Theo Cisco, phỏng vấn 10 nhân viên thì có 4 người khẳng định rằng họ rơi vào trạng thái mệt mỏi và kiệt quệ khi không thể tìm thấy thông tin, tài liệu cần thiết. Con số này cho thấy rõ vai trò quan trọng của một quy trình quản lý tài liệu trong doanh nghiệp. Nếu bạn không muốn nhân sự nghỉ việc mà ”không rõ lý do”; nhân sự mệt mỏi dẫn tới hiệu suất kém thì đọc ngay bài viết dưới đây để tìm giải pháp.
Phân loại quản lý tài liệu tại doanh nghiệp
Trong thời đại bùng nổ thông tin dữ liệu trở thành mỏ vàng mới thế kỷ 21 thì việc quản lý thông tin dữ liệu trong văn bản hồ sơ trở thành tác vụ quan trọng. Để xây dựng thành công một quy trình quản lý tài liệu trong doanh nghiệp trước hết chúng ta cần phân loại rõ ràng các phương pháp phân loại quản lý tài liệu như sau:
Lưu trữ Offline:
Lưu trữ giấy trong tủ hồ sơ
Đa số doanh nghiệp hiện nay vẫn lựa chọn phương thức này vì tính tiện lợi và là phương thức lưu trữ lâu đời của nhiều thế hệ doanh nghiệp.
Thông thường tài liệu giấy sẽ được phân loại, sắp xếp vào các tủ hồ sơ có nhiều ngăn phù hợp với kích thước đa dạng của tài liệu. Ngoài ra, tủ hồ sơ hai ngăn, thấp được ứng dụng với phòng lưu trữ có diện tích nhỏ. Các thùng hồ sơ có nắp đậy sẽ phù hợp với các loại hồ sơ lâu năm cố định, tí phải tìm kiếm, trích xuất thông tin.
Lưu trữ giấy offline là cách làm truyền thống phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp Việt
Lưu trữ Online
Lưu trữ trong ổ đĩa và thư mục trên máy tính
Theo khảo sát của Process Flows 55% doanh nghiệp vẫn lưu trữ tài liệu qua các ổ cứng và thư mục trên máy tính. Cách lưu trữ tài liệu này có những bất lợi trong cộng tác, chỉnh sửa tài liệu, tính bảo mật kém nên sẽ dễ rò rỉ tài liệu nhạy cảm, chưa tối ưu trong thời đại công nghệ số
Lưu trữ tệp tài liệu trên các đám mây
Đây là cách thức lưu trữ được nhiều doanh nghiệp số tin tưởng lựa chọn với các giải pháp lưu trữ đám mây quen thuộc như SharePoint, Onedrive, Google Drive. Những ứng dụng này giúp quản lý tài liệu khoa học, tương thích với đa dạng hệ điều hành như iOS, Window và Android.
Tuy nhiên hàng rào bảo mật của phương thức này yếu và nếu không có chiến lược lưu trữ, đồng bộ từ đầu về cách đặt tên tạo thư mục thì sẽ dễ bị bùng nổ dữ liệu, rối loại dữ liệu ảnh hưởng tiêu cực tới quy trình quản lý tài liệu chung của toàn công ty.
Phương thức lưu trữ trên Cloud tương thích với đa dạng các hệ điều hành khác nhau
Lưu trữ nhờ hệ thống quản lý tài liệu
Giải pháp này sở hữu nhiều thế mạnh nổi bật và giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý tài liệu và hiện là giải pháp thông minh phục vụ quá trình lưu trữ và khai phá dữ liệu sau này của doanh nghiệp.
Hệ thống sẽ giúp quản lý tài liệu sẽ giúp quản lý trọn vẹn vòng đời của một tài liệu từ truy cập, tìm kiếm, chia sẻ, cộng tác, xây dựng quy trình lưu trữ. Nhờ vậy, doanh nghiệp tối ưu quá trình quản lý tài liệu hiệu quả.
| Xem thêm: Khám phá phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu tối ưu cho doanh nghiệp Việt |
Lưu trữ trong hệ thống quản lý doanh nghiệp cốt lõi
Nhiều doanh nghiệp lớn hơn sẽ điều hành doanh nghiệp dựa trên một số hệ thống kinh doanh cốt lõi như hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc quản lý chuỗi cung ứng (SCM).
