Giá thuê văn phòng trung bình tại Việt Nam dao động trong khoảng 20 – 30$/ m2 và mỗi nhân viên văn phòng tạo ra 10.000 tờ giấy mỗi năm (theo Record Nation). Như vậy với văn phòng quy mô hơn 100 người thì không gian cần để chứa lượng giấy tờ phát sinh là vô cùng lớn, tiêu tốn một khoản tiền không nhỏ. Bởi vậy doanh nghiệp cần thiết lập kho lưu trữ tài liệu hiệu quả để vừa tối ưu chi phí vừa tiết kiệm không gian. Ngay trong bài viết dưới đây, đọc ngay hiểu hơn về giải pháp thiết thực nhất.
Tầm quan trọng của kho lưu trữ tài liệu với doanh nghiệp
Trong bất cứ doanh nghiệp nào, hồ sơ, tài liệu cùng hệ thống các văn bản liên quan luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp với đối tác, khách hàng. Ngoài ra, công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng giúp ban lãnh đạo nắm được tình hình vận hành chung của cơ quan.
Việc tạo ra sự liền mạch trong chuyển nhận hồ sơ, tài liệu sẽ nâng cao tính chính xác trong quyết định và ban lãnh đạo sẽ đưa ra quyết sách đúng đắn, giúp doanh nghiệp tạo thêm lợi nhuận.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường lưu trữ và quản lý văn bản theo hai hình thức: kho lưu trữ vật lý và kho lưu trữ điện tử để bảo vệ sự toàn vẹn của tài liệu doanh nghiệp. Các kho lưu trữ sẽ đem lại một số lợi ích cụ thể như sau:
- Tài liệu được lưu trữ khoa học
Trong kho lưu trữ tài liệu doanh nghiệp, hồ sơ sẽ được đảm bảo quản lý nghiêm ngặt trong kho vật lý hay trên hệ thống chuyên biệt. Nhờ vậy, chúng ta dễ dàng sắp xếp bởi sự hậu thuẫn từ công nghệ kỹ thuật cao hoặc đội ngũ nhân sự riêng nhằm đảm bảo vận hành của các kho lưu trữ tài liệu được thông suốt.
- Tài liệu được lưu trữ bảo mật
Khi lưu trữ tại kho vật lý hệ thống camera giám sát hoạt động 24/7 có thể bảo vệ tài liệu nghiêm ngặt thể hiện rõ danh tính của người ra kẻ vào. Ngoài ra các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng cũng sẽ giúp tạo ra hàng rào bảo mật tránh xảy ra hiện tượng rò rỉ dữ liệu.
- Chất lượng tài liệu được đảm bảo
Với các kho lưu trữ vật lý, hồ sơ và tài liệu buộc phải được lưu trữ trong điều kiện đạt chuẩn với đầy đủ trang thiết bị theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ. Phòng cần có đủ các giá, kệ, tủ, trang thiết bị báo cháy với phòng chống ẩm tài liệu, phòng chống nấm mốc tài liệu, phòng diệt côn trùng,…
Còn trên các phần mềm lưu trữ tài liệu các các tài liệu sẽ được đồng bộ lên kho lưu trữ số tập trung, phân loại khoa học trong các thư mục dưới sự hậu thuẫn từ hàng loạt công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (Machine Learning),…
| Xem thêm: Khám phá phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp Việt |
So sánh các hình thức kho lưu trữ tài liệu: kho vật lý và kho điện tử
Để có cái nhìn tổng quan, ngay trong bài viết dưới đây chúng ta cùng nhau so sánh chi tiết về các ưu điểm, nhược điểm của từng hình thức kho lưu trữ tài liệu. Đây sẽ là cơ sở để các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn hình thức quản lý phù hợp.
Kho lưu trữ tài liệu vật lý
- Ưu điểm:
Chỉnh sửa các tệp mà không cần phải kết nối Internet
Khi muốn chỉnh sửa thông tin, cập nhật các tệp, chúng ta tìm kiếm ngay trên kệ, giá tủ theo mã số và phân loại tài liệu. Mọi tài liệu có thể khai thác trực tiếp mà không phụ thuộc vào kết nối Internet hay máy chủ bên thứ ba.
Loại bỏ một vài khoản phí định kỳ
Khi sử dụng kho lưu trữ tài liệu vật lý, hồ sơ việc đóng các khoản phí cho các phần mềm hay phí dịch vụ lưu trữ sẽ được loại bỏ. Nếu doanh nghiệp lưu trữ giấy tờ ngay tại doanh nghiệp, không phải thuê kho bên ngoài, thì một số khoản phí sẽ được cắt giảm.
- Nhược điểm
Thiếu không gian lưu trữ
Sau mỗi dự án, công trình,… được hoàn thiện, lượng tài liệu giấy tờ, tài liệu phát sinh là vô cùng lớn, chiếm dụng không gian văn phòng, vừa mất mỹ quan vừa lãng phí không gian vốn có. Việc tìm kiếm, truy xuất hay chỉnh sửa tài liệu cũng gặp nhiều khó khăn.
