Doceye – Quản lý dữ liệu cho văn phòng công chứng Nhà nước


Hiện nay, các văn phòng công chứng đang xảy ra tình trạng quá tải. Nguyên nhân chính là do khâu chứng thực giấy tờ phiền hà. Phần mềm quản lý tài liệu cho văn phòng công chứng Doceye chính là giải pháp hữu hiệu để giải quyết vấn đề này

Trong những năm gần đây rất nhiều văn phòng công chứng được mở thêm để tránh tình trạng quá tải. Tuy nhiên, số lượng công chứng viên (CCV) quá ít, hơn nữa số CCV đã qua đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề vô cùng hiếm. Vì thế vẫn còn tình trạng nhân dân phải xếp hàng dài, công chứng viên khổ sở vì lượng công việc quá lớn. Đây là lúc bạn cần tìm đến những phần mềm quản lý tài liệu cho văn phòng công chứng.

Quá nhiều giấy tờ khiến các công chứng viên quá tải

Quản lý tài liệu cho văn phòng công chứng quá tải do đâu?

Một nguyên nhân lớn dẫn đến sự quá tải của văn phòng công chứng đó là công tác quản lý dữ liệu chưa hợp lý. Trong thời đại nền cách mạng 4.0 phát triển như vũ bão, việc không ứng dụng công nghệ số là một thiếu sót lớn đối với bất kỳ cơ quan nào.

Khả năng tiếp cận thông tin thấp

Truy cập dữ liệu theo cách truyền thống tốn rất nhiều thời gian. Với số lượng CCV hiếm như hiện nay, việc công chứng quá tải là điều tất yếu.

Các thao tác tìm kiếm và truy xuất tệp chưa hợp lý

Theo thời gian, tài liệu ở văn phòng ngày một tăng lên. Với số lượng giấy tờ quá lớn, việc sắp xếp hợp lý vô cùng khó khăn. Từ đó dẫn đến quá trình tìm kiếm dữ liệu gặp nhiều trở ngại.

Chi phí lớn

Theo một nghiên cứu, các văn phòng công chứng cần 20$ để tìm một tài liệu sai lệch và 120$ để tạo lại một tài liệu bị mất hoặc bị hư. Ngoài ra, các văn phòng công chứng cũng mất một chi phí lớn từ mực, giấy, bưu chính và các vật tư khác khi in tài liệu.

Khả năng bảo mật dữ liệu kém

Bảo mật thông tin là tính năng vô cùng quan trọng khi thông tin luôn là vấn đề nhạy cảm đối với sự toàn vẹn của bất kỳ tổ chức nào. Vì thế, các Văn phòng công chứng cần phải có giải pháp mới để bảo mật dữ liệu.

Doceye – Giải pháp hữu hiệu giúp quản lý tài liệu cho văn phòng công chứng

Được FSI – Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ nghiên cứu và phát triển thành công, vinh dự nhận về giải thưởng Sao khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018, Doceye tự hào là một trong những phần mềm quản lý dữ liệu tốt nhất hiện nay.

Tiếp cận nhanh. Tìm kiếm và truy xuất tệp chính xác

Phần mềm quản lý tài liệu cho văn phòng công chứng DocEye giúp người dùng tra cứu tài liệu chỉ trong vài giây so với hàng giờ đồng hồ theo cách truyền thống do thông tin được sắp xếp hợp lý, hiệu quả. Mặt khác, việc tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự IONE trong hệ thống DocEye giúp người dùng tìm kiếm đầy đủ các nội dung văn bản thay vì chỉ nội dung tiêu đề như các phần mềm quản lý khác cũng giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin.

Phần mềm có cơ chế chia sẻ thông tin tài liệu an toàn, nhanh chóng thông qua môi trường Internet. Người dùng có thể chia sẻ thông tin dễ dàng mà không bị giới hạn bởi không gian, địa điểm chỉ với một click chuột.

Phần mềm quản lý tài liệu cho văn phòng công chứng DocEye giúp tiết kiệm chi phí

90% tài liệu tại các văn phòng công chứng được thể hiện trên văn bản giấy dễ dẫn đên tình trạng thất thoát tài liệu trong quá trình sử dụng đồng thời tốn chi phí trong việc bảo quản.

Với phần mềm quản lý tài liệu cho văn phòng công chứng DocEye, toàn bộ hệ thống thông tin của doanh nghiệp sẽ được chuyển sang bản mềm và được sao lưu ngay trên hệ thống vào máy tính của khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí cho việc quản lý và bảo quản quản tài liệu như trước đây. Ngoài ra, các Văn phòng Công chứng có thể tiết kiệm một khoản chi phí lớn từ giấy, mực,… khi in tài liệu.

Tự động cập nhật dữ liệu

Phần mềm quản lý tài liệu cho văn phòng công chứng Doceye có khả năng tự động cập nhật dữ liệu, từ đó giúp xóa bỏ tình trạng tài liệu sai lệch, ngăn chặn kẻ xấu trục lợi.

Quản lý dữ liệu không giới hạn

Doceye còn có thể quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu trong thời gian và không gian không giới hạn giúp giải quyết vấn đề về sự kết nối thông tin giữa các văn phòng công chứng và các hệ thống khác.

• Được nghiên cứu và phát triển bới FSI – công ty có hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số

• Đạt giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp: 2016. 2017, 2018

• Giải thưởng Vietnam Digital Award 2019

• Đội ngũ nhân sự triển khai chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm

• Bảo mật an toàn theo chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và ISO 9001:2015

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Đăng ký nhận tin

Nắm bắt những thông tin hữu ích và mới nhất về giải pháp công nghệ từ FSI

THEO DÕI FACEBOOK

BÀI VIẾT NỔI BẬT

ĐĂNG KÝ NHẬN THÔNG TIN
TỪ DOCEYE

0904805255

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DEMO MIỄN PHÍ