Các hệ thống này xử lý tốt các quy trình có cấu trúc và giao dịch – nhưng khả năng xử lý và quản lý tài liệu của chúng thường rất hạn chế. Hơn nữa, việc tùy chỉnh tính năng quản lý tài liệu thường tiêu tốn nhiều thời gian triển khai và tiền bạc và không phải lựa chọn tối ưu.
Bên cạnh sử dụng tài liệu giấy hay lưu trữ trên máy tính nhân viên còn có thẻ lưu trữ trên các hệ thống quản lý doanh nghiệp cốt lõi
Quy trình quản lý tài liệu doanh nghiệp cập nhật mới nhất
Quy trình quản lý tài liệu giấy
Tùy thuộc vào mục tiêu và quy mô và các dạng tài liệu mà doanh nghiệp tiến hành xây dựng quy trình quản lý tài liệu khác nhau.
Quy trình quản lý tài liệu giấy thường gồm 1 số bước cơ bản sau:
Bước 1: Phân biệt chi tiết phương thức lưu trữ phù hợp với từng loại tài liệu
Về vị vị trí nên sắp xếp các tài liệu ít sử dụng ở vị trí bên trong, bên ngoài là tập hợp tài liệu cần sử dụng nhiều. Những hồ sơ tài liệu thường dùng nên lưu trữ ở trên các tủ tài liệu hoặc các ngăn kéo thấp để dễ dàng tìm kiếm. Đồng thời, nhân viên phụ trách cần quy ước rõ màu sắc giấy ghi chú để phân biệt tài liệu dễ dàng hơn.
Việc chọn lựa bìa đựng phù hợp cũng cần được chú ý để tối ưu quy trình quản lý tài liệu doanh nghiệp. Các bìa còng thì phù hợp với hồ sơ lâu năm, ít cần đối soát, còn các bì thư A4 thì dùng với những tài liệu có độ bảo mật và chính xác cao. Khi dùng kẹp giấy thì đảm bảo tính tiện lợi.
Bước 2: Phân loại tài liệu
Quy trình quản lý tài liệu sẽ trở nên hiệu quả nếu ta tiến hành phân loại khoa học và phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Một số tiêu chí cụ thể dùng để phân loại như mức độ bảo mật, dự án, chủ đề và thời gian tài liệu phát sinh.
- Mức độ bảo mật: Tài liệu doanh nghiệp phân ra thành các loại nhỏ như:
- Tài liệu bị hạn chế: Đây là loại tài liệu có độ nhạy cảm cao có thể liên quan tới thông tin nhận dạng cá nhân, bí mật thương mại, thông tin sức khỏe và dữ liệu người dùng.
- Tài liệu bảo mật: Dữ liệu này được sử dụng ở một số phòng ban trong tổ chức nhưng không được tiết lộ ra bên ngoài. Chúng bao gồm giá cả, hợp đồng và kế hoạch tiếp thị sản phẩm,… Tài liệu này rò rỉ có thể ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động và thương hiệu của công ty.
- Tài liệu nội bộ: loại thông tin này có thể dùng rộng rãi trong nội bộ nhưng cần được bảo vệ. Khi bị rò rỉ sẽ gây ra một vài tác động cụ thể tới tổ chức
- Tài liệu công khai: chia sẻ rộng rãi với cộng đồng, khách hàng, đối tác. Loại tài liệu này không cần bất kỳ biện pháp kiểm soát bảo mật nào khi sử dụng và lưu trữ.