Bảo mật kém
Dữ liệu vốn được mệnh danh là mỏ vàng thế kỷ 21. Bởi vậy để lọt dữ liệu ra bên ngoài không khác gì rơii vàng khỏi túi. Việc xây dựng kho lưu trữ tài liệu vật lý đem tới vô vàn rủi ro về bảo vệ tài liệu.Tài liệu này dễ bị mất nếu qua tay nhiều nhân sự, dễ bị thất lạc.
Không tuân thủ quy định pháp luật
Hiện nước ta có vô số quy định cụ thể liên quan tới lưu trữ hồ sơ hay tạo lập kho lưu trữ. Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải chủ động dành nhiều thời cập nhật, nghiên cứu và tạo lập quy trình quản lý, đáp ứng đúng và đủ điều kiện đã đề ra theo đúng các điều luật, thông tư do Bộ ban ngành đề ra.
Khi xây dựng quy trình quản lý tài liệu doanh nghiệp thường dễ làm sai quy định.
Tài liệu dễ hư hỏng
Nếu vị trí lưu trữ không được lưu trữ đầy đủ trang thiết bị cần thiết, nhiệt độ và độ ẩm không được kiểm soát chặt chẽ thì tình trạng hư hỏng sẽ diễn ra. Chưa kể, những tác nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn sẽ làm toàn bộ dữ liệu quan trọng. Theo thống kê, có tới 70% doanh nghiệp phá sản trong 3 tuần sau khi đánh mất lượng lớn hồ sơ, tài liệu quan trọng.
Phát sinh nhiều chi phí
Một trong những nhược điểm lớn nhất của hệ thống kho lưu trữ tài liệu giấy đó chính là chúng làm phát sinh chi phí liên quan: tiền vận hành máy in, máy photocopy, tiền giấy A4,… Số tiền tích lũy và lớn dần theo thời gian trở thành một khoản chi phí khổng lồ trong vận hành.
Khó khăn trong chỉnh sửa
Khi cần chỉnh sửa tài liệu, nhân viên phải tìm kiếm vị trí tài liệu trong kho, tiêu tốn nhiều thời gian vô nghĩa. Sau đó để bổ sung, chỉnh lý thông tin ta phải in thêm hồ sơ, tài liệu và loại bỏ những hồ sơ không còn giá trị. Quá trình này phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian làm việc của nhân viên, làm giảm hiệu suất doanh nghiệp.
Khó khăn trong việc chia sẻ, cộng tác
Khi cần khai thác, chỉnh sửa tài liệu trong kho lưu trữ tài liệu giấy thì trưởng bộ phận phải in ra nhiều bản sao, mỗi người một bản sau đó chỉnh sửa và tổng hợp lại thành bản cuối. Quá trình này dễ dẫn tới sai sót trong nhập liệu và tiêu tốn nhiều thời gian của từng nhân sự.
| Xem thêm: Cách thống kê tài liệu lưu trữ, văn thư lưu trữ hiệu quả nhất |
Kho lưu trữ tài liệu điện tử
- Ưu điểm
Dễ dàng mở rộng không gian lưu trữ
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở rộng dung lượng kho lưu trữ tài liệu điện tử bằng cách mua thêm dung lượng lưu trữ, lưu trữ trên Cloud,… Bởi vậy nên đây là giải pháp lưu trữ phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn, lượng hồ sơ, tài liệu tăng đột biến sau mỗi đợt chạy dự án cao điểm.
Dễ dàng tuân thủ quy định liên quan tới lưu trữ tài liệu
Hiện doanh nghiệp đa ngành đều phải đồng loạt tuân thủ quy định liên quan tới việc lưu trữ, lưu giữ cũng như bảo mật tài liệu. Các kho lưu trữ tài liệu điện tử thường được tạo thành từ công nghệ, quy trình đã nghiên cứu dựa trên chính sách, thông tư, điều luật liên quan về lưu trữ. Nhờ vậy doanh nghiệp khi tạo lập kho lưu trữ điện tử có thể giảm bớt các rủi ro không đáng có liên quan tới vấn đề pháp lý.
Bảo mật dữ liệu tuyệt đối, dễ dàng sao lưu
Doanh nghiệp nào cũng sẽ cần lưu trữ những dữ liệu nhạy cảm liên quan tới báo cáo tài chính, dữ liệu khách hàng, thông tin cá nhân của nhân viên. Các kho lưu trữ tài liệu điện tử với công nghệ hiện đại hoàn toàn có thể thiết lập màn bảo vệ tối ưu, kiểm soát truy cập, mã hóa và theo dõi kiểm tra để bảo vệ thông tin bí mật khỏi bị truy cập trái phép.
Đồng thời, doanh nghiệp có thể dễ dàng sao lưu định kỳ nhằm bảo vệ tính toàn vẹn cho tài liệu khi có thảm họa bất ngờ xảy ra.
