triển thịnh vượng.
