Trong kỷ nguyên số tài liệu giấy và cách lưu trữ hồ sơ công ty truyền thống dần trở nên thất thế và tài liệu điện tử và phương thức lưu trữ hiện đại lên ngôi. Tuy nhiên, từ đó đặt ra vấn đề cấp thiết là làm thế nào để chọn ra hệ thống lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử phù hợp, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo hiệu quả? Khám phá ngay 4 tiêu chí giúp doanh nghiệp đánh bay nỗi lo hệ thống lưu trữ trong bài viết dưới đây.
Hệ thống lưu trữ hồ sơ là gì?
Hệ thống lưu trữ tài liệu là một giải pháp phần mềm giúp quản lý trọn vẹn vòng đời của hồ sơ từ việc nhập, lưu trữ đến khâu xử lý. Chúng cung cấp khả năng lưu trữ và truy cập an toàn phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm tài liệu cho các tổ chức, doanh nghiệp.
Trong kỷ nguyên số, hệ thống lưu trữ hồ sơ đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm cải thiện năng suất trong việc tạo lập thông báo và công văn nội bộ, lưu trữ hợp đồng,.. sắp xếp, lưu trữ và ban hành chúng dưới dạng kỹ thuật số (các bản mềm). Có thể nói hệ thống lưu trữ hồ sơ là bí kíp giúp việc quản lý các hồ sơ, tài liệu trong đơn vị trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Những cách lưu trữ hồ sơ công ty phổ biến hiện nay
Có nhiều phương pháp lưu trữ hồ sơ hiệu quả có thể áp dụng tùy theo quy mô và yêu cầu của tổ chức. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:
- Lưu trữ giấy tờ truyền thống:
Là phương pháp lưu trữ hồ sơ và giấy tờ trong tủ tài liệu, kệ hoặc hộp lưu trữ. Điều này tiện lợi và thường được áp dụng đối với các văn phòng nhỏ. - Lưu trữ điện tử:
Sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử hoặc máy chủ để lưu trữ hồ sơ dưới dạng tài liệu số. Điều này giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng quản lý, phân quyền và chia sẻ thông tin. - Hệ thống quản lý tài liệu (DMS):
Sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu (DMS) để tổ chức và quản lý hồ sơ. DMS giúp tìm kiếm nhanh chóng, quản lý quyền truy cập và xác định lịch sử chỉnh sửa. - Lưu trữ trên đám mây:
Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây để lưu trữ hồ sơ. Điều này giúp truy cập từ mọi nơi và đảm bảo an toàn dữ liệu. - Tổ chức theo hệ thống phân loại:
Xây dựng cấu trúc folder và phân loại hồ sơ theo danh mục, chủ đề hoặc dự án. Điều này giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý. - Quản lý thời gian lưu trữ:
Xác định thời gian lưu trữ hồ sơ cho phù hợp, loại bỏ các hồ sơ không cần thiết theo quy định.
5 tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn hệ thống lưu trữ hồ sơ
Bảo mật an toàn
Trên thế giới, nhiều vụ việc xâm nhập dữ liệu nghiêm trọng đã xảy ra do nguyên nhân chính là hệ thống lưu trữ tài liệu không được bảo mật an toàn. Những dữ liệu nhạy cảm ảnh hưởng mật thiết đến vận hành, lợi ích doanh nghiệp rất có giá trị với bọn tội phạm và chúng sẽ khai thác bất cứ lỗ hổng nào để đánh cắp dữ liệu.
Một phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu an toàn cần phải có bức tường bảo mật cao, sở hữu bảo mật hai lớp, dễ dàng phân quyền cho người dùng cũng như tạo lập nhật ký truy cập để quản lý dễ dàng hơn.
Truy cập linh hoạt, dễ dàng
Việc bảo mật an toàn chỉ là một tiêu chuẩn quan trọng của hệ thống lưu trữ tài liệu toàn diện. Một hệ thống lưu trữ hồ sơ tốt phải giúp mọi nhân viên truy cập hồ sơ nhanh chóng để đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh, kiểm toán và làm báo cáo. Hệ thống lưu trữ tài liệu buộc phải đủ mạnh để giúp một lượng lớn nhân viên cùng truy cập, tìm kiếm và khai thác dữ liệu. Có như vậy, hiệu suất làm việc mới có thể đột phá, tạo ra tăng trưởng bền vững.
Ngoài ra, giao diện cần thân thiện, dễ dùng để nhanh chóng ứng dụng vào thực tiễn hoạt động của toàn bộ phòng ban, không tốn nhiều thời gian học hỏi làm quen, tránh làm ngưng trệ hoạt động doanh nghiệp.
Tuân thủ quy định lưu trữ của Nhà nước
Các hồ sơ, tài liệu tử khi được lưu trữ cần phải tuân thủ các thông tư quy định của Bộ Nội vụ cũng như Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, Luật Lưu trữ. Hệ thống lưu trữ điện tử cần phải tuân thủ các quyết định trên xuyên suốt vòng đời của tài liệu để phục vụ cho công tác quan trọng khác liên quan của doanh nghiệp. Bởi vậy đây là một trong những yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn một phần mềm quản lý tài liệu.
Tích hợp linh hoạt
Hệ thống lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo tính linh hoạt. Doanh nghiệp sẽ không ngừng phát triển theo thời gian. Chính vì vậy nên phần mềm lưu trữ hồ sơ, tài liệu tốt có khả năng tích hợp linh hoạt với hệ thống vận hành khác của doanh nghiệp. Cùng với đó phải đảm bảo lưu trữ được hiệu quả lượng dữ liệu ngày càng tăng của doanh nghiệp.
Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ
Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin hiệu quả và đảm bảo tính toàn vẹn.
Đầu tiên, bạn cần xác định một hệ thống phân loại và đánh nhãn rõ ràng để hồ sơ dễ tìm kiếm. Đồng thời, thiết lập thời gian lưu trữ hợp lý để loại bỏ những hồ sơ không cần thiết. Bảo đảm tính bảo mật và quyền riêng tư bằng cách xác định người truy cập và quản lý quyền truy cập vào hồ sơ. Áp dụng kỹ thuật lưu trữ điện tử để tiết kiệm không gian và dễ dàng truy cập thông tin.
Các hình thức lưu trữ hồ sơ phổ biến
Cách lưu trữ hồ sơ công ty
Hãy bắt đầu bằng việc xác định một hệ thống phân loại hồ sơ rõ ràng với nguyên tắc lưu trữ hồ sơ đã hướng dẫn ở trên, dựa trên loại tài liệu, độ ưu tiên, hoặc thời gian. Sử dụng tủ tài liệu, kệ sách, hoặc phần mềm quản lý để tổ chức và lưu trữ hồ sơ một cách gọn gàng. Hãy đảm bảo rằng mỗi hồ sơ được đánh dấu rõ ràng để dễ dàng xác định.
Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự
Xác định loại hồ sơ cần lưu trữ, bao gồm thông tin cá nhân, quá trình công tác, kỹ năng và chứng chỉ. Tiếp theo, tạo một hệ thống lưu trữ có cấu trúc và dễ tìm kiếm, có thể theo thứ tự họ tên, chức vụ, bộ phận và theo quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Cách lưu trữ hồ sơ công ty theo iso
Cần xác định và xây dựng quy trình cụ thể cho việc lưu trữ hồ sơ, đảm bảo rằng quy trình này phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Tiếp theo, tạo bản mô tả quy trình lưu trữ, bao gồm các bước, trách nhiệm, và tài liệu cần thiết.
Áp dụng nguyên tắc tổ chức rõ ràng và sắp xếp hồ sơ một cách hợp lý để dễ dàng truy cập và tìm kiếm. Cuối cùng, kiểm tra và cập nhật quy trình định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ tiêu chuẩn.
DocEye – đáp ứng được các tiêu chí của một hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Tính bảo mật cao
DocEye là phần mềm sở hữu bảo mật an toàn tuyệt đối. Với các thông tin quan trọng, doanh nghiệp có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu, chứng từ cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban. Ngoài ra việc đặt mật khẩu 2 lớp giúp bảo vệ tối ưu tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Việc người dùng, xóa, sửa, di chuyển đều được ghi lại trong lịch sử với mục đích bảo mật.
Hệ thống lưu trữ tài liệu DocEye hoạt động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 nên các doanh nghiệp yên tâm về mức độ an toàn thông tin mà phần mềm đem lại.
Nhân viên truy cập linh hoạt, giao diện dễ dùng
DocEye phù hợp với đa dạng các doanh nghiệp từ doanh nghiệp nhỏ cho tới các doanh nghiệp vừa và lớn. Hệ thống hoàn toàn hỗ trợ lượng lớn nhân sự cùng lúc truy cập tìm kiếm, khai thác tài liệu, mở rộng không giới hạn về số lượng người dùng. Ngoài ra với những tài liệu quan trọng giới hạn người truy cập, phần mềm cũng tạo điều kiện linh hoạt giúp người dùng có thể tiến hành mượn trả tài liệu ngay trên hệ thống một cách nhanh gọn.
Ngoài ra, giao diện DocEye hoàn toàn bằng tiếng Việt, rất dễ sử dụng. Các quy trình kéo thả tiện lợi, dễ dàng phổ biến rộng rãi tới nhân sự từng phòng ban mà không cản trở tiến trình vận hành hiện tại. Nhân sự mới tiếp xúc cũng dễ dàng thao tác, không gặp nhiều trở ngại.
Tuân thủ quy định về lưu trữ
DocEye đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 có giá trị phạm vi trên toàn cầu và luôn tuân thủ nghiêm ngặt quy định về lưu trữ tài liệu điện tử trong Nhà nước. Bởi vậy nên các doanh nghiệp có thể yên tâm chọn mặt gửi vàng Hệ thống lưu trữ hồ sơ DocEye.
Tích hợp linh hoạt với cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp
Hệ thống quản lý tài liệu & số hóa quy trình thông minh DocEye có thể triển khai theo phương thức on-premise trong nội bộ doanh nghiệp, dựa trên hạ tầng công nghệ thông tin sẵn có. Vì vậy, các tập đoàn và công ty lớn thường lựa chọn phương thức này do được toàn quyền kiểm soát hệ thống dữ liệu của đơn vị mình.
DocEye hoàn toàn có thể nâng cấp và tùy chỉnh theo thực tế tích hợp được với các hệ thống phần mềm đang vận hành, không làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.
Như vậy, việc sử dụng hệ thống lưu trữ hồ sơ thông minh sẽ giúp quản lý hồ sơ, chứng từ tài liệu hiệu quả. Chính bởi vậy doanh nghiệp cần nhanh chóng dựa trên tiêu chí đã nêu để lựa chọn triển khai DocEye. Quyết định đúng đắn sẽ dẫn lối doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu, bứt tốc trên hành trình chuyển đổi số toàn diện.
| Xem thêm: Dịch vụ quản lý tài liệu doanh nghiệp tiết kiệm và hiệu quả nhất |