Tiết kiệm không gian và chi phí
Việc lưu trữ trong các kho lưu trữ hồ sơ vật lý rất tốn kém, cần nhiều không gian vật lý chưa kể tài liệu dễ bị hư hỏng hoặc mất mát. Còn khi lưu trữ trong kho lưu trữ tài liệu điện tử, doanh nghiệp bỏ hẳn nỗi lo thuê kho vật lý ở đây hay băn khoăn tìm giải pháp giải phóng văn phòng khỏi chồng tài liệu. Mức sử dụng giấy cũng như chi phí in ấn giảm xuống.
Kiểm soát phiên bản cũng như tính tài liệu phù hợp
Kho lưu trữ tài liệu điện tử sẽ giúp lưu trữ các phiên bản tài liệu tập trung tại cùng vị trí nên người dùng dễ dàng kiểm soát tránh nhầm lẫn nội dung giữa các phiên bản.
- Nhược điểm
- Cần phải luôn đảm bảo kết nối mạng Internet để sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Cần đóng phí hàng tháng hoặc đầu tư khoản tiền tương đối để mua phần mềm hệ thống trang bị trước khi xây dựng kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử
- Cần lên kế hoạch đầu tư để đào tạo kỹ lưỡng, chi tiết tới từng nhân sự. Điều này giúp yếu tố con người và công nghệ phối hợp ăn ý, có như vậy các kho lưu trữ tài liệu điện tử mới có thể phát huy hết ưu điểm vốn có.
| Xem thêm: Cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp cho doanh nghiệp |
Tối ưu chi phí và không gian với kho lưu trữ tài liệu điện tử DocEye
Như vậy, qua thông tin trên ta nhận thấy rằng việc xây dựng kho lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử đem lại nhiều lợi ích thiết thực và là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp hiện đại trong kỷ nguyên số.
Hiểu được nhu cầu ấy của nhiều doanh nghiệp Việt, FSI – doanh nghiệp có hơn 16 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số đã nghiên cứu ra hệ thống quản lý tài liệu và số hoá quy trình thông minh DocEye. Đây là giải pháp thông tin giúp doanh nghiệp tìm ra lời giải của bài toán lưu trữ tài liệu.
Tạo lập kho lưu trữ số tiết kiệm không gian doanh nghiệp
Hệ thống DocEye sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung nhanh chóng dễ dàng. Chỉ cần vài thao tác đơn giản, tài liệu được đồng bộ trực tiếp nhanh chóng từ máy tính lên hệ thống. Việc phân loại tài liệu chủ động linh hoạt dựa trên nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp từng ngành, từng lĩnh vực khác nhau.
Nhờ kho lưu trữ tài liệu số, DocEye sẽ đánh bay nỗi lo liên quan thất thoát, hư hỏng tài liệu của hàng nghìn doanh nghiệp Việt. Nhân viên và ban lãnh đạo vừa có thể dễ dàng tra cứu tài liệu quan trọng mọi lúc, mọi nơi vừa có thể nắm được tổng quan hoạt động nội bộ trong từng phòng ban.
Nhờ vậy thay vì lưu trữ hàng nghìn trang tài liệu giấy ngay tại văn phòng, doanh nghiệp tiết kiệm không gian, tối ưu tác vụ quản lý tài liệu cùng hệ thống DocEye.
Tiết kiệm chi phí hiệu quả
Hệ thống DocEye linh hoạt trong phương thức triển khai. Doanh nghiệp có thể chọn hình thức on-premise để tận dụng hiệu quả hạ tầng CNTT hiện có của doanh nghiệp hoặc lưu trữ trên Cloud nếu doanh nghiệp có nhu cầu.
Chi phí sử dụng sẽ tùy thuộc vào số lượng tài khoản truy cập, sử dụng hệ thống vì vậy chúng phù hợp với mọi doanh nghiệp ngay cả với doanh nghiệp sở hữu quy mô vừa và nhỏ.
Bảo vệ tài liệu tối ưu
DocEye đã thiết lập mật khẩu đa lớp vừa thiết lập mật khẩu cho tài khoản trên hệ thống vừa đặt mật khẩu cho từng thư mục và cho từng tài liệu tạo nên hàng rào bảo mật an toàn cho các dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp.
Ngoài ra, hệ thống DocEye cũng hỗ trợ phân quyền xem, chỉnh sửa, di chuyển, xóa hay tải tài liệu chi tiết cho từng người dùng. Theo đó, các phòng ban, nhóm người dùng trong dự án có thể dễ dàng hợp tác với nhau một cách hiệu quả mà thông tin vẫn được bảo mật nghiêm ngặt hạn chế tình trạng xóa nhầm hay rò rỉ dữ liệu.
Như vậy, với những kiến thức trên bài toán về kho lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp sẽ được giải quyết triệt để. Chỉ với một phần mềm doanh nghiệp vừa tìm giải pháp lưu trữ tài liệu an toàn, hiện đại mà tối ưu chi phí hiệu quả. Trong kỷ nguyên số, hiểu công nghệ và ứng dụng công nghệ hiệu quả sẽ là kim chỉ nang để chinh phục những thành công mới. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ và số hóa thông tin DocEye sẽ giúp quản lý tài liệu không còn là tác vụ khó khăn. Đăng ký ngay để được tư vấn miễn phí!