- Dự án: các tài liệu thuộc cùng dự án sẽ được xếp và lưu trữ cùng một vị trí
- Chủ đề: Tài liệu được chia thành từng chủ đề phù hợp và phân loại sao cho tạo ra một quy trình quản lý tài liệu lý tưởng
Tài liệu có thể phân chia dựa trên mức độ bảo mật, chủ đề và riêng từng dự án
Bước 3: Sắp xếp tài liệu khoa học
Để quy trình quản lý tài liệu trở nên khoa học, doanh nghiệp cần ứng dụng một số phương pháp sắp xếp sau:
- Sắp xếp theo thời gian của tài liệu: Nhân viên phụ trách có thể xếp dựa trên tuần, tháng hay quý để có thể chia nhỏ các tài liệu vào ngăn kéo, giá kệ sao cho hợp lý
- Xếp theo thứ tự bảng chữ cái: Dựa vào tên từng hồ sơ mà ta xếp theo thứ tự A, B, C,… để xếp tài liệu vào vị trí liền mạch, chính xác và khoa học.
- Xếp theo loại hồ sơ: Dựa trên tính chất của hồ sơ có thể phân loại thành tài liệu tổng hợp chung; tài liệu về báo cáo, kế hoạch hoạt động; tài liệu về kế toán, kiểm toán tài chính; tài liệu về pháp chế; tài liệu về hồ sơ thi đua, khen thưởng,…
Bước 4: Lập danh mục quản lý tài liệu
Trong khi thiết lập quy trình quản lý tài liệu, danh mục sẽ như tấm bản đồ hỗ trợ quá trình tìm kiếm, sắp xếp, truy xuất về sau.
Để lập danh mục phòng hành chính có thể đưa ra dự thảo và lấy ý kiến của cá nhân, đơn vị liên quan hoàn thiện rồi ban hành.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
Bộ phận hành chính sẽ xếp hồ sơ lên tủ kệ, ngăn kéo và cho vào bìa hồ sơ phù hợp. Danh mục và danh sách hồ sơ chi tiết có thể được tạo trên Excel để lưu trữ tài liệu hiệu quả.
Bộ phận hành chính sẽ xếp hồ sơ lên tủ và kệ một cách khoa học theo danh mục có sẵn
Bước 6: Theo dõi và cập nhật tài liệu
Tài liệu phải liên tục cập nhật theo các số liệu phát sinh. Đồng thời phòng hành chính cần điều chỉnh phù hợp để bổ sung chứng từ, giấy tờ với thông tin được cập nhật đảm bảo tính chính xác của tài liệu.
| Xem thêm: Cách bảo quản tài liệu lưu trữ tối ưu nhất trong thời đại công nghệ |
Quy trình quản lý tài liệu điện tử
Quy trình quản lý tài liệu điện tử trong doanh nghiệp bao gồm các bước:
Bước 1: Chuyển đổi định dạng tài liệu
Doanh nghiệp cần scan toàn bộ tài liệu lưu trữ để chuyển đổi từ định dạng giấy sang định dạng số và lưu trữ chúng tại một vị trí tập trung.
Bước 2: Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu theo từng hạng mục khoa học như hồ sơ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác; hồ sơ thanh tra giải quyết tranh chấp, khiếu nại; hồ sơ thi đua, khen thưởng, tài liệu nghiệp vụ chuyên môn.
Bước 3: Lưu trữ tài liệu
Trong quy trình lưu trữ tài liệu điện tử bước này đóng vai trò quan trọng. Nhân viên có thể phân chia thành từng thư mục. Mỗi thư mục tổng hợp 1 loại tài liệu để dễ dàng tìm kiếm, khai thác khi cần.
Nhân viên có thể lưu trữ tài liệu trên các thư mục trên máy tính hay Cloud để phục vụ nhu cầu tìm kiếm, trích xuất thông tin của doanh nghiệp
Bước 4: Phân quyền tài liệu
Sau khi đã tải tài liệu lên hệ thống, chúng ta cần chú ý bảo mật có thể mã hóa hay kiểm soát chặt chẽ lượng người dùng truy cập, theo dõi tài liệu. Nếu sử dụng các phần mềm chuyên dụng cần chú ý phân quyền chi tiết xem, sửa, xóa, tải xuống những dữ liệu nhạy cảm liên quan tới báo cáo tài chính, hồ sơ pháp lý của công ty.
Bước 5: Thiết lập quy trình làm việc với tài liệu:
Cần chú ý thiết lập quy trình làm việc với tài liệu như quy trình mượn trả, quy trình phê duyệt, đánh giá, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
| Xem thêm: Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản đi đến hữu hiệu nhất |
Giải pháp giúp doanh nghiệp triển khai quy trình quản lý tài liệu hiệu quả, tiết kiệm
Trước thực tế nhiều doanh nghiệp khi gặp vô vàn thách thức khi tạo lập quy trình quản lý tài liệu hệ thống quản lý tài liệu và số hóa quy trình thông minh DocEye ra đời giúp giải quyết tận gốc những khó khăn ấy.
Được nghiên cứu và phát triển bởi FSI, nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam, với hơn 15 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực chuyển đổi số, DocEye là một trong những sản phẩm công nghệ tiêu biểu Make in Vietnam, đạt giải thưởng Sao Khuê danh giá trong 3 năm liên tiếp 2016, 2017 và 2018.
DocEye đem tới nhiều lợi ích giúp tối ưu quy trình quản lý tài liệu của nhiều doanh nghiệp Việt
DocEye sẽ giúp doanh nghiệp tạo lập quy trình quản lý tài liệu khoa học, hiện đại, tối ưu hiệu suất nhân sự trong lưu trữ tài liệu:
Thiết lập kho lưu trữ số hiện đại
DocEye giúp thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung để thu nhận và lưu trữ đa dạng các loại tài liệu, chứng từ. Hệ thống hỗ trợ đồng bộ trực tiếp hàng loạt tài liệu và cấu trúc từ thư mục hiện tại của máy tính hay máy trạm lên hệ thống, tiết kiệm tối đa thời gian, loại bỏ tác vụ thủ công.
Việc phân loại tài liệu được thực hiện dễ dàng. DocEye hỗ trợ thiết lập các loại tài liệu tùy thuộc quy trình quản lý tài liệu của doanh nghiệp. Việc lập danh mục được hệ thống tự động thống kê, tạo bảng, phân mục dựa trên dữ liệu đầu vào người dùng cung cấp.
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ phân loại tài liệu và thiết lập kho quản lý tài liệu cho từng nhân viên, hỗ trợ tối đa cho công việc đặc thù của từng phòng ban nhằm tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ.
Dễ dàng mượn trả tài liệu nhạy cảm
Để hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong quá trình thiết lập quy trình quản lý tài liệu DocEye còn hỗ trợ mượn trả ngay trên hệ thống. Khi nhân sự có nhu cầu mượn tài liệu quan trọng, cấp quản lý sẽ xem xét phê duyệt. Hết thời hạn, tài liệu tự động trả về hệ thống giúpviệc mượn trả tài liệu diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Phân quyền chi tiết – tạo hàng rào bảo mật cho tài liệu
DocEye sở hữu tính năng chia sẻ tài liệu linh hoạt mà vẫn bảo mật tuyệt đối. Với các thông tin quan trọng, nhà quản lý có thể tiến hành phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu cho từng cá nhân hoặc từng phòng ban cụ thể.
DocEye hỗ trợ đặt mật khẩu 2 lớp bảo vệ tối ưu tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. Phần mềm hoạt động theo tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 nên doanh nghiệp yên tâm chọn mặt gửi vàng.
Như vậy, trên đây là thông tin hữu ích sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý tài liệu hiệu quả, tiết kiệm nhanh chóng. Khi mà công nghệ lên ngôi và thời đại số phát triển với hàng loạt công nghệ mới, ứng dụng hiệu quả chúng trong vận hành sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, vững vàng vượt suy thoái vươn lên.
